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La trattoria « Villa Lido » à Klagenfurt et la société de navigation Wörthersee Schifffahrt utilisent un logiciel de restauration et d'hôtellerie pour gérer la répartition des nombreux clients aux différentes tables – « Le système de caisse le plus innovant sur le marché »
Une place sur la jetée directement au bord de l'eau, pour beaucoup cela signifie un peu partir en vacances, même pour ceux qui ne vivent qu'à quelques kilomètres de là. Qu'ils soient touristes ou autochtones, tous sont fascinés par l'eau aux reflets turquoise et chatoyants. Ce n'est pas pour rien que le lac Wörthersee en Autriche est considéré comme l'un des plus beaux d'Europe. La trattoria « Villa Lido », qui fait également pizzeria, située directement dans la baie ensoleillée de Klagenfurt, est devenue avec sa cuisine méditerranéenne et sa grande cordialité l'un des endroits les plus recherchés de Carinthie. L'équipe de la « Villa Lido » travaille avec le logiciel de restauration et d'hôtellerie gastronovi pour maîtriser l'agitation et l'effervescence à tout moment. De même, la société de navigation Wörthersee Schifffahrt, dont le siège se trouve juste à côté, utilise également la solution complète 360° du cloud pour la restauration sur ses bateaux. « gastronovi propose une solution très complète pour les restaurateurs. Qu'il s'agisse d'un système de caisse, de réservation ou de gestion des marchandises ou encore d'un outil d'encouragement à la vente, tout provient d'une source unique. Pour moi, c'est actuellement le système de caisse le plus innovant du marché » souligne Franz Huditz, gérant de la « Villa Lido » et de la société Wörthersee Schifffahrt.
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Fiche signalétique de la Villa Lido
200 m², 120 couverts au sous-sol, 45 à l'étage supérieur / 400 couverts en été
Répartition : Trattoria / terrasse / brasserie en plein air / jetée sur le lac / croissanterie / lounge
Répartition : Trattoria / terrasse / brasserie en plein air / jetée sur le lac / croissanterie / lounge
Trattoria italienne, événements dans la brasserie en plein air jusqu'à 200 personnes, mariages et fêtes de famille jusqu'à 600 personnes / organisation de soirées d'après spectacle / participation à des festivals portuaires et de variété
20 employés / 10 employés de service supplémentaires en été
2 iPad mini, 1 iPad comme caisse fixe, 2 moniteurs de cuisine, 14 imprimantes de tickets
smartSCHANK
Fiche signalétique de la Wörthersee Schifffahrt
3 bateaux de 300 places chacun
2 bateaux de 80 places chacun
1 bateau de 20 places
2 bateaux de 80 places chacun
1 bateau de 20 places
Collations, glaces et boissons / Le service traiteur pour les mariages et autres fêtes vient de la Villa Lido
plus de 30 employés
8 Huawei P9 lite, 15 imprimantes de tickets
Répartir facilement les clients aux différentes tables grâce à gastronovi – « Les plans de table actuels sont sensationnels »
1 500 repas en une journée. Un nombre qui impressionne et qui est la règle lors des belles journées d'été dans la « Villa Lido ». Le soir, le restaurant au bord de la plage de Friedelstrand est très fréquenté, en particulier les places directement au bord de l'eau sont très recherchées. « Le plus grand défi réside dans la répartition des clients aux différentes tables. Nous disposons de 400 places assises qu'il faut remplir deux à trois fois par soirée » explique Franz Huditz. Il n'est pas toujours facile pour les employés de ne pas perdre le contrôle de la situation : Quelles sont les réservations pour la journée ? Quelles tables sont libres et peuvent être utilisées pour les clients qui arrivent ? Quand le prochain groupe qui a réservé est-il attendu, et où doit-il être placé ? Le personnel de service est assisté par le logiciel de restauration et d'hôtellerie gastronovi. « L'outil de réservation de gastronovi est excellent. Le système que nous utilisions auparavant n'était pas encore assez perfectionné et très rigide dans de nombreux domaines » explique le gérant.
