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Komplettlösung unterstützt die umsatzstärkste Filiale Deutschlands sowie fünf weitere Standorte - Optimierte Abläufe verbessern das Arbeitserlebnis für Mitarbeiter und das Management
Von Aachen über Norderney bis nach Freiburg: Das “Cafe Extrablatt” ist fast überall in Deutschland ein Begriff. Über 90 Standorte zählen mittlerweile zur Gruppe mit Sitz in Emsdetten, weitere eröffnen nahezu im Monatstakt. Die größte und umsatzstärkste Filiale Deutschlands und damit das Flaggschiff der Gruppe steht in Hannover, neben der noch drei weitere Standorte und das Restaurant “Sissi & Franz” in der niedersächsischen Hauptstadt sowie ein “Cafe Extrablatt” in Freiburg zum selben Unternehmensverbund gehören. Der Ansturm auf die Plätze in den Cafes ist groß, bei schönem Wetter werden am Ende des Tages nicht selten über 2000 Gäste in einer Filiale gezählt. Um bei diesen Dimensionen den Überblick zu behalten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, unterstützt die Komplettlösung gastronovi Geschäftsleitung, Betriebsleitung und Mitarbeiter gleichermaßen. Seit 2017 setzt die Gastro-Gruppe auf die Gastronomie-Software.
“Mit gastronovi haben wir auf administrativer Ebene ein tolles Mittel an der Hand, das man braucht, um so einen großen Betrieb wie unseren zu leiten. Wir können sehr viele Arbeitsbereiche gleichzeitig abbilden, es bietet Gutscheinverkauf, Bestell- aber auch Abrechnungssystem sowie Tischreservierung in einem.”
Steckbrief ”Cafe Extrablatt” & "Sissi + Franz"
Cafe Extrablatt
Systemgastronomie mit fünf Standorten in Hannover und einer Filiale in Freiburg, Deutschland
Gastronomie: umfangreiches Angebot vom Frühstück über Mittagstisch, Kaffee und Kuchen sowie Cocktails, von Burger, Pizza, Salate, Suppe, Pasta, Wraps
Sissi + Franz
Burger-Restaurant in Hannover, Deutschland
Gastronomie: Burger, Salate und Pommes, Homemade Iced-Teas und Lemonades
Systemgastronomie mit fünf Standorten in Hannover und einer Filiale in Freiburg, Deutschland
Gastronomie: umfangreiches Angebot vom Frühstück über Mittagstisch, Kaffee und Kuchen sowie Cocktails, von Burger, Pizza, Salate, Suppe, Pasta, Wraps
Sissi + Franz
Burger-Restaurant in Hannover, Deutschland
Gastronomie: Burger, Salate und Pommes, Homemade Iced-Teas und Lemonades
Cafe Extrablatt
Hannover: Grupenstraße: 350 im Außenbereich, 250 im Innenbereich
Georgsplatz: 100 im Innenbereich, 300 auf der Terrasse
Südstadt: 150 im Innenbereich, 150 im Außenbereich
Königsworther Platz: 150 im Innenbereich, 160 im Außenbereich
Freiburg: 85 im Innenbereich, 250 im Außenbereich
Sissi + Franz
300 im Innenbereich, 90 im Außenbereich
Hannover: Grupenstraße: 350 im Außenbereich, 250 im Innenbereich
Georgsplatz: 100 im Innenbereich, 300 auf der Terrasse
Südstadt: 150 im Innenbereich, 150 im Außenbereich
Königsworther Platz: 150 im Innenbereich, 160 im Außenbereich
Freiburg: 85 im Innenbereich, 250 im Außenbereich
Sissi + Franz
300 im Innenbereich, 90 im Außenbereich
Insgesamt 330 Mitarbeiter
1 Terminal in jedem Restaurant, mehrere Bondrucker in Bar, Küche und im Außenbereich, mehrere mobile Rechnungsdrucker für Kellner, 5-10 Mobiles pro Betrieb, 7 Küchenmonitore in der Grupenstraße
