RGPD dans la gastronomie :
Ces réglementations existent

Comment travailler dans votre gastronomie en conformité avec le RGPD ?

Il existe de nombreux règlements, directives, principes ou autres exigences complexes que les entreprises doivent respecter et auxquels elles doivent se conformer. Cela crée également une incertitude parmi les restaurateurs, car des amendes peuvent être infligées en cas de non-respect.

Le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) continue de semer le doute dans l'esprit de nombreux restaurateurs quant aux mesures à prendre pour être en sécurité en matière de protection des données. gastronovi prend très au sérieux ses responsabilités en tant que fournisseur de cloud / fournisseur de processus de collecte, de traitement et de stockage de données. C'est pourquoi nous faisons régulièrement vérifier nos logiciels par un expert externe en matière de protection des données et procédons aux adaptations nécessaires.

Mise à jour : mars 2021

Nous avons résumé pour vous dans l'article suivant :


Qu'est-ce que le RGPD ?

RGPD est l'abréviation de Règlement général sur la protection des données. L'objectif du règlement est de créer un cadre uniforme au sein de l'Union européenne (UE) en matière de protection des données, qui régit le traitement et le stockage des données personnelles.

Quelles sont les 4 principales règles de base du RGPD ?

  1. Pas de collecte, de stockage, d'utilisation, de traitement sans motif légal ou consentement effectif.
  2. La collecte, le stockage, l'utilisation, le traitement ne peuvent être effectués que dans un but précis.
  3. Si la finalité n'existe plus, les données doivent être immédiatement supprimées (à moins qu'il n'existe un motif légal ou un consentement valable).
  4. la minimisation des données, c'est-à-dire qu'il faut collecter, stocker, utiliser et/ou traiter le moins de données possible pour pouvoir atteindre l'objectif fixé
Veuillez noter qu'il existe d'autres règles. Voici seulement ce que nous considérons comme les plus importants.


Que signifie le RGPD pour les restaurateurs ?

Connaître ses clients est un avantage concurrentiel décisif dans la gastronomie. Connaître le plat ou le vin préféré de son client habituel fait d'un restaurateur un bon hôte et fidélise les clients au restaurant.
Des données telles que le nom, l'adresse électronique, l'adresse postale, le sexe, la date de naissance, mais aussi la catégorisation en groupes de clients sont des données personnelles qui relèvent de la protection des données. Les entreprises de gastronomie, comme toutes les autres entreprises, sont tenues de s'informer des dispositions actuelles et de travailler en conformité avec la protection des données.

Selon les modules utilisés, gastronovi Office enregistre par exemple les données personnelles suivantes :

  • Enregistrement de la base de données clients
  • Réservations
  • Données de facturation, y compris Positions de vente
  • Résultats de l'enquête
  • Cartes de fidélité
  • Lettres d'information envoyées
Nous avons élaboré ci-dessous quelques scénarios auxquels vous pouvez être confronté et comment vous pouvez agir en conformité avec la protection des données avec l'aide de gastronovi.


Quelles sont les demandes qu'un client pourrait avoir concernant ses données ?

De nombreux restaurateurs se posent des questions sur le RGPD. Pour vous aider à répondre aux exigences du RGPD, nous avons mis en place une gestion centralisée des données personnelles. Vous pouvez ainsi gérer sans effort les données de vos clients et répondre facilement à leurs demandes. Plus de temps pour vos activités quotidiennes - moins de travail administratif.

1Un client souhaite savoir quelles données je détiens à son sujet. Comment fournir des informations ?
Votre invité a le droit d'accéder à ses données (droit d'accès). Vous devez donc être en mesure de fournir, sur demande, toutes les données personnelles que vous détenez sur votre invité.

Comment gastronovi vous aide à y parvenir :

Un client vous demande de lui fournir les données client que vous avez enregistrées à son sujet. Pour vous permettre de respecter cette réglementation RGPD et de fournir les données demandées en toute conformité, nous avons introduit dans gastronovi Office la catégorie "Protection des données", que vous pouvez consulter sous forme d'onglet dans la fiche client. Cet onglet permet aux employés autorisés de fournir des données sur un client spécifique en tant qu'exportation.

Vous trouverez un guide étape par étape sur l'exportation RGPD des données clients dans notre manuel.
2Un client souhaite que ses données soient supprimées. Comment puis-je supprimer définitivement et complètement ses données dans gastronovi Office ?
Un invité a le droit de voir ses données personnelles supprimées, sauf si d'autres raisons plus importantes s'y opposent. Conformément au RGPD, vous devez être en mesure de supprimer définitivement les données clients.

