Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – Was Gastronomen seit dem 01.01.2020 beachten müssen

Mit gastronovi sind Sie auf der sicheren Seite!

Kassensicherungs-
verordnung (KassenSichV)
Was Gastronomen
seit dem 01.01.2020 beachten müssen

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Die Einführung der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr – kurz Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – hat viele Gastronomen und Hoteliers verunsichert: Viele Fragen blieben zunächst unbeantwortet und wurden durch die Medien aber auch durch die Hersteller hochgekocht. Dabei ist das Thema ganz einfach: Der Staat möchte sicherstellen, dass alle Geschäftsvorgänge erfasst werden und die in der GoBD angestrebte Standardisierung in der Aufzeichnung auf ein neues Sicherheitsniveau gehoben werden.

Was gilt seit dem 1. Januar 2020?

1 | Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Kassensysteme müssen seit dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems gesichert werden. Diese Sicherheitseinrichtung muss vom BSI zertifiziert sein und über ein Sicherheitsmodul, Speichermedium und eine digitale Schnittstelle verfügen.

2 | Kassennachschau

Das Finanzamt kann bereits seit dem 1. Januar 2018 Kassenkontrollen durchführen, ohne diese vorher anzukündigen.

3 | Belegausgabepflicht

Zu allen Geschäftsvorfälle muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden, entweder in Papierform oder digitaler Form. Ob der Kunde diesen Bon dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen. Durch die Belegpflicht sollen nachträgliche Stornierungen eingedämmt werden.

Weitere Informationen finden Sie hier:
Belegausgabepflicht

4 | Kassenmeldepflicht

Alle elektronischen Kassen müssen beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Dabei ist sowohl die Art als auch die Anzahl der Kassen meldepflichtig. Am 16.11.2019 hat das BMF in einem Schreiben allerdings darauf verwiesen, dass die Finanzbehörden an einer elektronischen Möglichkeit zur Meldung der Kasse arbeiten und solange diese Möglichkeit nicht besteht, von einer Meldung abzusehen ist.

Weitere Informationen finden Sie hier:
Meldepflicht elektronische Kassensysteme

Cloud-TSE oder Hardware-TSE?

Was sind die Unterschiede der beiden Varianten?

Cloud

Hardware

- Einfache Aktivierung per Knopfdruck - Wartungsaufwand bei Austausch der Hardware
- Kann mit der bestehenden Hardware genutzt werden - Zusätzliche Kosten für Anschaffung der Hardware
- Keine lokale Installation nötig - Dauerhaft offlinefähig; geeignet für Konzepte mit Bereichen ohne Internetverbindung
- Wiederkehrende Nutzungskosten; Keine Kosten für zusätzliche Hardware - Ggfs. Verlust der Daten bei Verlust der Hardware (SD-Karte)
- Kein Wartungsaufwand; Updates sind automatisch verfügbar - Hardware muss alle 3 Jahre erneuert werden
- Daten jederzeit abrufbar und dauerhaft in der Cloud gespeichert
- Rezertifizierung der TSE läuft automatisch
Unser Ziel bei gastronovi ist natürlich, dass wir Ihnen die Umsetzung so einfach wie möglich machen möchten. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen einer Hardware- und einer Cloud-TSE. Für die meisten Gastronomie-Betriebe empfiehlt sich jedoch unserer Meinung nach eine Cloud-TSE, denn Sie benötigen keine zusätzliche Hardware und die Aktivierung kann per Mausklick geschehen – den Rest übernimmt gastronovi für Sie.