Les réservations ne pouvaient être faites et consultées qu'à partir d'un terminal fixe. Cela signifiait de longues distances à parcourir pour le personnel de service et prenait donc beaucoup de temps. Avec gastronovi, les serveurs sont maintenant beaucoup plus flexibles : grâce au module de réservation de table, ils peuvent appeler à tout moment et d'un seul geste les places libres et les réservations sur leurs appareils mobiles. Tous les serveurs peuvent consulter le plan de tables actuel où qu'ils soient. Les données du cloud sont toujours disponibles en temps réel. « Le logiciel est très utile pour la coordination du service. Si, par exemple, les clients changent de place en raison des conditions météorologiques, toutes les modifications sont visibles directement sur tous les appareils. C'est sensationnel » déclare la cheffe de cuisine Stefanie Güldner, également responsable de l'organisation du service.
300 demandes de tables par jour – « L'automatisation des demandes et des réservations est un atout considérable »
Le téléphone de la « Villa Lido » est rarement silencieux avec 200 réservations par jour, voire parfois 300 les jours d'affluence. La plupart des demandes sont traitées au téléphone par les serveurs. En quelques clics dans le logiciel, ils peuvent saisir les réservations dans le système. Pour alléger encore la charge du personnel de service, les responsables utilisent également le widget de réservation de gastronovi. Celui-ci permet aux clients de réserver facilement et rapidement la table de leur choix sur le site web. L'ensemble du processus de réservation est entièrement automatique et pris en charge par le logiciel, qui propose même des alternatives aux clients si la date souhaitée n'est pas disponible, et envoie un e-mail de confirmation au client.
« Pour nous, le plus grand avantage réside dans le fait que les demandes et les réservations sont automatisées avec gastronovi. C'est un grand soulagement. Cela nous aide à réduire un peu la pression dans le déroulement du travail. Et les serveurs peuvent se concentrer plus sur les souhaits des clients. »
Deuxième changement de logiciel en six mois – « L'aide de gastronovi est très précieuse dans le processus d'organisation »
Depuis début 2018, l'équipe de la « Villa Lido » et de la Wörthersee Schifffahrt travaille avec le logiciel de gastronovi. À l'origine, les responsables avaient déjà adopté un nouveau système de caisse en été 2017 dans le cadre de l'obligation introduite par la législation autrichienne d'utiliser des caisses enregistreuses. « Nous étions à la recherche d'un système de caisse innovant et nous pensions en avoir trouvé un. Mais lorsque nous avons vu les produits gastronovi au salon, j'ai tout de suite su que nous devions changer à nouveau. Dans la restauration, la logistique est primordiale, il faut une très bonne préparation et un suivi sans faille. L'aide de gastronovi nous est très précieuse dans ce domaine » déclare Franz Huditz.
Les statistiques complètes de gastronovi donnent également un aperçu de tous les chiffres d'affaires importants. Quel chiffre d'affaires avons-nous réalisé hier ? Comment les chiffres évoluent-ils par rapport au mois dernier ? Quel serveur est actuellement en tête des statistiques relatives au chiffre d'affaires ? Quel est le chiffre d'affaires moyen de chaque client ? Dans le Tableau de bord de gastronovi, Franz Huditz peut traiter les chiffres sous forme de graphiques et les afficher dans des tableaux de bord clairs.
« gastronovi permet de travailler sur tous les appareils disponibles quel que soit l'endroit où que l'on se trouve. C'est un gros avantage. Je peux ainsi toujours communiquer avec l'entreprise et suivre le travail des employés où que je sois dans le monde. »
Les achats sont simplifiés avec l'interface vers Transgourmet – « le travail de la cheffe de cuisine est considérablement facilité »
Le natif de Klagenfurt considère comme autre avantage majeur du logiciel de restauration et d'hôtellerie l'utilisation de la nouvelle interface fournisseurs vers Transgourmet, qui propose plus de 80 000 articles. « L'interface est une merveilleuse façon de faciliter le travail de notre cheffe de cuisine, qui a habituellement toujours passé toutes les commandes à la main » explique Franz Huditz. Grâce à la connexion à la plate-forme d'achat, les tâches peuvent désormais être effectuées en quelques clics directement sur une interface, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs. Lors de la livraison, les marchandises peuvent être enregistrées rapidement et facilement dans le logiciel. Les données concernant les articles ainsi que les additifs et allergènes enregistrés sont automatiquement importés et ne doivent pas être saisis manuellement. « Nous nous réjouissons déjà beaucoup de pouvoir utiliser pleinement le système d'achat. De cette façon, nous pourrons optimiser nos achats de marchandises et réduire le coût des ventes. Un contrôle automatique des stocks facilitera énormément notre travail » explique le gérant.