Comment gastronovi vous aide à y parvenir :

Si un client demande la suppression de ses données, cela se fait en retirant le client de la base de données clients ("- client"). Si des réservations et/ou des factures sont attribuées au client, celui-ci est bloqué dans un premier temps, car ces informations sont soumises aux obligations légales de conservation des documents comptables. Passé ce délai, les données du client sont automatiquement supprimées.

Vous trouverez des instructions étape par étape sur la suppression des données client dans notre manuel.
3Je ne veux pas que chaque employé ait accès aux données des clients. Comment puis-je limiter les employés qui peuvent fournir des informations sur les clients ou supprimer des clients ?
Le RGPD exige que l'accès aux données personnelles soit contrôlé. Cela signifie que vous êtes tenu de réglementer les employés qui ont accès aux données à caractère personnel. Pour répondre à cette exigence, gastronovi vous permet d'attribuer différents rôles et droits à chaque employé.

Comment gastronovi vous aide à y parvenir :

Pour vous aider à répondre aux exigences spécifiques du RGPD avec gastronovi Office, gastronovi a introduit le droit "Protection des données". Vous pouvez attribuer ce droit à un rôle sélectionné et l'autoriser ainsi à exporter des données clients et à les mettre ainsi à la disposition de l'invité.

Réfléchissez bien aux employés qui devraient être autorisés à exporter des données clients et à les remettre aux clients. Nous vous recommandons de n'accorder ce droit qu'à des personnes sélectionnées. Veuillez également consulter votre conseiller juridique pour savoir si vous devez prendre des dispositions particulières avec vos employés en matière de protection des données.
4J'utilise le widget de réservation de gastronovi sur mon site. Comment collecter les données personnelles en conformité avec le RGPD ?
Le principe de minimisation des données s'appliquait déjà avant le RGPD. Concrètement, cela signifie que vous ne pouvez collecter que certaines données sur votre invité et seulement la quantité dont vous avez réellement besoin.

Comment gastronovi vous aide à y parvenir :

Pour traiter et gérer les réservations de table via gastronovi, le système a uniquement besoin de l'adresse e-mail du client. Ce champ est donc marqué comme obligatoire par défaut. Si vous utilisez le widget avec la fonction par défaut, vous êtes en sécurité en ce qui concerne la protection des données. Cependant, vérifiez au préalable que vous avez enregistré dans gastronovi Office une politique de confidentialité juridiquement sûre et à jour.

Si vous souhaitez demander d'autres données que les champs obligatoires ou ajouter des champs individuels (par exemple, si le client a besoin d'un siège pour enfant), veuillez demander conseil à votre délégué à la protection des données pour savoir dans quelle mesure cela est possible dans le cadre de la protection des données.

Vous trouverez un guide étape par étape sur la saisie des réservations en conformité avec le RGPD dans notre manuel.
5J'envoie des newsletters à mes clients via gastronovi. A quoi dois-je faire attention ?
En cas de doute, vous devez être en mesure de prouver le consentement des personnes concernées à la réception de la newsletter.

Si vous souhaitez donc continuer à pratiquer le marketing par e-mail avec succès et agir en conformité avec la protection des données, vous devez demander au destinataire de confirmer son inclusion dans la liste de diffusion.

En outre, vous devez accorder à la personne concernée un droit de rétractation. Cela signifie que votre invité doit avoir la possibilité de se désinscrire de la newsletter à tout moment.

Vérifiez les paramètres que vous avez définis dans gastronovi Office concernant la newsletter et faites-les également vérifier par un avocat spécialisé si nécessaire.

Vous trouverez un guide étape par étape des options de configuration pour l'email marketing et la newsletter dans notre manuel.
6Je réalise des enquêtes auprès de mes clients avec gastronovi Office. Dois-je obtenir un consentement pour la collecte de données ?
gastronovi vous laisse une grande liberté dans la manière dont vous souhaitez concevoir vos enquêtes en ligne via votre site web. En fonction des données collectées, le consentement de vos invités peut être nécessaire.

Comment gastronovi vous aide à y parvenir :

En fonction de l'étendue et de la sensibilité des requêtes que vous effectuez dans votre enquête en ligne, il est possible qu'un consentement des participants soit nécessaire pour que vous puissiez utiliser ces données. Pour cela, dans gastronovi Office, il vous suffit d'ajouter à votre nouvelle enquête une case à cocher qui vous permettra d'obtenir le consentement des participants.

Vous trouverez un guide étape par étape sur la collecte du consentement pour les enquêtes clients dans notre manuel.


Quelles mesures les restaurateurs doivent-ils mettre en œuvre concernant le RGPD ?

