4 Tipps, wie Sie sich für das nächste Jahr optimal in der Buchhaltung aufstellen

26. November 2019

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Tipps & Tricks

Buchhaltung leichtgemacht: gastronovi digitalisiert und automatisiert Abläufe für den Gastronomen und Hotelier

Das Mittagsgeschäft unter der Woche, die Cocktail Happy Hour am Wochenende und ein Brunch Buffet sonntags vormittags - Gastronomen und Hoteliers jonglieren täglich nicht nur mit verschiedensten Angeboten und Konzepten, sondern auch mit zahlreichen Umsätzen, Steuersätzen, Rabatten und Zahlungsarten. Puuuh, gar nicht so einfach, hierbei immer den Überblick zu behalten und neben dem Tagesgeschäft auch die Buchhaltung sorgfältig zu erledigen. Sie haben wahrscheinlich sowieso schon viel zu wenig Zeit, oder? Und müssen sich dann noch mit dem leidigen Thema Buchhaltung herumärgern? Dass es auch anders geht, zeigt gastronovi. Wir können Ihnen die Arbeit zwar nicht komplett abnehmen, aber wir helfen Ihnen mit unserer All-in-One-Lösung, von Anfang an den Überblick zu behalten und jede Menge Zeit zu sparen. Mit gastronovi geht die Buchführung noch einfacher: Alle Belege werden buchungsfertig, finanzamtkonform und vorkontiert hinterlegt. Sprich, den “Mammut-Anteil” der Buchhaltung übernimmt die Software für Sie vollautomatisch.

Mit folgenden 4 Tipps sind Sie gleich zum Jahresbeginn in Sachen Buchhaltung gut aufgestellt:

Tipp 1: Vertrauen Sie auf ein modernes Kassensystem, dass Sie dabei unterstützt, Prozesse in der Buchhaltung soweit wie möglich zu automatisieren
Tipp 2: Achten Sie auf eine finanzamtkonforme Buchführung
Tipp 3: Verwenden Sie ein digitales Kassenbuch, um alle Bargeldbewegungen korrekt und vollständig zu dokumentieren
Tipp 4: Profitieren Sie von den Vorteilen einer Komplettlösung

#1 | Vertrauen Sie auf ein modernes Kassensystem, dass Sie dabei unterstützt, Prozesse in der Buchhaltung soweit wie möglich zu automatisieren

Das gastronovi Kassensystem bietet Ihnen zahlreiche Funktionen und Erweiterungen an, um Sie im täglichen Arbeitsalltag zu entlasten. Gastronomen sollten auf ein intelligentes Kassensystem vertrauen, das individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Die Software kann Ihnen zwar nicht die komplette Buchführung abnehmen, allerdings sparen Sie dank gastronovi jede Menge Zeit. Die immer wiederkehrenden Routineaufgaben können in der intelligenten All-in-One-Lösung von gastronovi automatisiert werden. Alle Belege werden buchungsfertig, finanzamtkonform und vorkontiert hinterlegt, sodass Sie und Ihr Steuerberater Aufwand sparen. Dadurch können Fehler maßgeblich reduziert werden und Sie können sich ruhigen Gewissens um Ihr Tagesgeschäft kümmern.

Und auch die Rechnung für den Gast ist im Nu erstellt - und kann auf Wunsch bequem per E-Mail an den Gast versendet werden. Mit wenigen Klicks können Sie im gastronovi Kassensystem eine buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnung ausstellen. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die in der Regel bis zu 10 Jahre revisionssicher/unveränderbar gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen. Dank der Cloudlösung von gastronovi ist diese geforderte Archivierung der Kassendaten für unsere Kunden bereits kostenlos und sicher integriert.

Seezeitlodge-Service-Terminal-gastronovi-Kassensystem

#2 | Achten Sie auf eine finanzamtkonforme Buchführung

Gastronomen und Hoteliers müssen sich an zahlreiche gesetzliche Richtlinien wie GoBD in Deutschland, RKSV in Österreich sowie die Finanzamt- und LIV-Vorgaben in der Schweiz halten, um sicherzustellen, dass die Buchführung vollständig und fehlerfrei nachvollziehbar ist. Diese Voraussetzungen sollte Ihr Kassensystem gewährleisten. In Deutschland kommen ab 2020 mit der neuen Kassen-Fiskalisierung (KassenSichV) weitere Vorgaben dazu, die gastronovi selbstverständlich für Sie umsetzt, sodass Sie auch für die Zukunft bestens aufgestellt sind. Die Kassensoftware von gastronovi lässt Sie zu jeder Zeit finanzamtkonform agieren. Dadurch sind Sie auch bei einer möglichen Kassen-Nachschau auf der sicheren Seite.