In der Filiale Grupenstraße gibt es 2000 Essensbestellungen am Tag - “Wir müssen effizient arbeiten, sonst schaffen wir das enorme Pensum nicht”
350 Sitzplätze auf der Terrasse, 250 im Inneren des Cafes in der Grupenstraße. Zu Spitzenzeiten gehen in dem Gastronomiebetrieb mitten in der Fußgängerzone Hannovers schon einmal mehr als 2000 Essensbestellungen über die Theke, hinzu kommen unzählige Getränke. Die Speisekarte ist dabei umfangreich: Von Burgern, Pasta, über Suppen, Wraps und Salaten bis hin zu Kaffee und Kuchen, Eis und Cocktails bietet das Cafe Extrablatt nahezu für jeden Geschmack etwas an. Da heißt es für die Mitarbeiter im Service sowie in der Küche und an der Bar, den Überblick über die Wünsche der Gäste zu behalten. Die Anforderungen an das Personal sind immens: Schnelligkeit und Genauigkeit sind gefragt - und das rund um die Uhr. Sitzen die einzelnen Arbeitsschritte nicht, kann schnell Chaos ausbrechen.
Bei der Organisation und der Bewältigung des täglichen Ansturms können sowohl die Verantwortlichen als auch die Mitarbeiter auf die Gastronomie-Software von gastronovi zählen.
Mit der Kassensoftware von gastronovi passiert genau das nicht. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter sparen dank des Systems jede Menge Zeit ein.
“Wir müssen gerade in der Grupenstraße auch wirklich effizient arbeiten. Sonst schaffen wir das enorme Pensum nicht.”
“Wir arbeiten in der Franchise-Struktur mit vielen ungelernten Mitarbeitern und brauchen einfache Produkte, aber auch einfache Prozesse. Wir wollen die Zeit am Gast verbringen und nicht am Front Office verschwenden, weil die Bestellaufnahme zu lange dauert.”
“Unsere Kellner arbeiten dank gastronovi viel entspannter” - Viele Laufwege werden eingespart, die Kommunikation wird verbessert
“Es ist für unsere Kellner eine große Arbeitserleichterung, die wir ihnen mit dem Kassensystem an die Hand geben. Die Einarbeitung geht leicht von der Hand.”
Und auch die Laufwege, die gerade im Sommer auf den großen Terrassen der Cafes herrschen, werden dank gastronovi eingespart.
Denn die Bestellungen werden von den Kellnern mit einem Klick vom Tisch aus direkt an die Küchenmitarbeiter und an die Servicekräfte an der Bar weitergegeben. Diese können sofort ihre Vorbereitungen treffen und die gewünschten Speisen und Getränke produzieren.
Ein weiteres Geheimnis der Hannoveraner Erfolgsgeschichte: Alle Mitarbeiter sind mit ganzem Herzen bei der Arbeit und bekommen zudem die Gastgebermentalität von den Führungskräften vorgelebt. So stellt sich der Betriebsleiter auch noch gern selbst an die Spüle oder bindet sich bei Bedarf die Schürze um, um die Wünsche der Gäste entgegenzunehmen.
Ein weiteres Geheimnis der Hannoveraner Erfolgsgeschichte: Alle Mitarbeiter sind mit ganzem Herzen bei der Arbeit und bekommen zudem die Gastgebermentalität von den Führungskräften vorgelebt. So stellt sich der Betriebsleiter auch noch gern selbst an die Spüle oder bindet sich bei Bedarf die Schürze um, um die Wünsche der Gäste entgegenzunehmen.
“Wir geben unser Herzblut an unsere Mitarbeiter weiter. Trotz der Fließbandarbeit, die wir ja manchmal betreiben, vergessen wir nie, für wen wir arbeiten, nämlich für unsere Gäste.”