Häufig gestellte Fragen

rund um das Thema KassenSichV 2020

1Was ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)?
Das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zur Bestimmung elektronischer Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme eingeführt. Sie legt fest, dass alle Registrierkassen in Deutschland, deren Bauart es technisch zulässt, mit einem Manipulationsschutz versehen werden. Dieser nennt sich TSE (Technische Sicherheitseinrichtung). Eine TSE sorgt dafür, dass alle getätigten Kasseneingaben protokolliert werden. Die KassenSichV regelt also die Anforderungen an digitale Kassensysteme und deren Führung. Diese Daten muss der Gastronom bei einer Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung stellen. Neben der Kassensicherungsverordnung treten noch zwei weitere Neuerungen in Kraft: Die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht, die der Gastronom befolgen muss. Laut Kassenmeldepflicht muss jede Registrierkasse eine Seriennummer haben. Die Kasse soll mit ihrer Seriennummer beim Finanzamt angemeldet werden. Allerdings ist dies noch nicht möglich, so lange das elektronische Anmeldeverfahren noch nicht zur Verfügung steht (Stand September 2021). Stichtag für die Kassensicherungsverordung war der 1. Januar 2020 – die eingeräumten Übergangsfristen bzw. eine Nichtbeanstandungsregelung unter Auflagen bis zu späteren Stichtagen sind abgelaufen (Stand Oktober 2021). Die KassenSichV gilt also für alle Registrierkassen in Deutschland, deren Bauart es technisch zulässt
2Warum gibt es eine Kassensicherungsverordnung?
Die Verordnung stammt vom deutschen Bundesfinanzministerium (BMF). Sie wurde bereits am 22. Dezember 2016 durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) eingeführt und ist am 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Ziel ist es, Manipulationen der Kassensoftware zu verhindern und somit die Möglichkeiten der Steuerhinterziehung einzudämmen. Um dieses zu gewährleisten, müssen alle elektronischen Kassensysteme in Zukunft eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorweisen, die vom BSI zertifiziert ist. Dank der TSE, die die Daten unmittelbar vom Kassensystem gesendet bekommt, kann das Finanzamt mit einer Software Änderungen und Lücken und somit eine mögliche Manipulation der Aufzeichnungen feststellen. Ähnliche Regelungen gibt es bereits in nahezu allen EU-Ländern. So gilt beispielsweise in Österreich die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) bereits seit 2017. Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nach Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die die Unveränderbarkeit von Transaktionen in Deutschland regelt, gilt übrigens weiterhin.
3Was gilt seit dem 01. Januar 2020?

1. Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Kassensysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, mit der die Aufzeichnungen des Kassensystems gesichert werden. Diese TSE muss vom BSI zertifiziert sein und über folgende Bestandteile verfügen:
- Sicherheitsmodul: Mit dem Sicherheitsmodul werden alle getätigten Kasseneingaben und damit auch Fehler und Stornos protokolliert.
- Speichermedium: Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Digitale Schnittstelle: Die einheitliche digitale Schnittstelle soll eine reibungslose, sichere und manipulationsfreie Datenübertragung an das Finanzamt für Prüfungszwecke gewährleisten.

2. Kassennachschau

Das Finanzamt kann bereits seit dem 1. Januar 2018 Kassenkontrollen durchführen, ohne diese vorher anzukündigen.

3. Belegausgabepflicht

Zu allen Geschäftsvorfälle muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden, entweder in Papierform oder digitaler Form. Ob der Kunde diesen Bon dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen. Durch die Belegpflicht sollen nachträgliche Stornierungen eingedämmt werden.

