Bonpflicht in der Gastronomie: Regelungen, Praxis-Tipps & nachhaltige Lösungen
Regelungen & gesetzliche Vorgaben in Deutschland
Mit der Kassensicherungsverordnung ist am 1. Januar 2020 auch die Belegausgabepflicht in Deutschland in Kraft getreten. In zahlreichen Medienberichten und Social Media Posts war die sogenannte „Bonpflicht“ schon vorher Thema und wurde stark kritisiert – vor allem aufgrund des erhöhten Papierverbrauchs. Denn im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) von Anfang 2020 gilt:
Zu allen Geschäftsvorfällen muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden. Die einfache Frage, ob die Kundin oder der Kunde einen Beleg fordert, reicht nicht aus. Wichtig zur Erfüllung der Belegpflicht ist, dass der Beleg nach Abschluss des Vorgangs in Papierform oder digitaler Form erstellt und dem Kunden bereitgestellt wird. Ob der Kunde diesen Bon dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen. Für viele in der Gastronomie und Hotellerie wirft die gesetzliche Anforderung nach wie vor Fragen zur praktischen Umsetzung auf.
Warum gibt es die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht soll in erster Linie zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen dienen. Nachträgliche Stornierungen sollen dadurch eingedämmt werden.
Kann ich den Bon auch digital an den Gast versenden?
Ja, Du kannst den Beleg auch elektronisch an den Gast ausgeben – also beispielsweise per QR-Code-Scan mit seinem Smartphone oder per E-Mail. Diese Funktion bietet Dir zum Beispiel unsere smarte All-in-One-Lösung Gastronovi Office.
3 Tipps zur Belegausgabepflicht in der Gastronomie in Deutschland
Im Folgenden möchten wir Dir Tipps an die Hand geben, wie Du die Belegausgabepflicht in der Gastronomie praktisch umsetzen kannst – und wie Du gleichzeitig die Umwelt schonst und wertvolle Ressourcen einsparst.
Tipp #1:
Schule Deine Mitarbeitenden
Informiere Dein Personal über die Richtlinien und weise dabei insbesondere auf die Belegausgabepflicht hin. Kläre Deine Mitarbeitenden über ihre Pflichten auf und achte darauf, dass diese auch eingehalten werden. Mit einer guten Schulung kannst Du das Strafrisiko deutlich verringern – denn Verstöße gegen das Kassengesetz können im Ernstfall zu Geldbußen in Höhe von bis zu 25.000 € führen.
Tipp #2:
Stelle Belege digital bereit
Du möchtest Bon-Papier sparen? Kein Problem – die Belegausgabepflicht besagt, dass Du den Beleg sowohl in Papierform als auch digital zur Verfügung stellen kannst. Du kannst die Rechnung daher auch beispielsweise per E-Mail an Deinen Gast senden. Informiere Deine Gäste über diese Möglichkeit, denn vor allem für Stammgäste kann dies eine sehr bequeme Alternative sein. Wichtig: Beachte beim Versenden des Belegs in digitaler Form unbedingt die DSGVO (Datenschutz).
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du den Beleg per E-Mail an Deinen Gast versenden kannst, findest Du in unserem Support Portal: Rechnung per E-Mail versenden
Alternativ lässt Du Deinen Gast einen QR-Code vom Terminal oder Mobile Deines Servicepersonals scannen und er kann den Beleg anschließend digital herunterladen. Lies mehr darüber in unserem Blogbeitrag zum Thema Digitaler Kassenbon per QR-Code
Tipp #3:
Setze ökologisch nachhaltiges Bonpapier ein
Die Belegpflicht sorgt in vielen Gastronomien für einen enormen Verbrauch an Bonpapier. Dieser lässt sich dank der bereits genannten digitalen Möglichkeiten mit Gastronovi eindämmen. Bevorzugt ein Gast dennoch einen Beleg in Papierform, solltest Du auf umweltschonende Alternativen beim Bonpapier zurückgreifen – denn einige Thermopapiere enthalten Bisphenol A (BPA), das belastend für die Gesundheit Deines Teams und Deiner Gäste sowie für die Umwelt ist. Wir empfehlen daher, auf phenol- und BPA-freies Kassenpapier zu setzen.