“Unsere Kellner können dank gastronovi viel entspannter arbeiten. Unnötiger Stress wird vermieden, weil viele Laufwege wegfallen und auch die Kommunikation zwischen Küche und Service verbessert wird. Es entstehen einfach keine Missverständnisse mehr, weil man genau das einbongt, was der Gast bestellt hat. Mit gastronovi können wir unseren Mitarbeitern ein viel besseres Arbeitserlebnis schaffen - davon profitiert letzten Endes natürlich auch der Gast.”
Mit der Tischreservierung beginnt die Zusammenarbeit mit gastronovi - So bekommen die Verantwortlichen die vielen Anfragen in den Griff
Es waren die Tischreservierungen, die Raphael Hölzer und seinen Mitarbeitern die größte Sorge bereiteten. Das Telefon klingelte nahezu den ganzen Tag unerbittlich, und damit auch zu den Zeiten, zu denen die Kellner mit dem hohen Gästeaufkommen bereits genug um die Ohren hatten. Das alte Reservierungsbuch erwies sich zusätzlich häufig als unübersichtlich. “Wir konnten die Anfragen nicht mehr bewältigen. Besonders in unserer Filiale in der Südstadt ist das Frühstücksbuffet gefragt ohne Ende”, sagt der Betriebsleiter. Überforderte Mitarbeiter und unzufriedene Gäste vor Ort, aber auch am Telefon waren das Resultat. Auf der Suche nach einer Lösung stießen die Verantwortlichen auf gastronovi. Nun übernimmt die Software den Reservierungsvorgang vollautomatisch.
"Das Tischreservierungs-Modul hilft uns sehr, all die Anfragen zu bedienen und spart jede Menge Arbeit ein. Es gefällt uns sehr.”
Dank gastronovi gehen den Verantwortlichen keine Reservierungen mehr verloren, weil das Telefon nicht besetzt ist oder weil die Mitarbeiter die Handschrift des Kollegen nicht entziffern können und aus Versehen doppelt gebucht wird. Für die Gäste ist der Vorgang ebenfalls komfortabel: Sie können zu jeder Zeit - auch außerhalb der Öffnungszeiten - online selbst eine Reservierung vornehmen und werden dabei durch das einfach zu bedienende Tool geleitet. Mit wenigen Klicks können sie ihren Wunsch abschließen und erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail zugesendet. Dabei agiert die Software intelligent: Sollte eine Reservierung in der Wunsch-Filiale zum Zeitpunkt der Anfrage nicht möglich sein, bietet sie automatisch verschiedene anderen Zeiten und Daten an. Die Reservierungen fließen nach dem Absenden automatisch in die Software mit ein und sind für die Mitarbeiter auf dem übersichtlichen Tischplan wiederzufinden. Die Tischkapazitäten liegen immer in Echtzeit vor. So können alle Mitarbeiter auf dem Tischplan genau nachvollziehen, welche Plätze noch frei sind und welche gerade durch Laufkundschaften belegt worden sind.
“Skalierbarkeit der Software ist ein großer Vorteil” - Modularer Aufbau passt sich an die individuellen Bedürfnisse an
Begeistert von der Tischreservierung, gaben die Verantwortlichen dem einstigen laut Raphael Hölzer wenig innovativ arbeitenden Kassensystem den Laufpass und wechselten komplett zu gastronovi. Neben Kassensystem, Kassenbuch und Tischreservierung setzen die Cafe Extrablätter auch auf die Kundenbindung, das Bestellsystem und das Modul Franchise.
Denn dank des modularen Aufbaus der Software können sich die Geschäfts- und Betriebsleitung die Lösung so zusammenstellen wie es sie es für ihre Betriebe benötigen.
“Der Hauptvorteil von gastronovi ist sicherlich seine Skalierbarkeit. Wir sind innerhalb der Kette ein wachsendes Unternehmen und haben die Möglichkeit, die Software jederzeit an unsere Bedürfnisse anzupassen.”
