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Das Team profitiert enorm von der Vorbestell-Funktion – „Wir arbeiten mit der Software schneller, effektiver und machen viel mehr Umsatz”
Eigentlich war Karl-Jörg Mittendorf im Zuge der TSE-Einführung lediglich auf der Suche nach einem neuen Kassensystem; dann aber fand er gastronovi – und stellt seit Beginn der Corona-Krise mithilfe der Gastronomie-Software die Prozesse seines Restaurants auf den Kopf.
Von der Vorbestellung, aber auch dem Liefer- und Abholservice sowie der Bestellung per QR-Code profitiert das Team der Mittendorf Gastronomie auch während der Pandemie.
Von der Vorbestellung, aber auch dem Liefer- und Abholservice sowie der Bestellung per QR-Code profitiert das Team der Mittendorf Gastronomie auch während der Pandemie.
“Wir haben auch schon vor gastronovi erfolgreich gearbeitet, aber dass das jetzt dank der Software alles so einfach geht, ist phänomenal. Es ist schon erstaunlich, wie weit uns gastronovi nach vorne gebracht hat. Die Möglichkeit der Vorbestellung ist für uns der größte und vor allem unerwartete Mehrgewinn. Die gesamte Software bringt eine wahnsinnige Entlastung für unseren Betrieb, das ist immens. Und es wird noch mehr kommen, wir haben noch so viel zu entdecken und noch so viele Ideen. Die Software ist einfach der Knaller.”
Steckbrief Mittendorf Gastronomie
Restaurant, Eventlocation & Catering in Bodenwerder-Buchhagen, Deutschland
Gastronomie: Traditionelle deutsche Küche, Wild, Martinsgans-Essen, saisonale Spezialitäten, kulinarische Events, Bälle
Gastronomie: Traditionelle deutsche Küche, Wild, Martinsgans-Essen, saisonale Spezialitäten, kulinarische Events, Bälle
Veranstaltungen mit bis zu 1.600 Gästen sitzend an Tischen, Catering, mehrere Großveranstaltungen parallel
Aufteilung: großer Saal, kann beliebig geteilt werden dank Trennwandsystem, Sommerterrasse
Aufteilung: großer Saal, kann beliebig geteilt werden dank Trennwandsystem, Sommerterrasse
16 festangestellte Mitarbeiter, bis zu 85 Aushilfen
5 Smartphones, 2 mobile Drucker, 1 Haupt-Terminal, 2 kleine Terminals (Anzahl wird hochgefahren, wenn der Betrieb wieder normal laufen kann)
“Gans to go” und À-la-carte-Geschäft statt Mega-Events –
gastronovi unterstützt beim Abhol- und Liefergeschäft
Karl-Jörg Mittendorf, der das Familienunternehmen gemeinsam mit seinem Bruder Stephan betreibt, implementierte gastronovi im Frühjahr 2020 – und fand sich wenige Tage später auf einmal im Lockdown wieder.
Dabei musste sich das Restaurant, das in dem 35 Einwohner zählenden Örtchen Buchhagen im Weserbergland liegt, erst einmal komplett neu erfinden. Denn das Hauptgeschäft – das Ausrichten großer Veranstaltungen mit bis zu 1.600 Gästen – brach mit der Corona-Krise komplett ein.
Dabei musste sich das Restaurant, das in dem 35 Einwohner zählenden Örtchen Buchhagen im Weserbergland liegt, erst einmal komplett neu erfinden. Denn das Hauptgeschäft – das Ausrichten großer Veranstaltungen mit bis zu 1.600 Gästen – brach mit der Corona-Krise komplett ein.
„Rückblickend gesehen war das für uns fast ein Vorteil: Wir konnten uns die Zeit nehmen, uns intensiv mit der Software auseinanderzusetzen. Uns hat es ja fast überrollt, wie wir mit gastronovi auf einmal agieren konnten.”
