3 Tipps, mit denen Sie Ihren Schankverlust verringern und bares Geld sparen

23. Juli 2019

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Tipps & Tricks

Mehr Umsatz und weniger Verschwendung in der Gastronomie

Übervoll eingeschenkte Gläser, zerbrochene Flaschen, Freigetränke für die Freunde des Personals, Buchungsfehler, Getränkebestellungen ohne zu Bonieren: Schankverluste - mit welchen in der Gastronomie der Schwund beim Ausschank von Getränken bezeichnet wird - haben ganz unterschiedliche Ursachen. Ärgerlich ist der Verlust in jedem Fall, denn er mindert den Gewinn Ihres Gastronomiebetriebes deutlich, der Umsatzschwund kann schnell Tausende Euro im Jahr betragen. Außerdem zahlen Sie nicht selten unnötig Steuern auf den nicht gemachten Umsatz, da die Finanzämter in der Regel lediglich Schankverluste zwischen drei und fünf Prozent tolerieren. Sie sollten also versuchen, Ihre Verluste so gering wie möglich zu halten! Gemeinsam mit unserem Partner DIRMEIER Schanktechnik GmbH & Co KG, der seit über 30 Jahren Experte für Schankanlagen ist, geben wir Ihnen 3 Tipps an die Hand, mit denen Sie Ihre Schankverluste minimieren und damit Ihren Gewinn steigern können.

Wie entsteht Schankverlust?

Überschank durch Überschreiten des vorgegebenen Füllstrichs am Glas, bspw. unabsichtlich durch Stress
Starke Schaumbildung oder starkes Verspritzen beim Fasswechsel
Buchungsfehler oder vergessene Buchungen durch das Servicepersonal im Kassensystem
Bruch durch verschüttete Gläser und Flaschen
Reinigungsverlust bei Zapfanlagen und sogenannter „Nachtwächter“ (Getränke vom Vortag in der Leitung einer Zapfanlage werden weggeschüttet)
Diebstahl durch das Personal und Ausgabe von Freigetränken

3 Tipps

Wie können Sie Ihren Schankverlust verringern?

#1 | Setzen Sie auf das Zusammenspiel zwischen Schankanlage und Kassensystem

Exakte Mengen, verlässliche Abrechnungen und schnelleres Arbeiten: Mit einer Schankanlage, die Sie zudem direkt an Ihr Kassensystem anbinden können, gehen Sie auf Nummer sicher! Dabei ist es wichtig, dass das Schanksystem in einem technisch und qualitativ guten Zustand ist. Eine gute Anbindung an die Kasse ist zudem die beste Voraussetzung für eine gute Kontrolle in diesem Bereich, denn so liegen die Zahlen bei jeder Buchung und nicht erst bei der nächsten Inventur vor. So wie beim Zusammenspiel von DIRMEIER und gastronovi. Vergessene Buchungen oder ungebuchte Bestellungen gehören der Vergangenheit an! Denn Ihre Mitarbeiter können nur bonierte Getränke zapfen. Wird ein Getränk an der Kasse oder an externen Boniersystemen gebucht, erscheint diese Bonierung an der Schankanlage als virtueller Bon.

Die Schanksysteme von DIRMEIER und das Kassensystem von gastronovi arbeiten perfekt in Kombination und verringern Ihren Schankverlust auf das absolute Minimum. Der Einsatz der Schankanlage entzerrt zudem die Arbeit an der Theke und verringert Schankverlust und Wareneinsatz. Getränke wie beispielsweise Mischgetränke wie Wein- und Saftschorlen werden immer in gleichbleibender Qualität und exakter Portionierung abgegeben. Da der Vorgang automatisiert abläuft, sparen die Servicekräfte zudem jede Menge Zeit. Und können bereits das nächste Getränk vorbereiten. Zur besseren Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, an der Theke mit dem Küchenmonitor von gastronovi zu arbeiten, der die Anfragen an die Schankanlage gebündelt abbildet und dem Barpersonal einen guten Überblick bietet.