“Die Software ist bei Bedarf schnell und simpel aufgebaut, gleichzeitig kann jedoch auch ein komplexer Betrieb wie unserer sehr gut mit gastronovi abgebildet und auch mit vielen Kellnern und Küchenmonitoren gleichzeitig gearbeitet werden. Das gefällt uns sehr.”
“Wir sind sehr begeistert vom Online-Gäste-Service” - Mitarbeiter muss nicht extra für den Verkauf von Gutscheinen abgestellt werden
Neben der Tischreservierung können die Gäste weitere Dienstleistungen des “Cafe Extrablatt” bequem auf dessen Homepage abrufen. Mit wenigen Klicks können sie beispielsweise Gutscheine erwerben.
Alleine im Dezember 2018 erzielte die Filiale am Georgsplatz einen Umsatz von 5.000 Euro alleine durch den Verkauf von Online-Gutscheinen. “Dafür müsste man sonst einen Mitarbeiter komplett abstellen, der die Anfragen bearbeitet und Gutscheine ausstellt”, sagt Raphael Hölzer.
“Das Tool wird gut angenommen. Das ist eine sehr große Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter.”
Dank gastronovi ist das nicht notwendig. Alles läuft vollautomatisch ab. Der Kunde druckt seinen Gutschein gar selbst aus - oder kann den per E-Mail zugesendeten Code für seine nächste Online-Bestellung nutzen.
Und auch eine Reservierung mit gleichzeitiger Vorbestellung der Speisen sowie die Bestellung von Speisen zur Abholung sind dank gastronovi mit wenigen Klicks über die Homepage möglich.
“Das Tool war ein Selbstläufer. Wir haben den Online-Gutscheinverkauf aktiviert, online gestellt und seitdem läuft er. Es ist einfach, aber dennoch innovativ. Wir sind sehr begeistert.”
Ein Konzept für Jedermann und für jede Tageszeit - “Einen guten Kaffee trinkt man an vielen Stellen, so gut bedient wie bei uns wird man nicht überall”
“Das Cafe Extrablatt ist ein Konzept für Jedermann. Es bekommt den Spagat gut hin, von früh bis spät jedes Publikum anzusprechen. Das Geschäft läuft bei uns in Wellen ab. Wir haben mehrere Hotspots am Tag.”
“Das war für uns komplettes Neuland, in einem reinen Wohngebiet zu eröffnen. Aber wir bekommen sehr viel positives Feedback und haben sehr viele Stammgäste gewonnen. Wir zeigen, dass wir den Kontakt zu den Menschen nicht verloren haben, obwohl wir eine Kette sind. Ganz im Gegenteil: Einen guten Kaffee trinken kann man an vielen Stellen, so gut bedient wie bei uns wird man nicht überall.”
“Auswertungen helfen uns, unsere Qualität beizubehalten” - Zentrale Filialstruktur erspart jede Menge Arbeit
Was sind die Unterschiede in den Filialen? Welche Produkte laufen in der Innenstadt besser als im Außenbezirk? Welche Umsätze werden von welchen Standorten gemacht? Wie sieht der Umsatz in der Tagesverteilung aus? Raphael Hölzer liebt es, sich stets die aktuellen Umsätze mit wenig Aufwand in der Software von gastronovi anschauen zu können. Dank der zentralen Filialstruktur lassen sich Vergleiche mit einem Klick ziehen: Die Zahlen werden zudem grafisch aufbereitet in Dashboards angezeigt, so dass ein Blick genügt, um die einzelnen Standorte vergleichen zu können. Die gewünschten Parameter können die Verantwortlichen dabei individuell festlegen.
Mehrmals täglich schaut der Betriebsleiter in die Zahlen, einmal wöchentlich sitzen zudem alle Verantwortlichen zusammen und besprechen die Kennzahlen.
“Früher haben wir die Zahlen monatlich vorliegen gehabt. Heute können wir gar in Echtzeit nachschauen. Das hilft uns sehr bei der Steuerung und auch dabei, unsere Qualität beizubehalten trotz unseres enormen Wachstums. Dank gastronovi haben wir einen großen Handlungsfreiraum gewonnen.”