4. Kassenmeldepflicht

Alle elektronischen Kassen müssen spätestens zum 31. Januar 2020 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Dabei ist sowohl die Art als auch die Anzahl der Kassen meldepflichtig. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, macht sich strafbar. Bisher (Stand Oktober 2021) wurde keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen. Das BMF hat am 16.11.2019 in einem Schreiben darauf verwiesen, dass die Finanzbehörden an einer elektronischen Möglichkeit zur Meldung der Kasse arbeiten und solange diese Möglichkeit nicht besteht, von einer Meldung abzusehen ist. Vorbereitend sollten Sie trotzdem die nötigen Informationen zusammentragen – die erforderlichen Daten können Sie dem DSFIN-V-K-Export entnehmen. Außerdem sollten Sie und/oder Ihr Steuerberater regelmäßig prüfen, ob die elektronische Übermittlungsmöglichkeit in der Zwischenzeit geschaffen wurde.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Support-Portal:
Was ist der DSFIN-V-K-Export?
4Was verbirgt sich hinter der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Das Sicherheitsmodul stellt die Basis der Sicherungseinrichtung dar. Sie erstellt für jeden Kassenvorgang eine digitale Signatur und speichert diese verschlüsselt ab. Da ausnahmslos jeder Vorgang signiert wird, können Änderungen, Lücken und somit eine mögliche Manipulation der Aufzeichnungen leichter festgestellt werden. Selbstverständlich sind auch weiterhin Stornierungen möglich, diese werden aber wie alle anderen Vorgänge auch lückenlos protokolliert.
Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen einer Hardware- und einer Cloud-TSE. Für eine möglichst unkomplizierte TSE-Integration ohne Eingriff in Ihre bestehende Infrastruktur setzen wir als Anbieter einer Cloud-Software auf eine Cloud-TSE.
5Wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?
Grundsätzlich hat der Gastronom die Wahl zwischen einer Hardware- und einer Cloud-TSE. Unser Ziel bei gastronovi ist natürlich, dass wir dem Gastronomen die Umsetzung so einfach wie möglich machen möchten. Für den Einsatz mit gastronovi Office empfiehlt sich daher die Nutzung einer Cloud-TSE, denn hier benötigt der Gastronom keine zusätzliche Hardware und die Aktivierung kann per Mausklick geschehen – den Rest übernimmt gastronovi.

Ein weiterer Bereich, der Erklärungsbedarf erfordert, ist die Belegausgabepflicht. Wir empfehlen, dass Gastronomen ihr Servicepersonal dahingehend schulen, dass sie verpflichtet sind, jeden Beleg anzufertigen und jeden Gast zu fragen, ob dieser einen Beleg haben möchte. Für einige Konzepte wie zum Beispiel Foodtrucks besteht ggfs. die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.
6Verfügt das gastronovi Kassensystem über eine TSE-Lösung?
Nach § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung sind ab dem 01.01.2020 grundsätzlich jedes elektronische Aufzeichnungssystem sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Für eine möglichst unkomplizierte TSE-Integration ohne Eingriff in Ihre bestehende Infrastruktur setzen wir als Anbieter einer Cloud-Software auf die Cloud-TSE von fiskaly. Die Cloud-TSE von fiskaly (Version 2) hat die vollständige Zertifizierung bis 2029 erhalten und wurde erfolgreich in gastronovi Office integriert. Damit ist gastronovi KassenSichV-fähig.
7Worauf muss der Gastronom achten, wenn er bereits eine Kasse bzw. Kassensystem besitzt?
Alle digitalen Registrierkassen sowie Systeme zur Sicherung, Aufzeichnung und Abrechnung müssen mit einer technische Sicherheitseinrichtung (TSE) arbeiten. Die bestehenden Kassensysteme müssen also entweder aufgerüstet oder ersetzt werden. Nicht nachrüstbare Kassen dürfen übergangsweise bis 2022 weiter genutzt werden.
8Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt anmelden?
Alle elektronischen Kassen müssen über eine Seriennummer verfügen, diese muss laut Verordnung spätestens dann beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden, wenn die Kasse in Betrieb genommen wird. Dabei ist sowohl die Art als auch die Anzahl der Kassen meldepflichtig. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, macht sich strafbar. Sollte eine Kasse außer Betrieb genommen werden, ist dies ebenfalls dem Finanzamt zu melden. Das BMF weist allerdings darauf hin, dass die Finanzbehörden der Länder an einer elektronischen Möglichkeit zur Meldung der Kasse arbeiten und solange diese Möglichkeit nicht besteht, von einer Meldung abzusehen ist.
9Was muss ich tun, wenn meine TSE ausfällt?
Sollte die TSE ausfallen, müssen grundsätzlich die Ausfallzeiten und der Grund des Ausfalles vom Gastronomen dokumentiert werden. Der Gastronom ist verpflichtet, das Problem unverzüglich zu beheben. Zu beachten ist außerdem, dass die Belegausgabepflicht § 146a Avs. 2AO nur entfällt, wenn das Aufzeichnungssystem ganz ausfällt.