Die Brüder stellten zügig auf das À-la-carte-Geschäft um und arbeiteten Hygienekonzepte für ihre Veranstaltungen aus. Zudem überraschten sie ihre Gäste mit kreativen Außer-Haus-Angeboten, als die Gastronomie ihre Türen komplett schließen musste: Von ihrer “Gans to go”, einem vorgekochten, vakuumierten Menü, wurden 1.500 Portionen verkauft. Und die Weihnachtsgerichte und die “Ente to go” sollen an diesen Erfolg anknüpfen. Die entsprechende Bestellfunktion für Abholungen und Lieferungen hat Karl-Jörg Mittendorf mithilfe der Software von gastronovi auf seiner Homepage integriert.
“Das Widget war schnell auf der Seite eingebunden und funktioniert einwandfrei. Die Leute nutzen es und wir haben mit dem Prozedere nichts mehr zu tun. Das ist eine wahnsinnige Erleichterung.”
Sogar in einigen Supermärkten in der Umgebung wird das Weihnachtsessen nun angeboten und verkauft: Über das Widget von gastronovi lassen sich die Genießer-Boxen auf der Homepage der Mittendorf Gastronomie reservieren und können dann zum gewünschten Zeitpunkt im Markt abgeholt werden.
„Das ist schon cool, dass das so funktioniert. Die zuständigen Leute im Markt haben gestaunt, als ich ihnen den Vorgang präsentiert habe. Sie haben mit dem Prozess der Bestellung nichts mehr zu tun. Die Abwicklung liegt komplett bei uns und gastronovi.”
„Die Gäste-Kommunikation ist dank gastronovi schnell, sicher und einfach” –
Automatisierte Vorgänge ermöglichen mehr Zeit für andere Dinge
Es sind solche Optimierungen und die daraus entstandenen Zeitersparnisse, die den Niedersachsen so begeistern. Auch in Zeiten der geöffneten Gastronomie nimmt die Software dem Team den Reservierungs- und Bestellvorgang ab. So können die Gäste für die zahlreichen eigenen Veranstaltungen wie kulinarische Varietes, Wildessen oder den großen Weihnachtsball mit wenigen Klicks auf der Homepage den gewünschten Tisch reservieren – und das Essen vorbestellen.
Selbst die Reservierungsschilder für die Tische könnten mithilfe der Software mit einem Mausklick fertiggestellt und ausgedruckt werden. Aber nicht nur die Planung in der Küche und die Arbeit der Servicekräfte wird durch den Einsatz der Software vereinfacht, auch der stetig steigende Erwartungsdruck wird von den Schultern der Inhaber genommen.
Selbst die Reservierungsschilder für die Tische könnten mithilfe der Software mit einem Mausklick fertiggestellt und ausgedruckt werden. Aber nicht nur die Planung in der Küche und die Arbeit der Servicekräfte wird durch den Einsatz der Software vereinfacht, auch der stetig steigende Erwartungsdruck wird von den Schultern der Inhaber genommen.
„Die Leute kommen in unser Restaurant, ohne dass wir selbst vorher persönlich Kontakt zu ihnen gehabt haben. Das hat alles die Software für uns erledigt. Und wir wissen, wann Familie Meier kommt, wo sie sitzt und was sie bestellt hat. Das ist doch einfach nur gigantisch. Wir können uns dank gastronovi wahnsinnig gut auf den Tag vorbereiten – und unsere Gäste dann direkt persönlich willkommen heißen. Alles ist einfach fertig, ohne dass wir dafür etwas tun müssen.”
„Heute erwarten die Gäste, dass man sofort auf ihre Anfrage reagiert. Dank gastronovi ist die Kommunikation mit ihnen schnell, sicher und einfach.
Jetzt läuft alles digital ab, wir bekommen am Ende lediglich die Bestätigung. Dank gastronovi haben wir nun mehr Zeit für andere Dinge und sind nicht den ganzen Tag mit E-Mails und Post beschäftigt – und außerdem sparen wir uns jede Menge Porto und Verpackungsmaterial.”