Der Küchenchef richtet seine Bestellungen nach den Statistiken aus und hat dank gastronovi seinen Lagerbestand besser im Griff. Welche Produkte laufen wann besonders gut? Welche sollten lieber von der Karte genommen werden? Und auch der Schichtleiter bekommt dank der ausführlichen Auswertungen ein gutes Gefühl für die Stoßzeiten und die notwendigen Mitarbeiter.
Ein weiterer Vorteil der zentralen Filialstruktur: Alle Daten müssen lediglich einmal in das System eingepflegt werden und können auf Wunsch in allen Filialen verwendet werden. So verringere sich der Verwaltungsaufwand enorm.
“Wir haben dank gastronovi große Möglichkeiten im Bereich des Controllings und der Analyse dazubekommen.”
“Da ist es eine große Erleichterung für uns, dass wir die Artikel, aber auch die Zwänge, die Optik, die Allergene und Zubereitungsanweisungen lediglich einmal zentral anlegen müssen.”
Personalkosten dank Personalmanagementsystem E2N im Blick - “So können wir reagieren und effizient arbeiten”
Die ausführlichen Auswertungen sind es auch, die Raphael Hölzer beim Personalmanagementsystem E2N Gastro schätzt. Dank der Schichtplanungssoftware haben die Verantwortlichen die Personalkosten der 330 Mitarbeiter an den sieben verschiedenen Standorten immer im Blick und können die Arbeitszeiten gut managen. Im Zusammenspiel mit gastronovi werden zudem die aktuellen Umsätze automatisch an E2N übertragen. So kann der Betriebsleiter Umsätze, Mitarbeiter und Personalkosten ganz einfach kontrollieren, Umsätze und Arbeitsstunden in Verbindung setzen und die Mitarbeiter-Auslastung überprüfen.
”Uns ist sehr wichtig, dass wir die Auswertungen nicht nur monatlich, sondern täglich vorliegen haben. Nur so gelingt es uns, zu reagieren und effizient zu arbeiten. Es ist auch in diesem Bereich sehr bequem, alles aus der Ferne anlegen zu können. Dank der App haben zudem auch die Mitarbeiter selbst mehr Kontrolle und können beispielsweise die Lohnzahlungen besser nachvollziehen.”
“Self-Ordering kann den Unterschied zur Gastronomie nebenan machen” - Einfach QR-Code scannen und Speisen selbst per Smartphone nachbestellen
Die großen Biergärten, die weiten Laufwege. Gerade zu Spitzenzeiten, wenn alle Plätze belegt sind und schon die nächsten Gäste auf einen Tisch warten, sind die Kellner gefordert - und erhalten dank des Bestellsystems von gastronovi eine große Unterstützung. Denn mit diesem können die Gäste ganz einfach per eigenem Smartphone Getränke oder Speisen bestellen. Die Bedienung in der Software ist dabei einfach und intuitiv: Zur Bestellung scannen die Gäste einfach einen QR-Code über ihr Smartphone und können per Klick Getränke und Co. nachbestellen.
In der Filiale der Grupenstraße, die mit einem sehr großen Biergarten und zwei Ebenen im Innenbereich aufwartet und zudem hauptsächlich junges Publikum anspricht, wollen die Verantwortlichen das Bestellsystem testen und dann in den weiteren Filialen einsetzen.
”Wir haben schon mit dem Self-Ordering experimentiert und wollen gastronovi im Sommer so richtig zum Rauchen bringen. Das kann den Unterschied zur Gastronomie nebenan machen. Und ist zudem eine Riesen-Erleichterung für das Personal.”