Doch auch im Falle eines TSE-Ausfalls kann der Gastronom normal und konform weiterarbeiten. In der Praxis bedeutet dies bei der Nutzung der Cloud-TSE-Lösung: Sollte die Cloud-TSE einmal nicht erreichbar sein, wird dies zuverlässig von gastronovi dokumentiert. Bei jedem Vorgang wird erneut geprüft, ob die TSE wieder erreichbar ist. Wenn dem so ist, wird ab diesem Zeitpunkt wieder normal weiter signiert. Auch hier muss der Gastronom keine zusätzliche Arbeit investieren.

Sollte der Betrieb mit einer Hardware-TSE arbeiten und diese ausfallen, muss der Gastronom prüfen, ob der entsprechende Drucker oder das TSE-Modul ggf. defekt oder nicht richtig angeschlossen ist, und dann umgehend Maßnahmen ergreifen, um die Störfaktoren zu beheben.
10Welche Auswirkung hat die Verordnung auf die Kassennachschau?
Das Finanzamt kann bereits seit dem 1. Januar 2018 Kassenkontrollen durchführen, ohne diese vorher anzukündigen. Daher ist für den Gastronomen eine nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation aller Vorgänge von elementarer Bedeutung. Die Software von gastronovi hilft, die Daten unkompliziert und übersichtlich bereitzustellen.
11Gibt es auch Ausnahmen?
Stichtag für die Kassensicherungsverordung ist der 1. Januar 2020 – die eingeräumten Übergangsfristen bzw. eine Nichtbeanstandungsregelung unter Auflagen bis zu späteren Stichtagen sind abgelaufen (Stand Oktober 2021). Die KassenSichV gilt also grundsätzlich für alle Registrierkassen in Deutschland, deren Bauart es technisch zulässt.

Eine Schonfrist wurde zudem für diejenigen Kassensysteme angekündigt, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bei denen die Umsetzung der neuen Richtlinien aus baulichen oder technischen Möglichkeiten nicht vorgenommen werden können. Diese Kasse kann noch bis zum 1. Januar 2023 genutzt werden, die Unmöglichkeit der Umsetzung muss aber nachgewiesen sein, und zudem muss die Verfahrensdokumentation beigefügt werden. Alle anderen Kassen müssen die neue Verordnung fristgerecht umsetzen.
12Was kostet mich die TSE-Lösung?
Für eine möglichst unkomplizierte TSE-Integration ohne Eingriff in Ihre bestehende Infrastruktur setzen wir als Anbieter einer Cloud-Software auf die zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly.



Um rechtssicher zu arbeiten, müssen Sie die Cloud-TSE v2 von fiskaly buchen und im aktivierten Live-Modus betreiben – das ist über gastronovi Office bequem direkt in der Software möglich. Sie haben dabei die Wahl zwischen einer monatlichen (ab 9 €/mtl.) oder jährlichen Lizenz (ab 90 €/jährl.). Darin enthalten sind 10.000 Transaktionen pro Monat – sind diese verbraucht, werden automatisch 10.000 zusätzliche Transaktionen nachgebucht (Nachbuchungen max. 4x/Monat zu je 9 € – für alle Transaktionen über 50.000 pro Monat fallen keine zusätzlichen Kosten an).

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E-Mail: kontakt@gastronovi.com
Stand: Oktober 2021
Dieser Text dient der Hilfestellung für die Gastronomie – es handelt sich nicht um eine rechtliche Beratung. Technische, gesetzliche und inhaltliche Änderungen vorbehalten. Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Druck- und Schreibfehler vorbehalten.