Karl-Jörg Mittendorf staunt immer wieder über die Erleichterungen, die ihm die Digitalisierung bietet. Die Arbeitsweise sah vor dem Einsatz von gastronovi ganz anders aus: zahlreiche eingegangene E-Mails wurden beantwortet, Rechnungen und Tickets für die vielen Veranstaltungen per Post versendet. Ein weiterer Vorteil der Software: Die Anzahl der möglichen Reservierungen kann der Gastronom im System im Voraus festlegen, sodass die Hygieneregeln im Saal eingehalten werden und keine Überbuchungen stattfinden können.
„Wir müssen die Zahlen der Buchungen nicht laufend kontrollieren, alles läuft vollautomatisch ab und stimmt hinterher. Und wenn die Veranstaltung ausgebucht ist, fragt keiner mehr nach. Somit erspart uns gastronovi auch jede Menge Diskussionen am Telefon."
Beim Tisch-Brunch per QR-Code nachbestellen –
Wünsche landen schnell bei den Gästen, der Wareneinsatz verringert sich
Dabei war sich der 45-Jährige erst gar nicht so sicher, ob die Mittendorf Gastronomie mit der Digitalisierung bei den Gästen punkten wird. „Wir haben gedacht, wir überfordern unsere Gäste und haben es ihnen – aber auch uns – erst gar nicht zugetraut. Das sollen lieber die Bänker in Frankfurt machen als wir hier auf dem Land”, erinnert sich der Unternehmer. Aber genau das Gegenteil passierte: Die Gäste nahmen die Möglichkeit der Vorbestellung unerwartet gut an, 90 Prozent der Bestellungen gingen in den ersten sechs Wochen über das Widget von gastronovi ein. „Das hat uns total überrascht. Unsere Gäste und auch wir sind sehr, sehr begeistert.”
Dank des Einsatzes der Software konnte das Team auch den beliebten Frühstücksbrunch zumindest in abgewandelter Form während der Pandemie stattfinden lassen. Mit den Hygienebestimmungen war die Massenveranstaltung mit 650 Menschen, die normalerweise an zahlreichen Marktständen ihr Essen selbst zusammenstellen, nicht zu vereinbaren. Kurzerhand wandelten die Mittendorf-Brüder das Mega-Event zu einem Tisch-Brunch um, bei dem die Gäste ihre Wünsche per QR-Code direkt vom Tisch aus mit dem eigenen Smartphone aufgeben können. 300 Menschen kamen zur ersten Neuauflage, zwei Servicekräfte am Pass arbeiteten die sekündlich eingehenden Bestellungen ab und luden Mini-Hamburger, Würstchen, Obst, frische Waffeln, Brötchen und vieles mehr in kleine Fingerfood-Schälchen, die von den Läufern an die Tische gebracht wurden.
„Wir waren so schnell, niemand hat länger als eine Minute gewartet. Und die Leute waren so begeistert und konnten es gar nicht begreifen. Was für eine Riesenchance für uns! Das haben wir nur dank der Lösung von gastronovi geschafft. Das hat Riesenspaß gemacht und die Sachen gelangen so natürlich sehr viel frischer zum Gast.”
Das Konzept des Tisch-Frühstücks war so erfolgreich, dass die Gastronomen auch in Zukunft darauf zurückgreifen werden. Denn neben restlos begeisterten Gästen verzeichneten sie deutliche Einsparungen beim Wareneinsatz – und agieren ganz nebenbei viel nachhaltiger als bei den Buffets, bei denen immer große Mengen an Nahrungsmitteln entsorgt werden mussten.
„Die Buffetmentalität entfällt so bei den Leuten: Sie haben keinen Stress mehr am Buffet, laden sich die Teller nicht unnötig voll und können trotzdem das bestellen, was sie möchten. Und essen das dann in der Regel auch die Speisen auf, die in der Küche portioniert worden sind.”