Sieben Küchenmonitore kommen alleine in der Grupenstraße zum Einsatz - “Dadurch wird der Arbeitsablauf deutlich verbessert”
Im Sommer profitieren die Mitarbeiter dann noch verstärkt vom Einsatz der zahlreichen Küchenmonitore. Sieben Bildschirme stehen ihnen in der Filiale Grupenstraße zur Verfügung, dort werden die eingehenden Bestellungen gebündelt. Drei Bildschirme geben den Überblick an der Theke für die Wünsche der Gäste im Bereich Kuchen, Cocktails und Kaffee, drei weitere Monitore bilden in der Küche die Bereiche Grill, Pizza und die Hauptausgabe ab, ein siebter Küchenmonitor dient als Auslieferungsmonitor und hilft den Kellnern dabei den Überblick zu bewahren.
Zudem können die Informationen auch dann nachgelesen werden, wenn der Papierbon verloren gegangen sein sollte.
“Durch den Einsatz der Küchenmonitore hat sich der Arbeitsablauf deutlich verbessert. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr so viel rufen und durch die Gegend laufen und haben dennoch alles im Blick. Wir legen viel Wert auf gut ausgerüstete Betriebe und moderne Technik, um das Arbeiten so angenehm wie möglich zu gestalten!”
Dabei hat der Betriebsleiter immer noch Ideen, um die Vorgänge noch effizienter zu gestalten. So hat er selbst einen Buzzer gebaut und mit der Software verknüpft, sodass die Mitarbeiter den Bondruck beim Kaffee-Monitor, der schlecht erreichbar über dem Kaffee-Vollautomaten angebracht ist, komfortabler ausführen können.
“Ich schaue den Mitarbeitern zu und spreche mit ihnen. So weiß ich, wo der Schuh drückt. Wir in Hannover haben zudem schon immer Erfindergeist bewiesen. Ich schaue, wo ich das Bestehende noch perfektionieren kann.”
Zu seinen weiteren Ideen gehört eine Art interner Messenger, den er mithilfe der Warengruppen angelegt hat. So lassen sich mit gastronovi Nachrichten eintippen und auf die Drucker senden - und alle Mitarbeiter wissen Bescheid.
Nachrichten wie “Bitte den Müll rausstellen” oder “Herr Mustermann kommt gleich, um seine Rechnung ausgehändigt zu bekommen” werden auch auf den Küchenmonitoren angezeigt.
“Per Telefon sind die Mitarbeiter oft schwer zu erreichen, aber auf den Bon schauen sie sofort. So kann ich auch direkten Kontakt zum Schichtleiter aufnehmen - und das sogar von Zuhause aus.”
Die Gastro-Kette wird noch weiter wachsen - “Wir sind mit gastronovi mit dem richtigen Produkt unterwegs”
Den Überblick nicht zu verlieren, das ist die große Herausforderung für Raphael Hölzer. Sechs Restaurants betreut der Hannoveraner bereits - weitere Betriebe sollen noch dazukommen. So möchte die Gruppe im Herbst ein “Cafe & Bar Celona” eröffnen und zudem eine weitere Extrablatt-Filiale im Hannoveraner Umland.
“Das ist an manchen Tagen schon ganz schön hart, aber ich liebe die Herausforderung.”
Mit gastronovi hat er einen verlässlichen Partner an seiner Seite, der in allen Gastronomiebetrieben zum Einsatz kommt. Innerhalb von eineinhalb Jahren wurden alle fünf Filialen des “Cafe Extrablatt” und das “Sissi + Franz” auf die Komplettlösung umgestellt, zwei Standorte wurden während dieser Zeit erst baulich fertiggestellt.
“Es spricht für gastronovi, dass alles so reibungslos funktioniert hat. Für uns steht fest, dass wir mit dem richtigen Produkt unterwegs sind. Wir sind von der ersten Stunde an gut betreut worden. Es passt einfach alles wunderbar.”
Und so wird die Komplettlösung gastronovi die Mitarbeiter des Flaggschiffs der Kette sowie denen der anderen Standorte weiterhin dabei unterstützen, den großen Publikumsansturm, der täglich in den Betrieben herrscht, zu meistern.
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