Les pizzas au feu de bois sont la spécialité de la maison – les souhaits particuliers sont saisis dès la commande
Pizzas et plats de pâtes sont les spécialités du restaurant au bord du Wörthersee. En particulier les pizzas tout juste sorties du four à bois sont pour beaucoup de clients une raison de fréquenter régulièrement le restaurant. Dès le matin, d'énormes quantités de pâte à pizza sont produites dans les grandes pétrisseuses, puis pétries à la main avant d'être étalées, garnies et cuites dans le grand four à bois. Une pizza Ragazzi sans champignons et avec supplément de fromage, la Quattro Stagioni avec double salami et une pizza Rosetta avec supplément d'oignons ! En quelques clics sur le menu numérique de leur appareil mobile, les serveurs peuvent enregistrer les commandes depuis la table et noter les souhaits particuliers. Les demandes des clients peuvent également être clarifiées directement sur place, car le logiciel peut enregistrer un grand nombre d'informations supplémentaires sur les plats ainsi que sur les allergènes et les additifs. De plus, le logiciel rappelle au personnel de service dès la prise de commande sur table les choix possibles pour certains plats et les mesures d'encouragement à la vente possibles. « Les demandes supplémentaires et celles obligatoires, qui peuvent être enregistrées individuellement dans le logiciel, assistent de manière optimale notre personnel de service et c'est une fonction que j'apprécie beaucoup » déclare Franz Huditz.
Bild: Wolfgang Handler/pixelpoint
Le moniteur de cuisine organise le travail quotidien de la cuisine – « Avec le numérique, rien ne se perd »
D'un seul clic, les commandes arrivent à la cuisine et au bar et peuvent être traitées immédiatement – notamment grâce aux données précises qui rendent pratiquement inutiles les demandes d'informations supplémentaires au personnel de service. Deux Prosciutto e Melone, trois Caprese, un Fettucini Salmone, deux risottos Frutti di Mare et des pizzas de toutes sortes. Le personnel de cuisine doit être bien organisé pour faire face à l'affluence. Chaque geste doit être précis pour éviter le chaos. Quelles entrées doivent être servies en premier ? Quelles denrées alimentaires faut-il déjà préparer pour le prochain plat ? Quels sont les souhaits particuliers des clients ? Et combien de temps s'est écoulé depuis que la commande a été reçue ? Les employés peuvent consulter toutes ces informations sur le moniteur de cuisine, sur lequel toutes les commandes sont regroupées et affichées.
« C'est tout simplement plus facile à lire sous forme numérique. En plus, rien ne peut être perdu. Lorsque vous travaillez avec des bouts de papier, il suffit d'un courant d'air pour tout mélanger. Le moniteur de cuisine nous est très utile pour l'organisation des soirées et dîners » déclare la cheffe Stefanie Güldner. Un moniteur est accroché dans la cuisine, l'autre assiste les pizzaiolos au four à bois, où les pizzas sont fraîchement préparées devant les clients. D'autres moniteurs de cuisine seront bientôt ajoutés afin que les employés puissent travailler encore plus confortablement aux différents postes, par exemple pour la préparation des desserts ou des salades. Grâce aux tableaux numériques également, les plats commandés sont servis simultanément aux clients d'une même table, malgré les différents postes de production.
« L'utilisation du moniteur de cuisine nous a permis d'optimiser l'interaction entre la cuisine et le service. La qualité en a été nettement améliorée. »
Les clients peuvent également passer eux-mêmes des commandes supplémentaires – « Le système de commande est une caractéristique très convaincante de gastronovi »
La salle intérieure, une grande brasserie en plein air, une terrasse et la jetée : aux heures d'affluence, dix employés s'occupent en même temps des souhaits des clients. « L'équipe, c'est le secret de notre succès. En effet, depuis 2012, la même équipe n'accomplit pas seulement un travail routinier, mais met beaucoup de cœur à l'ouvrage » explique Franz Huditz. 20 employés travaillent à Villa Lido toute l'année, avec 10 employés de service en plus l'été. En été, lorsque l'espace extérieur de la « Villa Lido » est fortement fréquenté, il n'est pas toujours facile pour le personnel de garder un œil sur tout ce qui se passe et de continuer à s'occuper des clients rapidement malgré la foule. À l'avenir, les responsables utiliseront donc de plus en plus le système de commande de gastronovi.
