6 Tipps, wie Sie Cocktails & Longdrinks rentabel kalkulieren
Sommer, Sonne & Umsatz – Behalten Sie bei der Kalkulation einen kühlen Kopf
Gut gemachte Cocktails und Longdrinks gehören zu einem entspannten Abend in der warmen Jahreszeit genauso dazu wie Sonnenbrille und Flip-Flops. Die Königsdisziplin an der Bar, die in süßen, bitteren, fruchtigen oder sahnigen Varianten angeboten wird, ist mittlerweile nahezu auf jeder Getränkekarte zu finden – egal ob in der Strandbar, der Kneipe nebenan oder in der Sterne-Gastronomie.
Für Gastronomen spielt dabei nicht nur das Geschmackserlebnis der Gäste eine wichtige Rolle, sondern auch die Wirtschaftlichkeit der Drinks. Denn nur mit der richtigen Kalkulation wird die Sommersaison mit den erfrischenden Getränken auch zu Ihrem Erfolg. Wir geben Ihnen 6 Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Cocktails und Longdrinks rentabel kalkulieren können.
Tipps für Ihre Cocktails-Kalkulation im Überblick
Tipp #1 – Planen Sie alle Faktoren der Kalkulation mit ein
Starten Sie mit dem Wareneinsatz
Kalkulieren Gastgebende nur nach einer einfachen Schätzung, ihrem Bauchgefühl oder gar nicht, kann dies verheerende Auswirkungen für den Betrieb haben. Bei der Kalkulation spielen viele Faktoren eine Rolle: Waren-, Personal- und Raumkosten müssen bedacht, aber auch die Mehrwert-/Umsatzsteuer und die Gewinnspanne mit eingeplant werden. Im Vorfeld sollten Sie sich mit all diesen finanziellen Aspekten auseinandersetzen und diese mit in die Rechnung einbeziehen – nur so verhelfen Sie Ihrer Gastronomie zum Erfolg.
Die Wareneinsatzquote ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie. Sie sollte bei Getränken nicht über 20 % liegen.
© BRYK
Ganz wichtig ist die Berechnung der Wareneinsatzquote. Wer seinen Wareneinsatz nicht kennt, hat Schwierigkeiten, den Überblick über seine Zahlen zu behalten. Denn damit beginnt jede Kalkulation. Für die Berechnung sollten Sie sich die Einkaufspreise Ihrer Zutaten genau anschauen. Zerlegen Sie Ihre Cocktails und Longdrinks in die einzelnen Komponenten und hinterlegen Sie diese mit Zahlen. Bei einem klassischen Longdrink rechnet Bar-Inhaber Carsten Schröder beispielsweise mit einem Wareneinsatz von ungefähr 1,80 € – darin enthalten sind 4 cl der jeweiligen Spirituose sowie je nach Getränk Filler, Limette und Eis.
Wenn Sie die Aufwendungen für das Getränk nun mit dem dafür üblichen Faktor 4 oder 5 multiplizieren, erhalten Sie einen 75%- bzw. 80%igen Gewinn. Um auch die weiteren Faktoren wie Gemein- und Personalkosten im Blick zu behalten, beziehen Sie am besten Ihren Steuerberater beim Thema Kalkulation mit ein. Dabei gilt die Grundregel: Die gesamten Raumkosten sollten nicht mehr als 15 % des Netto-Umsatzes betragen, bei den Personalkosten liegt die kritische Grenze bei 35 %. Das Ziel, mindestens 20 % Netto-Gewinn-Marge zu erreichen, sollten Sie nicht aus dem Auge verlieren.
Rechenbeispiel
Spirituose Gin (25 €/0,7 l), 4 cl pro Getränk = 1,50 €
Filler Tonic (1,50 €/Liter), 16 cl pro Filling = 0,17 €
pauschal 0,10 € für Limette & Eis
Wareneinsatz 1,77 €
Faktor 4 oder 5
7,08 bzw. 8,85 €
individueller Aufschlag
Endpreis
Tipp #2 – Holen Sie sich digitale Unterstützung ins Boot
Sparen Sie so wertvolle Zeit ein
Ihnen schwirrt schon der Kopf bei dem ganzen Zahlenwirrwarr? Keine Angst, gastronovi unterstützt Sie softwareseitig bei der Kalkulation. Mit dem Modul Kalkulation können Sie alle Speisen und Getränke schnell und bequem individuell berechnen. Legen Sie Ihre gewünschte Wareneinsatz- und Deckungsbeitragsquote fest und die Software schlägt Ihnen automatisch den optimalen Verkaufspreis vor.