„Wie hat das alles ohne gastronovi funktioniert?” –
Laufwege werden dank Software extrem verkürzt
Mit enormer Schnelligkeit wie beim Tisch-Brunch überzeugten die Servicekräfte auch bei anderen Veranstaltungen – seitdem gastronovi im Einsatz ist. Zuvor arbeiteten die Kellner klassisch mit Stift und Zettel und gaben die Bestellungen am Terminal ein. Die Laufwege in den großen Sälen, in denen bis zu 1600 Menschen Platz finden, waren immens. Dank gastronovi können die mit Smartphone, mobilen Druckern und EC-Geräten ausgestatteten Servicekräfte nun direkt am Gast agieren und die Bestellung gleich vom Tisch aus an die Bar oder Küche weiterleiten.
„Wir arbeiten erst ein halbes Jahr mit der Software und können uns schon gar nicht mehr vorstellen, wie es ohne überhaupt funktioniert hat. In was für einer Schnelligkeit wir jetzt unterwegs sind, ist einfach der Wahnsinn. Wir arbeiten mit gastronovi schneller und effektiver und machen viel mehr Umsatz.”
Bislang kam die Software lediglich bei kleineren Events wie dem Wildessen mit 280 Gästen zum Einsatz, noch viel mehr profitieren werden die Servicekräfte von der extremen Verkürzung der Wege bei den Megaveranstaltungen, die nach der Pandemie wieder stattfinden sollen.
„Ich bin mir sicher, dass eine Servicekraft mit gastronovi doppelt so viele Gäste bedienen kann wie zuvor. Somit schafft eine Bedienung in Zukunft sicher 150 Gäste alleine. Und das mit weniger Stress.”
„Buchführung ist mit gastronovi quasi schon fertig” –
Automatische Aufsplittung bei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen
„Das ist für uns einfach nur gigantisch. Früher haben wir unsere Ordner, das Kassenbuch und die Excel-Tabelle zum Steuerberater getragen, jetzt ist es einfach ein Mausklick und dann ist alles fertig. Wir müssen dem Steuerberater gar nicht mehr wie früher erklären, wie sich der Umsatz zusammensetzt. Das ist jetzt einfach ersichtlich. Da gibt es wenig Nachfragen und somit weniger Arbeit für uns. Im kommenden Jahr werden wir die Entlastung noch viel mehr spüren als wir es jetzt schon tun: Dann ist die Buchführung ja mit gastronovi quasi fertig."
Zeit spart das Brüderpaar dank gastronovi auch in der Buchhaltung ein. Alle Umsätze und Ausgaben liegen buchungsfertig im DATEV-Format vor und können an den Steuerberater übermittelt werden. Besonders gefällt Karl-Jörg Mittendorf die automatische Aufsplittung bei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen: So bildet die Software die Eintrittspreise für die kulinarischen Varietes, bei dem die Künstler und das Essen mit unterschiedlichen Sätzen besteuert werden, getrennt ab und verbucht sie auf die angelegten Konten – und das vollautomatisch.
Die Pläne der Brüder für die Zukunft sind groß: gastronovi und seine zahlreichen Möglichkeiten spielen darin eine gewichtige Rolle. Nahezu täglich entdecken Karl-Jörg und Stephan Mittendorf Funktionen in der Software, die sie auf neue Ideen bringen – und sie ins Schwärmen versetzen. Und nicht nur sie – auch die Gäste.
gastronovi auf dem Dorfe. Ein voller Erfolg.
„Bei uns auf dem Dorf erwartet keiner, dass wir mit einem QR-Code arbeiten. Wir sind die Ausnahme hier in der Gegend und dass wir das auch noch zu diesen Zeiten eingeführt haben, begeistert unsere Gäste – und lockt neue Kunden an."
Impressionen
Copyright der Bilder: Mittendorf Gastronomie GmbH
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