Mit gastronovi ohne einen Cent Nachzahlung durch die Betriebsprüfung
Software entlastet Carsten Meding vom Gasthaus Meding bei der Buchhaltung – „Ich spare dank gastronovi im Monat zwei Tage Arbeit ein“
Steht der Prüfer vom Finanzamt vor der Tür, wird in der Gastronomie häufig gezittert. Die Angst vor einer Nachzahlung oder gar einer Hinzuschätzung ist ein bekanntes Schreckensszenario, das viele Unternehmer kennen. Nicht so bei Carsten Meding. Der Inhaber des Gasthaus Meding, der 2012 in den Heideort Dorfmark zurückkehrte und den elterlichen Betrieb übernahm, ging ohne Sorge in die kürzlich anstehende Betriebsprüfung.
Auch, weil er mit der All-In-One-Software von gastronovi arbeitet. Seine gut dokumentierte und transparente Arbeitsweisewurde am Ende belohnt: Alle Vorgänge korrekt abgewickelt, alles nachvollziehbar, nicht einen Cent Steuernachzahlung, lautete das Urteil des Finanzamts.
Steckbrief Gasthaus Meding
gastronovi Kunde seit April 2014
Im Journal lassen sich alle Vorgänge nachvollziehen
„Der Prüfer hat sich dank gastronovi gut aufgehoben gefühlt”
Transparenz ist das Stichwort, eine saubere Dokumentation das A und O einer erfolgreichen Betriebsprüfung. In der Software von gastronovi werden alle Vorgänge und Umsätze automatisch über einen Zeitraum von zehn Jahren gespeichert und übersichtlich aufbereitet. Jede Reservierung, jede Bestellung, jede Rechnung, jede Stornierung, jeder Rabatt, jede Preisänderung, die Carsten Meding in den vergangenen Jahren durchgeführt hat, werden im Journal sowie den Aktionsprotokollen unveränderbar und somit manipulationssicher dokumentiert – und können so einfach von der Behörde nachvollzogen werden. Die Kassen- und Fiskalisierungsdaten stehen dabei in der Software so zur Verfügung, dass sie ohne großen Aufwand in das Prüfungsprogramm des Finanzamts importiert werden können.
© Gasthaus Meding
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Der Prüfer hat sich dank gastronovi gut aufgehoben gefühlt und die Software sehr gelobt. Wenn es eine Änderung in der Speisekarte gegeben hat oder Ähnliches, kann das im System sofort nachvollzogen werden. Das ist dann auch für die Behörde ein einfaches Arbeiten.
Software übernimmt Kassenbuch und Abschlüsse nahezu automatisch
„Das Kassenbuch läuft bei uns einfach so mit”
Natürlich profitiert auch Carsten Meding selbst von der sorgfältigen und lückenlosen Aufzeichnung aller Vorgänge in seinem Restaurant, das er in vierter Generation gemeinsam mit seiner Ehefrau Kathrin betreibt. Täglich nimmt er sich neben dem herkömmlichen Gastronomie-Betrieb Zeit für die Buchhaltung. Denn der gelernte Koch und Betriebswirt weiß genau, dass es für die Führung eines Betriebes unerlässlich ist, Ausgaben, Umsatz und Gewinn genau zu kennen. Was ihn bei dieser Aufgabe unterstützt und viel Zeit spart, ist die Führung eines digitalen Kassenbuchs. Schließlich sind Münzen und Scheine im Gasthaus Meding nach wie vor ein beliebtes Zahlungsmittel, zudem gibt es immer wieder Ausgaben, die in bar abgewickelt werden. Mit gastronovi hält der Gastronom alle Bargeldbewegungen mit ein paar Klicks digital fest und hat sie so sauber dokumentiert.
© Gasthaus Meding
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Der große Vorteil: Die Software versieht alle Buchungen automatisch mit einer Rechnungsnummer sowie einem Datum. Zudem lassen sich die Geldbeträge nach Steuersätzen getrennt abbilden und können automatisch auf angelegte Finanzbuchhaltungskonten verbucht werden. Und auch die häufig so unübersichtliche Ansammlung von Belegen kann Carsten Meding mithilfe von gastronovi vermeiden. Denn die Nachweise legt er als Bild oder Scan hinter die dazugehörige Buchung, sodass sich alle Bargeldbewegungen ohne Probleme belegen und nachvollziehen lassen – und zwar an einem Ort. Viel Zeit benötigt er dafür nicht: Dank der einmal angelegten Vorlagen in der Software ist der Eintrag ins Kassenbuch ein schneller Vorgang. Und auch bei den sonst so zeitraubenden Monats- und Jahresabschlüssen unterstützt die Software und übernimmt einen großen Anteil der Arbeit automatisch.
Ich spare dank gastronovi bestimmt zwei Tage pro Monat in der Buchhaltung ein. Für das Kassenbuch müsste ich eigentlich jeden Abend eine halbe bis dreiviertel Stunde einplanen – eine Arbeit, die jetzt dank gastronovi komplett entfällt. Das Kassenbuch läuft bei uns einfach so mit. Wir buchen die Belege täglich ein, sodass wir dank des Kassenbuchs alles auf einen Blick nachvollziehen können. Und auch der Monatsabschluss würde mich eigentlich drei bis vier Stunden in der Woche kosten. Jetzt benötige ich nur etwa zehn Stunden und habe damit die gesamte Buchhaltung für den ganzen Monat geschafft.
© Gasthaus Meding
Per Mausklick zur buchungsfertigen Auflistung der Umsätze
„Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dank gastronovi sehr erleichtert”
© Gasthaus Meding
Effizient arbeiten, Zeit einsparen und nachhaltig handeln: Das sind Carsten Meding, der zuvor als Vertriebler für Großküchen häufig unterwegs war, wichtige Anliegen, die er auch mithilfe von gastronovi erreicht. Der Betrieb, der aufgrund seines nachhaltigen Handelns und der Verwendung von möglichst regionalen und saisonalen Produkten sowie Fleisch aus artgerechter Tierhaltung mit dem GreenTable Siegel für nachhaltige Gastronomie ausgezeichnet wurde, spart dank seiner digitalen Arbeitsweise jede Menge Papier ein – auch bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser wurde von Carsten Meding mit einem eigenen Benutzerzugang für gastronovi bedacht, sodass er selbst auf die Daten des Gasthauses zugreifen und sich im Vorfeld über die Arbeitsweise seines Mandanten informieren kann.
Dank der DATEV-Schnittstelle kann sich der Steuerberater zudem selbst eine buchungsfertige Auflistung aller Umsätze und Ausgaben – und auch die Einträge des Kassenbuchs – herunterladen. Carsten Meding erspart das jede Menge Zeit. Fehler werden zudem vermieden, die beim manuellen Übertragen der Daten vorkommen können.
Eine saubere Dokumentation und jede Menge Transparenz: Auch in Zukunft wird sich Carsten Meding dank gastronovi bei der Betriebsprüfung zurücklehnen können. Weitere ausbleibende Nachzahlungen würden den Gastronomen jedenfalls nicht verwundern.
© Gasthaus Meding
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Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dank gastronovi sehr erleichtert. Es kann eine gelungene Kommunikation stattfinden, bei der es nahezu keine Rückfragen mehr gibt. Durch die Schnittstelle hat der Steuerberater die Daten gleich vorliegen und profitiert auch davon, dass man unterschiedliche Konten anlegen kann. Das ist sehr komfortabel für alle Beteiligten.
Steckbrief
Carsten Meding
Inhaber