Dabei können Sie die Einkaufspreise händisch eingeben, importieren (z. B. als Excel-Datei) oder in Kombination mit dem gastronovi Einkaufssystem und direkter Anbindung an Ihren Lieferanten automatisch übernehmen lassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch die Kalkulation mit veralteten Daten (siehe auch Tipp #5).
Dabei können Sie die Einkaufspreise händisch eingeben, importieren (z. B. als Excel-Datei) oder in Kombination mit dem gastronovi Einkaufssystem und direkter Anbindung an Ihren Lieferanten automatisch übernehmen lassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch die Kalkulation mit veralteten Daten (siehe auch Tipp #5).
Mit der Kalkulation von gastronovi habe ich ein Werkzeug an der Hand, mit dem es mir gelingt, mein Geschäft zu steuern und zu lenken. Nur, wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren. Die Kalkulation von gastronovi gibt mir eine absolute Planungssicherheit.
Tobias Hartmann, Geschäftsführer des Restaurants Weingarten im Chiemgau, ist großer Fan des Kalkulations-Moduls von gastronovi. Wie so viele Gastronomen hat er in der Vergangenheit aufwendig mit zahlreichen Excel-Dateien gearbeitet – seit er gastronovi nutzt, ist er schneller und effektiver bei der Preiskalkulation. Der Geschäftsführer hat alle Zutaten und Rezepte in der Software eingepflegt und dank des Kalkulations-Moduls seinen Wareneinsatz für jedes Produkt stets im Blick. Zusätzlich kann er sich von der Software einen sinnvollen Verkaufspreis vorschlagen lassen.
Ein weiterer Vorteil der Kalkulationssoftware: Ein firmeneigenes Rezeptbuch wird automatisch erstellt und kann auf Wunsch als PDF-Datei heruntergeladen werden. In diesem kann Ihr Team die Zutaten, Zubereitung und Präsentation aller Drinks nachlesen. So können Ihre Gäste die Getränke jederzeit zur gleichbleibenden Qualität genießen – ganz egal, ob der Barmann oder seine Urlaubsvertretung hinter dem Tresen steht.
© Addicted to Rock
Tipp #3 – Schauen Sie sich bei Ihren Mitbewerbern um
Bieten Sie dem Gast ein besonderes Erlebnis
„Wie viel ist der Gast bereit zu zahlen?” Diese Frage sollten Sie vor Aufstellen der Kalkulation unbedingt beantworten können. Denn die Einschätzung der Zielgruppe ist wichtig, um bei den Preisen richtigzuliegen und die Gäste in den Laden zu ziehen. In Berlin-Mitte sind die Kunden beispielsweise gerne bereit, mehr für einen Cocktail auszugeben als die Bremer – und müssen es auch, da die Betriebskosten dort höher anzusetzen sind.
Dabei ist es wichtig, sich auch bei der Konkurrenz umzuschauen. Was kostet ein Longdrink bei einem vergleichbaren Konzept in der Nähe? Zudem sollten Sie auch die Imagefrage beantworten. Wie möchten Sie sich positionieren und von Ihren Gästen wahrgenommen werden? Was sind Ihr Konzept und Ihre Philosophie? Eine Nobel-Bar kann deutlich mehr für ein Getränk verlangen als ein einfaches Gasthaus. Das gilt natürlich auch bei einer Gastronomie in einem hochpreisigen Umfeld.
Dabei ist es wichtig, sich auch bei der Konkurrenz umzuschauen. Was kostet ein Longdrink bei einem vergleichbaren Konzept in der Nähe? Zudem sollten Sie auch die Imagefrage beantworten. Wie möchten Sie sich positionieren und von Ihren Gästen wahrgenommen werden? Was sind Ihr Konzept und Ihre Philosophie? Eine Nobel-Bar kann deutlich mehr für ein Getränk verlangen als ein einfaches Gasthaus. Das gilt natürlich auch bei einer Gastronomie in einem hochpreisigen Umfeld.