#3 | Verwenden Sie ein digitales Kassenbuch, um alle Bargeldbewegungen korrekt und vollständig zu dokumentieren

Mit dem gastronovi Kassenbuch, einer Erweiterung des gastronovi Kassensystems, können Sie die Kassenbuchführung ganz bequem in einem System vornehmen. Egal, ob der Kauf von Briefmarken, frischen Blumen oder fehlenden Zutaten: Das digitale Kassenbuch von gastronovi erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen oder -ausgaben und gewährleistet eine genaue Erfassung aller Bargeldbewegungen. Zusätzlich können Sie in der Software Bilder oder Scans von Fremdbelegen zu den einzelnen Buchungen hinterlegen, sodass Sie diese dem Prüfer auf Nachfrage direkt vorlegen können.

Weiterführende Informationen zu den Einstellungen und Funktionen des gastronovi Kassenbuchs finden Sie in unseren Support-Portal: gastronovi Kassenbuch

#4 | Profitieren Sie von den Vorteilen einer Komplettlösung

Möchten Sie langfristig weniger Zeit für Ihre Buchhaltung aufbringen? Und effizienter, aber trotzdem 100% sicher arbeiten? Dann sollten Sie in All-in-One-Lösungen wie gastronovi investieren. Denn nur so erhalten Sie alle Daten gebündelt und übersichtlich in einem System aufbereitet. Mit der Kombination aus Kassensystem und Kassenbuch können Sie alle Buchungen gesammelt dokumentieren und in den benötigten Buchhaltungsformaten (Excel, PDF, CSV und DATEV) exportieren. Aufwendiges und fehleranfälliges manuelles Übertragen der Daten entfällt somit.

Zudem können Sie jederzeit alle Daten digital einsehen; alle Vorgänge sind übersichtlich abgelegt und können per Suche oder Filtermöglichkeiten nachgeschlagen werden. Ihr Gast von letzter Woche hat seine Rechnung verlegt und benötigt eine neue? Kein Problem, mit wenigen Klicks können Sie die entsprechende Rechnung in der gastronovi Software aufrufen und per E-Mail an den Kunden versenden. Dank der zentralen Echtzeit-Auswertung und digitaler Dokumentation Ihrer Kennzahlen sind Sie nicht nur für jede Kassenprüfung gerüstet, sondern haben auch Ihre Geschäftszahlen immer im Blick. Mögliche Schwachstellen oder Unregelmäßigkeiten können Sie frühzeitig erkennen und gegensteuern.

Tipps zur Buchhaltung in der Gastronomie

- im Detail -

Mit dem intelligenten Kassensystem die Buchhaltung schon mit wenigen Klicks im Griff

Das Ende des Jahres naht, mit ihm die Jahresbilanz und -abschlussrechnung. Gerade für Gastronomen ein Kraftaufwand und oftmals auch ein organisatorisches Problem, da die Buchhaltung sorgfältig und lückenlos neben dem herkömmlichen Gastronomie-Betrieb erledigt werden muss. Eine Erleichterung und deutliche Zeitersparnis schafft gastronovi, so können Sie die Buchhaltung effizienter und ohne Stress erledigen. Wir bieten Ihnen eine auf die Gastronomie und Hotellerie zugeschnittenen Komplettlösung, die Ihnen den täglichen Gastronomie-Alltag erleichtert.
Dank der geprüften - und für Sie kostenlosen - DATEV-Schnittstelle können Sie mit dem gastronovi Kassensystem ganz einfach per Mausklick, neben Excel, PDF und dem allgemeinen Buchhaltungsformat CSV, auch im DATEV-Format eine buchungsfertige Auflistung aller Umsätze und Ausgaben generieren.

Auf Wunsch können Sie die Daten auch direkt an Ihren Steuerberater senden oder in z. B. die hauseigene DATEV-, SAGE- oder Lexware-Buchhaltungs-Software importieren. Mit einem eigenen Benutzerzugang für den Steuerberater kann dieser sogar selbstständig den Datenexport vornehmen. Das Kassensystem gewährleistet zudem, dass alle Vorgaben der Finanzämter eingehalten werden. gastronovi ist GoBD-konform, erfüllt die österreichische Registrierkassenpflicht sowie die Schweizer und französischen Richtlinien. Auch die Anforderungen der neuen Kassen-Fiskalisierung (KassenSichV) ab 2020 in Deutschland wird gastronovi konform umsetzen. Mit gastronovi können Sie unbesorgt arbeiten: Die Kassensoftware lässt Sie zu jeder Zeit finanzamtkonform agieren.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Handbuch:
Export für Betriebsprüfungen