Confirmez le contrat de traitement des données de commande de gastronovi

En tant que fournisseur de processus de collecte, de traitement et de stockage de données, nous prenons nos responsabilités très au sérieux. C'est pourquoi nous garantissons à nos clients que toutes les données de gastronovi Office sont stockées en toute sécurité. Pour que nous puissions continuer à traiter vos données sans problème et conformément à la protection des données, il est impératif que vous concluiez avec nous un contrat dit de traitement des données de commande. Vous pouvez le confirmer facilement dans gastronovi Office, dans la section "Mon gastronovi".
Le contrat vous donne également de la visibilité sur les données que gastronovi collecte, l'endroit où elles sont stockées et les mesures que nous mettons en œuvre pour protéger vos données.

Adaptez vos textes juridiques au RGPD

Le RGPD exige que les personnes concernées soient informées de la collecte, de l'utilisation et du stockage de leurs données personnelles par des textes juridiques tels que des déclarations de confidentialité et des textes de consentement. C'est notamment le cas des restaurateurs qui gèrent un site web, prennent des réservations en ligne ou utilisent le système de commandes en ligne gastronovi. Mais même pour le stockage et l'utilisation de données personnelles saisies manuellement, vous avez besoin d'une déclaration de confidentialité et, le cas échéant, du consentement du client.

Vos mentions légales doivent également être légales, sinon vous risquez de recevoir un avertissement.

Vérifiez donc que tous les textes juridiques déposés sont à jour et corrects. Adaptez-les si nécessaire ou faites créer les textes correspondants. Il existe notamment des outils en ligne (par exemple eRecht24 Impressum Generator) qui peuvent vous aider à rédiger les mentions légales et la déclaration de protection des données. Dans ce contexte, nous recommandons de faire appel à un expert afin de se prémunir contre les avertissements et les infractions.

Vérifier l'analyse et le suivi de la présence sur Internet (cookies)

Les pages web mises à disposition par gastronovi Office ainsi que le widget de commande et de réservation utilisent un tracking à faible volume de données pour l'analyse de l'utilisation, qui fonctionne sans utilisation de cookies. Pour l'utilisation de ce service, un élément de texte correspondant est déjà enregistré dans le système gastronovi Office, mais vous pouvez également l'adapter.

Vous avez également la possibilité d'intégrer vos propres outils d'analyse dans vos pages fournies par gastronovi Office. Pour ce faire, il existe des possibilités de paramétrage de base dans le domaine de la présence sur Internet. En tant que client, vous êtes seul responsable de la configuration correcte de Google Analytics et de la mention dans la déclaration de confidentialité. Si des fonctions spécifiques de pop-up de cookie sont souhaitées ici, elles doivent être réalisées par des scripts intégrés propres.

Documenter la façon dont vous collectez et traitez les données personnelles

Grâce à la fonction de gastronovi dans la fiche client sous "Protection des données", toutes les opérations relatives à vos données client sont documentées. Vous pouvez ainsi prouver quand une exportation des données a eu lieu ou quand un nouveau client s'est inscrit ou désinscrit de la newsletter.

Si vous utilisez plusieurs modules de gastronovi, vous avez rapidement accès à toutes les données clients en un coup d'œil et de manière centralisée. gastronovi réduit ainsi efficacement les efforts nécessaires pour traiter les données conformément au RGPD et vous permet de mettre facilement toutes les données à la disposition de vos clients.

Vous trouverez des instructions étape par étape sur la documentation et le protocole d'action dans notre manuel.

Formez vos employés à la gestion des données personnelles

Sensibilisez vos employés aux exigences imposées par le RGPD. Informez-vous en interne sur la mise en œuvre pratique dans votre entreprise. Tous les membres du personnel doivent savoir comment répondre aux demandes des clients. Nommez un(e) employé(e) responsable de la protection des données, qui se tiendra informé(e) sur le sujet et qui sera le point de contact pour les employés et les invités.

Conclusion - Ce que le RGPD signifie pour les restaurateurs

Dans le secteur de la gastronomie et de l'hôtellerie, connaître le mieux possible ses clients fait partie du quotidien d'un bon hôte : Combien de fois le client est-il venu, quels sont les plats qu'il commande le plus souvent ou la date de son anniversaire ? Toutes ces informations permettent aux restaurateurs et aux hôteliers de rendre le séjour de leurs clients aussi agréable que possible. Pour être sûr de votre coup, vous devez prouver que la personne concernée a donné son consentement à l'utilisation de ces données. En outre, vous devez garantir que vous pouvez fournir et supprimer les données du client à sa demande. Veuillez vérifier si vous avez mis en œuvre toutes les mesures recommandées ci-dessus avant le 25/05/18. Pour une mise en œuvre juridiquement sûre du RGPD, nous vous recommandons de demander conseil à votre avocat ou à un spécialiste de la protection des données.

Nous tenons à préciser que cet article ne remplace en aucun cas les conseils juridiques d'un avocat spécialisé et qu'il ne prétend pas non plus être exact ou complet.

Pour plus d'informations et d'instructions pas à pas sur la protection des données, consultez notre guide.