Es ist wichtig, bei der Wettbewerbsanalyse immer Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen und nicht einen Imbiss mit einer hochwertigen Bar. Wenn man im Premium-Segment arbeitet, kann man für ein Getränk auch dementsprechend mehr Geld verlangen. Aber dann muss auch alles passen: vom Service über die Produktqualität bis hin zur Atmosphäre. Hat man sich erst ein gewisses Standing erarbeitet und der Gast seinen Mehrwert erkannt, spielt der Preis fast keine Rolle mehr.
© Little Link
Bei seinem Avantgarde-Drinking-Konzept setzt Carsten Schröder auf außergewöhnliche Zutaten wie Hummer infusionierten Gin, Schnittlauchsirup oder Meerrettichschaum. Je nach Standort und Konzept können Sie somit noch ein Aufschlag zum Warenpreis hinzuaddieren. Denn solange das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, ist der Gast gerne bereit, sein Geld für Geschmackserlebnisse und hochwertige Zutaten auszugeben.
So ist es nicht selten, für einen Longdrink in Berlin zwischen 10 und 14 € oder sogar mehr zu bezahlen. Wenn ein Gastronom seine Getränke in einem sonst hochpreisigen Umfeld günstig anbietet, fährt er damit nicht immer gut. Das musste auch Carsten Schröder erleben, der einen schwierigen Start mit seiner BRYK Bar in Berlin hatte. „Wenn du deine Cocktails zu günstig anbietest, nehmen dir die Leute die Qualität nicht ab”, erzählt er. Nach einer Erhöhung der Preise lief seine Fine-Drinking-Bar besser.
So ist es nicht selten, für einen Longdrink in Berlin zwischen 10 und 14 € oder sogar mehr zu bezahlen. Wenn ein Gastronom seine Getränke in einem sonst hochpreisigen Umfeld günstig anbietet, fährt er damit nicht immer gut. Das musste auch Carsten Schröder erleben, der einen schwierigen Start mit seiner BRYK Bar in Berlin hatte. „Wenn du deine Cocktails zu günstig anbietest, nehmen dir die Leute die Qualität nicht ab”, erzählt er. Nach einer Erhöhung der Preise lief seine Fine-Drinking-Bar besser.
Dabei ist Transparenz besonders wichtig und wird von vielen Gästen geschätzt und auch gefordert: Welche hochwertigen Spirituosen setze ich ein? Werden Marken- oder No-Name-Produkte für den Cocktail verwendet? Auf der digitalen Speisekarte von gastronovi können Sie mit wenig Aufwand Zusatzinformationen zu den verwendeten Zutaten hinterlegen – und so Ihre Gäste informieren.
Carsten Schröder bietet den Kunden neben dem Fünf-Sterne-Service, der Atmosphäre und ausgefallenen Kompositionen einen zusätzlichen Mehrwert, indem er nicht nur bei den Spirituosen, sondern auch im Bereich der Filler auf hochwertige Anbieter setzt. Diese Ausgaben erhöhen zwar den Wareneinsatz etwas, schmälern die Marge aber nicht signifikant.
Carsten Schröder bietet den Kunden neben dem Fünf-Sterne-Service, der Atmosphäre und ausgefallenen Kompositionen einen zusätzlichen Mehrwert, indem er nicht nur bei den Spirituosen, sondern auch im Bereich der Filler auf hochwertige Anbieter setzt. Diese Ausgaben erhöhen zwar den Wareneinsatz etwas, schmälern die Marge aber nicht signifikant.
Tipp #4 – Bieten Sie neben Cocktails auch Longdrinks an
Weniger Aufwand & größere Marge
© Bob & Mary
Nehmen Sie neben Cocktails auch Longdrinks auf Ihre Getränkekarte, denn diese lohnen sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht viel mehr. Einen Gin Tonic oder ein Moscow Mule kann auch ungeübtes Personal schnell herstellen, zumal die Mischverhältnisse im digitalen Kochbuch von gastronovi abgelegt und mit einem Klick angesehen werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Rezeptur der Drinks im internen Anmerkungsfeld auch auf den Produktionsbon drucken zu lassen – So unterstützen Sie ganz einfach Ihre Aushilfskräfte mit allen wichtigen Informationen.