#2 | Schulen Sie Ihr Personal

Neue Mitarbeiter sollten immer wissen, wie sie am besten arbeiten können. Das hilft besonders in Stresssituationen, wenn ein kühler Kopf bewahrt werden muss. Wo stehen die Weingläser, wo die Gläser für den Aperitif? Wie ist das Mischverhältnis bei einem Aperol Spritz und wie bei einem Gin Tonic? Wie funktioniert die Zapfanlage richtig? Nehmen Sie sich Zeit und arbeiten Sie Ihr Personal gut ein: Vergessen Sie nicht, es darauf hinzuweisen, wie wichtig die Genauigkeit beim Zapfen, aber auch bei der Dokumentation sowie bei der Eingabe im Kassensystem ist. Eine große Unterstützung für neue Mitarbeiter ist die Intuitivität, mit der sich das Kassensystem von gastronovi bedienen lässt, und auch das Schanksystem von DIRMEIER ermöglicht Ihren neuen Mitarbeitern einen leichteren Einstieg, da festgelegte Mischverhältnisse automatisch auf Knopfdruck ausgegeben werden. Das zahlt sich am Ende für Sie aus - auch beim Umsatz!

Denn nicht selten sind es Unachtsamkeiten, die in Stresssituationen zu Schankverlust führen. Fehler wie ein heruntergefallenes volles Glas, eine zerbrochene Flasche, übervoll eingeschenkte Gläser oder zu starkes Schäumen, sodass häufig nachgezapft werden muss, können auch dem besten Kellner unterlaufen. Wenn sich die Vorkommnisse allerdings all zu sehr häufen, ist das ärgerlich. Und führt zu Umsatzeinbußen. Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen! Mit einer guten Vorbereitung des Personals können Sie dem ersten Stress schon einmal entgegenwirken. Entzerren Sie zudem die Arbeit an der Bar und lassen Sie so Ihre Mitarbeiter konzentrierter arbeiten. Nachlässigkeiten durch Bruch können Sie so schnell minimieren.

Unterstützung erhalten Ihre Mitarbeiter dabei in digitaler Form von der Kassensoftware von gastronovi. Dank der mobilen Aufnahme der Bestellungen sind die Getränkewünsche der Gäste in Sekundenschnelle an der Bar und können sofort bearbeitet werden. So landet das Getränk schnell beim Gast - ohne, dass weder der Mitarbeiter hinter der Bar noch die Servicekräfte hetzen müssen. Laufwege werden so ganz einfach eingespart und die Kommunikation zwischen Service und Bar verbessert. Und auch die Anleitung zur Zubereitung der Getränke können Sie in der Software hinterlegen und Ihren Servicekräften damit wertvolle Tipps an die Hand geben. Das Mischverhältnis des Aperol Spritz oder des Gin Tonics kann so jeder Mitarbeiter schnell und einfach im digitalen Rezeptbuch von gastronovi nachschlagen und so gelassener arbeiten. Eine weitere Unterstützung ist der Einsatz eines Küchenmonitors, auf dem die Bestellungen gebündelt angezeigt werden. So behalten alle Mitarbeiter die Wünsche der Gäste stets im Blick und können gezielter und stressfreier arbeiten.

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In der hochfrequentierten Extrablatt-Filiale Grupenstraße in Hannover kommen beispielsweise gleich sieben Küchenmonitoren zum Einsatz. Dabei bilden drei Bildschirme den Überblick an der Theke für die Wünsche der Gäste im Bereich Kuchen, Cocktails und Kaffee ab. Zudem können die Informationen auch dann nachgelesen werden, wenn der Papierbon verloren gegangen sein sollte.

“Durch den Einsatz der Küchenmonitore hat sich der Arbeitsablauf deutlich verbessert. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr so viel rufen und durch die Gegend laufen und haben dennoch alles im Blick.”

Raphael Hölzer, Betriebsleiter Cafe Extrablatt an fünf Standorten

#3 | Führen Sie lückenlose Aufzeichnungen

Behalten Sie Ihren Schankverlust jederzeit im Blick! Und dokumentieren Sie alle Bereiche lückenlos, in denen bei Ihnen Schankverluste entstehen. Denn das Finanzamt akzeptiert pauschale Schankverluste nur in sehr geringem Umfang, in der Regel drei bis fünf Prozent. Wenn alles konsequent dokumentiert ist, kann es auch schon einmal vorkommen, dass das Finanzamt höhere Schankverluste akzeptiert. Und Sie so bares Geld in Form von Steuern einsparen! Und das nicht zu wenig, wenn man bedenkt, dass ein Schankverlust von zehn Prozent in der Praxis realistisch ist.