Ce système permettra aux clients de commander facilement à nouveau des boissons ou des plats sur leur propre smartphone. L'utilisation du logiciel est simple et intuitive : il n'est pas nécessaire de s'enregistrer, voire d'utiliser une application qui doit être téléchargée au préalable. Pour commander, il suffit que le client scanne un code QR sur son smartphone et commande à nouveau des boissons et autres en un seul clic. « Pour nous, le système de commande était une caractéristique très convaincante de gastronovi. C'est une solution pratique pour les tables moins visibles pour le serveur. Les clients peuvent également utiliser ce système s'ils ne veulent pas être dérangés par le serveur toutes les deux minutes pendant un souper romantique. » En plus d'une nouvelle commande sur place, les clients pourront à l'avenir également commander des pizzas en ligne via le site web, ce qui permettra au personnel de mieux gérer l'énorme demande.
Bild: Wolfgang Handler/pixelpoint
Il n'y aura bientôt plus que des commandes libre-service sur les bateaux – « Cela représente un énorme potentiel pour nous »
Les employés des bateaux de la Wörthersee Schifffahrt connaissent trop bien les heures de pointe stressantes. Il n'est pas rare que 150 personnes montent à bord en même temps – et toutes veulent commander quelque chose. « Le plus grand défi pour notre équipe est de s'occuper de tous les gens qui arrivent en même temps sur le bateau » explique Franz Huditz. Au cours des deux prochaines années, le gérant souhaite donc passer complètement au système de commandes en libre-service avec l'aide de gastronovi. Toutes les commandes seront directement transmises à la caisse depuis les smartphones des clients et les boissons et les collations seront servies à table par le personnel. « Cela faisait longtemps que nous envisagions de mettre en place un self-service sur les bateaux. Mais jusqu'à présent, nous y avions renoncé car il nous manquait la solution technique. Nous testons actuellement le système de commande de gastronovi. La possibilité pour le client de commander lui-même représente un énorme potentiel pour nous » dit-il. Outre les collations et les boissons, la vente de souvenirs est également traitée par le logiciel de restauration et d'hôtellerie de gastronovi.
Faire un tour sur le lac fait partie du programme de villégiature – L'échange des produits a lieu sur la jetée ou avec les vedettes
200 000 passagers entre mai et octobre et dix embarcadères dans six bourgades : l'activité principale de la Wörthersee Schifffahrt est la navigation de ligne. Faire un tour sur le lac fait partie du programme de villégiature de la plupart des touristes qui se rendent au Wörthersee. Outre les circuits, la flotte propose des voyages nolisés et de découverte sur six bateaux au total, le MS Kärnten, le MS Klagenfurt, le MS Velden, les bateaux électriques ES Maria Wörth et ES Nauti ainsi que le DS Thalia, construit en 1906 et l'un des derniers bateaux à vapeur à vis en Europe. Grâce à gastronovi, la gestion des marchandises sur les bateaux également n'est désormais plus un problème.
Bild: Wolfgang Handler/pixelpoint
Les capacités de stockage sur les bateaux étant limitées, les employés doivent toujours avoir le stock à l'œil afin de pouvoir répondre à tous les souhaits de leurs clients loin des rives. Dans le logiciel, les stocks sont clairement affichés et peuvent être consultés par le personnel de service sur tous les bateaux. Il arrive parfois que des employés commandent des boissons aux collègues d'un autre bateau après avoir été informés par le logiciel que ces derniers disposaient encore d'une grande quantité de la boisson en stock qui faisait défaut sur le premier bateau. Dans ce cas, le transfert des marchandises s'effectue tout simplement à la jetée suivante. Dans les cas très urgents, le ravitaillement peut également être assuré par vedette.
« Désormais, nous savons dès l'arrivée des bateaux ce qui a été vendu et ce qui doit être commandé à nouveau, ce qui nous facilite énormément le travail. Toute l'organisation est ainsi considérablement simplifiée. »
Bild: Wolfgang Handler/pixelpoint
C'est aussi ce qui fascine les visiteurs du lac Wörthersee. Comme la place située directement à côté de la jetée. Une visite à la « Villa Lido », c'est un peu comme partir en vacances, et cela ne doit pas changer – Les employés sont également assistés dans cette optique par le logiciel complet gastronovi. Et, de cette manière, la cheffe de cuisine peut continuer à utiliser sa fonction préférée du logiciel. « Il s'agit de l'affichage du chiffre d'affaires » dit-elle en riant fort et de bon cœur. C'est une fonction qu'elle aime consulter directement au bord de l'eau aux reflets turquoise chatoyants du lac Wörthersee.