Auch die gewünschte Anrichtung der Drinks hat der Mitarbeiter hinter der Bar sofort und bequem vorliegen, sodass er direkt mit dem Mixen beginnen kann. Selbstverständlich greift diese digitale Unterstützung auch, wenn Sie Cocktails anbieten möchten. Allerdings sind diese viel anspruchsvoller in der Zubereitung, da die Servicekräfte in den meisten Fällen mit mehr Zutaten und weiterem Zubehör wie z. B. einem Shaker hantieren müssen. Der Wareneinsatz beim Longdrink ist im Vergleich zu einem Cocktail in der Regel geringer. Und je geringer der Wareneinsatz ist, desto höher fällt Ihr Gewinn aus.
Cocktails sind relativ aufwendig im Haushalten: Das Mixen bindet Personal und Zeit – von der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden ganz zu schweigen. Zudem kann relativ viel falsch gemacht werden. Die Qualitätssicherung ist demnach viel aufwendiger. Der Verkauf von Longdrinks ist im Vergleich dazu viel effektiver. Sie sind schnell und einfach herzustellen.
Happy Hour – Die richtige Mischung macht’s
Die Barszene gilt als konkurrenzstarke Branche, in der das Ambiente und gut gemachte Drinks nicht allein ausschlaggebend für den wirtschaftlichen Erfolg sind. Um Gäste zu gewinnen, locken einige Bars – aber auch klassische Gastronomien – mit einer Happy Hour. Solche Angebote erfreuen sich bei den Gästen großer Beliebtheit und können die Verkäufe steigern. Wenn Sie diese Option anbieten wollen, hilft die gastronovi Kalkulation Ihnen dabei, auch in einer Mischkalkulation unterm Strich rentabel zu arbeiten – denn Sie haben die volle Transparenz über feste Kosten und Ihre Gewinnspanne.
Auch im Bereich der Datenpflege erleichtert die Software von gastronovi Ihnen die Arbeit und optimiert die Prozesse im Service. Happy-Hour-Karten können ganz einfach per Drag-and-Drop mit zeitgesteuerter Gültigkeit erstellt werden. Barbetreibende haben damit die Möglichkeit, gewünschte Rabatte zu bestimmten Zeiten für den Ausschank bequem vorzuplanen, sodass das Servicepersonal im Kassensystem nur die jeweils gültigen Preise und Posten buchen kann und Fehler auf ein Minimum reduziert werden.
Tipp #5 – Behalten Sie Ihre Einkaufspreise im Blick
Reagieren Sie auf Preisänderungen Ihrer Lieferanten
Nicht zu vernachlässigen sind auch die Einkaufspreise. Jeder Cent, den Sie beim Kauf der Spirituose heraushandeln, landet in Ihrem Geldbeutel. Bei Preiserhöhungen liegt konsequenterweise das Gegenteil vor. Im stressigen Betriebsalltag ist es nicht einfach, die tagesaktuellen Preise aller Lieferanten immer im Blick zu behalten – genau hier bietet das Einkaufssystem von gastronovi digitale Unterstützung.
Die Software zeigt Preisänderungen bei direkter Anbindung an den Lieferanten sofort im Rezept an, die Preise liegen dabei immer in Echtzeit vor. Wenn sich durch eine Preisänderung Ihre vorgegebene Wareneinsatzquote oder Ihr Deckungsbeitrag nicht mehr halten lassen, wird dies automatisch in der Software angezeigt. So haben Sie die Rentabilität Ihrer Getränke jederzeit bequem im Blick – und können direkt reagieren und gegebenenfalls nachjustieren. Ein weiterer Vorteil der Software: Dank des Single-Source-Prinzips müssen Sie Ihre Daten nur einmal zentral im System einpflegen und können sie an mehreren Stellen übernehmen.