Ein intelligentes Kassensystem zahlt sich aus - Mit gastronovi sind Sie auch bei einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet

Längst werden Kassen nicht mehr nur zur Annahme von Bestellungen oder für Abrechnungen genutzt. Die fortschreitende Digitalisierung bietet auch in der Gastronomie neue Optimierungs-Chancen. Das smarte Kassensystem von gastronovi deckt sämtliche Geschäftsbereiche in der Gastronomie nahtlos ab und bietet Lösungen und Funktionen, die Sie entlasten und Ihnen mehr Zeit für die wichtigen Dinge verschaffen. Sie können alle Zahlen zu jeder Zeit einsehen, sodass Sie stets auf dem aktuellsten Stand sind. Ihre Kasse wird sauber und finanzamtkonform geführt, sodass Sie auch bei einer möglichen Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau auf der sicheren Seite sind.

Die Kassensoftware lässt sich intuitiv bedienen und ein weiterer Vorteil ist die digitale Rechnungsstellung. Sie haben öfter Geschäftsessen bei Ihnen im Restaurant und Ihre Gäste benötigen eine DIN-A4-Rechnung? Ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250€ benötigen Ihre Gäste für die Buchhaltung eine Rechnung über das Geschäftsessen - in diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, eine buchhalterisch korrekte Rechnung bzw. Bewirtungsbeleg auszustellen. Mit dem Kassensystem von gastronovi ist diese ganz bequem mit wenigen Klicks erstellt - bei Bedarf auch im DIN-A4 Format.

„Früher mussten Rechnungen für Geschäftsessen immer mühsam erstellt werden. Das hat jedes Mal viel Zeit gekostet. Heute ist es möglich, über das Kassensystem binnen weniger Minuten die Rechnung automatisch zu erstellen und dem Gast per E-Mail zukommen zu lassen. So geht nichts verloren, weder bei uns noch beim Gast. Und das Beste: Wir als Gastronomen können sicher sein, dass die Rechnung allen Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht.“

Helena Barth, Veranstaltungsmanagerin im Frankfurter Brauhaus – Henninger am Turm

Buchhaltung per Mausklick – Bargeldbewegungen sauber und vollständig im digitalen Kassenbuch erfassen

Ein perfektes Duo für die Buchhaltung: Das gastronovi Kassensystem können Sie auf Wunsch mit dem digitalen Kassenbuch erweitern, sodass Sie auch alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben mit ein paar Klicks korrekt dokumentieren und erfassen können. Alle Buchungen werden automatisch mit einer Rechnungsnummer sowie einem Datum versehen und im digitalen Kassenbuch übernommen. Zusätzlich lassen sich die Geldbeträge nach Steuersätzen getrennt abbilden und können automatisch auf angelegte Finanzbuchhaltungskonten verbucht werden. Die Kassenbuch-Software liefert ebenfalls alle Daten buchungsfertig. Diese können direkt als Datenexport an den Steuerberater weitergegeben oder ganz einfach bei einer Buchhaltungssoftware wie beispielsweise DATEV importiert werden.

Zur vollständigen und korrekten Erfassung aller Bargeldbewegungen können Sie darüber hinaus ganz einfach Bilder von Fremdbelegen zu den einzelnen Buchungen hinterlegen, sodass Sie diese bei einer Betriebsprüfung direkt vorlegen können. Unübersichtliche und schlimmstenfalls unvollständige Belegsammlungen gehören damit der Vergangenheit an.

„Gastronomen sollten täglich ein bisschen Zeit für ihre Buchhaltung einplanen. Das spart am Ende des Monats oder gar des Jahres viel zusätzliche Arbeit und reduziert die Kosten. Mit gastronovi wird die Buchführung effizient erledigt. Alle Belege werden buchungsfertig, finanzamtkonform und vorkontiert im System hinterlegt. Die Software übernimmt für den Gastronomen somit einen großen Anteil der zeitraubenden Monats- und Jahresabschlüsse. Zudem können die Daten mit einem Klick direkt für eine Buchhaltungssoftware wie beispielsweise DATEV exportiert werden. Somit ist der Gastronom auch für unangemeldete Steuerprüfungen bestens vorbereitet.”

Andreas Jonderko, Geschäftsführer gastronovi GmbH

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Unsere Gastronomie-Experten beraten Sie gerne rund um alle Themen und Fragen, wie Sie sich im neuen Jahr noch besser aufstellen können und Ihre Buchhaltung leichter organisieren können. Oder testen Sie gastronovi Office ganz einfach 14 Tage kostenlos und probieren Sie alle Funktionen selbst aus.

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E-Mail: kontakt@gastronovi.com