Für den Fall, dass eine elektronische Schankanlage nicht möglich ist, bietet DIRMEIER ein intelligentes Controlling an, welches ohne bauliche Veränderung an der Theke auskommt. Hierbei werden alle gezapften Getränke lückenlos erfasst und stets aktuell mit den Buchungen des gastronovi Kassensystem gegenübergestellt und abgeglichen. Mengen, erlaubte Toleranzen und Zeitbereiche werden mit berücksichtigt. Vorgänge, mögliche Differenzen, Fehler und sonstige wichtige Informationen werden im vollautomatisch erstellten „Schankbericht“ zusammengefasst und zur Verfügung gestellt. Manuell erstellte Controlling-Berichte entfallen somit und Sie sparen sich Personal- und Kostenaufwand. Mit einer Schankanlage und der Software von gastronovi können Sie Ihren Schankverlust ganz einfach im Blick behalten, da Sie auf Wunsch täglich per Mail einen Bestandsbericht und eine Auswertung über Ihre Ausschankmengen erhalten. Alle Daten liegen somit immer digital vor und können dem Finanzamt auf Wunsch jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

Zu erheblichen Problemen bei der Finanzprüfung kommt es häufig, weil Personal- und Hausgetränke meist nur unvollständig erfasst werden. Um diese zu dokumentieren, können Sie Ihr Personal beispielsweise einfach mit Mitarbeiterkarten von gastronovi ausstatten, die diese als Zahlungsmittel, aber auch zur Arbeitszeiterfassung, nutzen können. So können Ihre Mitarbeiter ganz einfach im Kassensystem ihre kostenlosen Getränke bonieren oder die von Ihnen voreingestellten Rabattierungen nutzen - und Sie behalten stets komfortabel den Überblick über den Verzehr. Mit wenigen Klicks können Sie diesen bequem in den Statistiken von gastronovi nachvollziehen - und auch gegenüber dem Finanzamt vorweisen.

“Unsere Mitarbeiter nutzen die Karten gerne. Uns erleichtert gastronovi hier sehr die Arbeit.”

Sten Graf, Centermanager des Camp David Sport, Schladitzer Bucht/Rackwitz

Ebenso einfach lässt sich in der Software eine Bruchliste führen. So haben Sie alles immer digital vorliegen und können weggeschüttete Getränke bequem und schnell dokumentieren und den Verlust nachweisen. Die Bruchlisten entsprechen dabei selbstverständlich den Anforderungen der Finanzverwaltung. Ein weiterer positiver Effekt der ausführlichen Auswertungen von gastronovi ist auch das Eindämmen von Betrugsversuchen einzelner Kellner. Das hat auch Olaf Schäfer, Geschäftsführer der American Diner-Kette “Play off” mit sieben Standorten in ganz Deutschland, erfahren.

“Diebstahl war bei uns ein großes Thema. Wir haben diesen seit Einsatz der Software von gastronovi stark reduzieren können. Die Kontrolle ist einfach viel besser geworden.”

Olaf Schäfer, Geschäftsführer der American Diner-Kette “Play off” mit sieben Standorten in ganz Deutschland

Weitere Tipps, um den Schankverlust zu minimieren

Qualitativ hochwertige Schanktechnik und Leitungen
Durchlauf-/ Begleitkühlung, um Schäumen zu vermeiden
Dosier- und Ausschank-Helfer
Verwenden von moderner Getränketechnik, wie beispielsweise Fassumschaltern

Über den Tippgeber

DIRMEIER Schanktechnik GmbH & Co KG

DIRMEIER ist seit über 30 Jahren leistungsstarker Partner und Lieferant für individuelle Schanktechnik sowie bis ins Detail durchdachte Schanksysteme für jede Art und Größe von Gastronomie.

"Was dir selbst nicht gefällt, das wird auch dem Kunden nicht gefallen."

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