Die Software zeigt Preisänderungen bei direkter Anbindung an den Lieferanten sofort im Rezept an, die Preise liegen dabei immer in Echtzeit vor. Wenn sich durch eine Preisänderung Ihre vorgegebene Wareneinsatzquote oder Ihr Deckungsbeitrag nicht mehr halten lassen, wird dies automatisch in der Software angezeigt. So haben Sie die Rentabilität Ihrer Getränke jederzeit bequem im Blick – und können direkt reagieren und gegebenenfalls nachjustieren. Ein weiterer Vorteil der Software: Dank des Single-Source-Prinzips müssen Sie Ihre Daten nur einmal zentral im System einpflegen und können sie an mehreren Stellen übernehmen.
Die unterschiedlichen Marktpreise kann man unmöglich alle im Kopf haben. Da ist gastronovi sehr hilfreich. Nur wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren: Die Portionen verkleinern, etwas von der Speisekarte streichen, weil es nicht mehr rentabel ist, oder die Preise erhöhen.
So können Sie beispielsweise einen großen Rezept-Pool anlegen und die einmal kalkulierten Cocktail-Rezepte für weitere Variationen verwenden. So zaubern Sie aus einem Caipirinha ganz einfach eine alkoholfreie Alternative. In der Software ist die zweite Variante mit nur wenigen Klicks angelegt.
Und wenn sich der Preis für den Gin ändert, wird die Kalkulation aller Drinks, die diese Spirituose enthalten, automatisch geändert und angezeigt. So können Sie sofort sehen, ob Sie auch nach einer Preiserhöhung Ihres Lieferanten weiterhin profitabel arbeiten.
Und wenn sich der Preis für den Gin ändert, wird die Kalkulation aller Drinks, die diese Spirituose enthalten, automatisch geändert und angezeigt. So können Sie sofort sehen, ob Sie auch nach einer Preiserhöhung Ihres Lieferanten weiterhin profitabel arbeiten.
Tipp #6 – Schauen Sie regelmäßig in Ihre Zahlen
Haben Sie alles unter Kontrolle, selbst wenn Sie nicht vor Ort sind
Wie läuft der Gin-Wermut-Campari-Aperitif Negroni, den Sie neu auf die Karte genommen haben? Wie kommt die Cocktail Happy Hour an? Welche Drinks werden von den Gästen nicht so gerne bestellt? Welche Cocktails laufen in den kalten Monaten am besten und welche in den heißen?
Überprüfen Sie regelmäßig, wie Ihre Getränkekarte bei Ihren Gästen ankommt – aber auch, ob Umsatz und Auslastung Ihrer Gastronomie stimmen. Mit dem ausführlichen Statistikteil von gastronovi haben Sie Ihre Zahlen immer in Echtzeit im Blick. Im gastronovi Cockpit können Sie zudem individuelle Dashboards erstellen und Ihre Umsätze so mithilfe von Grafiken rasch interpretieren. Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat? Wie hat er sich über die Zeit verteilt? Und mit welchen Positionen wurde er erzielt? Reagieren Sie so umgehend, wenn ein Cocktail nicht gut ankommen sollte oder der Umsatz nicht stimmt.
Überprüfen Sie regelmäßig, wie Ihre Getränkekarte bei Ihren Gästen ankommt – aber auch, ob Umsatz und Auslastung Ihrer Gastronomie stimmen. Mit dem ausführlichen Statistikteil von gastronovi haben Sie Ihre Zahlen immer in Echtzeit im Blick. Im gastronovi Cockpit können Sie zudem individuelle Dashboards erstellen und Ihre Umsätze so mithilfe von Grafiken rasch interpretieren. Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat? Wie hat er sich über die Zeit verteilt? Und mit welchen Positionen wurde er erzielt? Reagieren Sie so umgehend, wenn ein Cocktail nicht gut ankommen sollte oder der Umsatz nicht stimmt.
Die Auswertungstools sind sehr professionell. So erhält man die volle Transparenz, wie es läuft und muss sich nicht erst durch verschiedene Insel-Lösungen jonglieren. Mit der Software ist man sehr nah dran am realen Geschehen im Betrieb, auch wenn man mal nicht in der Bar vor Ort ist. Wenn ich in meiner vorherigen Anstellung als operativer Leiter schon mit gastronovi gearbeitet hätte, hätte ich mir bei manchen Aufgaben 80 % der aufgewendeten Zeit einsparen können und wäre wesentlich schneller in der Umsetzung gewesen.
