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Sommer, Sonne und Umsatz - Behalten Sie bei der Kalkulation einen kühlen Kopf
Laue Sommerabende können bezaubernd schön sein. Während die Beine im glitzernden Wasser baumeln und die Gespräche mit der Freundin so lustig wie immer sind, genießt man neben der Sonne genüsslich einen frisch gemixten Earl-Grey-Gin und sendet einen stillen Dank an den Bartender. Gut gemachte Cocktails und Longdrinks gehören zu einem entspannten Abend in der warmen Jahreszeit genauso dazu wie Sonnenbrille und Flip-Flops. Die Königsdisziplin an der Bar, die in süßen, bitteren, fruchtigen oder sahnigen Varianten angeboten wird, ist mittlerweile nahezu auf jeder Getränkekarte zu finden, egal ob in der Strandbar, der Kneipe nebenan oder in der Sterne-Gastronomie. Dabei sollte der Gastronom aber nicht nur das Geschmackserlebnis der Gäste im Blick haben, sondern auch die Wirtschaftlichkeit der Drinks. Denn nur mit der richtigen Kalkulation wird die Sommersaison mit den erfrischenden Getränken auch zu Ihrem Erfolg. Wir geben Ihnen 5 Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Cocktails und Longdrinks rentabel kalkulieren können.
#1 | Planen Sie alle Faktoren der Kalkulation mit ein - und starten Sie mit dem Wareneinsatz
Bei der Kalkulation spielen viele Faktoren eine Rolle: Waren-, Personal- und Raumkosten müssen bedacht, aber auch die Mehrwert-/Umsatzsteuer und der Gewinn mit eingeplant werden. Im Vorfeld sollten Sie sich mit all diesen finanziellen Aspekten auseinandersetzen und diese mit in die Rechnung einbeziehen - nur so verhelfen Sie Ihrer Gastronomie zum Erfolg.
Ganz wichtig ist die Berechnung der Wareneinsatzquote. Wer seinen Wareneinsatz nicht kennt, hat Schwierigkeiten, den Überblick über seine Zahlen zu behalten. Denn damit beginnt jede Kalkulation.
Ganz wichtig ist die Berechnung der Wareneinsatzquote. Wer seinen Wareneinsatz nicht kennt, hat Schwierigkeiten, den Überblick über seine Zahlen zu behalten. Denn damit beginnt jede Kalkulation.
“Die Wareneinsatzquote ist einer der wichtigsten Kennzahlen in der Gastronomie. Sie sollte bei Getränken nicht über 20 Prozent liegen.”
Für die Berechnung sollten Sie sich die Einkaufspreise Ihrer Zutaten genau anschauen. Zerlegen Sie Ihre Cocktails und Longdrinks in die einzelnen Komponenten und hinterlegen Sie diese mit Zahlen. Bei einem klassischen Longdrink rechnet Carsten Schröder beispielsweise mit einem Wareneinsatz von ungefähr 1,80 Euro, darin enthalten sind 4 cl der jeweiligen Spirituose sowie je nach Getränk Filler, Limette, Eis und Strohhalm. Am Beispiel Gin Tonic würde die Rechnung so aussehen:
Beispiel:
Spirituose Gin (25 Euro pro 0,7l), 4 cl pro Getränk= 1,50 Euro
+ Filler Tonic (1,50 Euro pro Liter), 16 cl pro Filling = 17 Cent pro Getränk
+ pauschal 10 Cent für Limette, Eis und Strohhalm
= Wareneinsatz 1,77 Euro
x Faktor 4 oder 5
= 7,08 bzw. 8,85 Euro
+ individueller Aufschlag
= Endpreis
Spirituose Gin (25 Euro pro 0,7l), 4 cl pro Getränk= 1,50 Euro
+ Filler Tonic (1,50 Euro pro Liter), 16 cl pro Filling = 17 Cent pro Getränk
+ pauschal 10 Cent für Limette, Eis und Strohhalm
= Wareneinsatz 1,77 Euro
x Faktor 4 oder 5
= 7,08 bzw. 8,85 Euro
+ individueller Aufschlag
= Endpreis
Wenn Sie die Aufwendungen für das Getränk nun mit dem dafür üblichen Faktor 4 oder 5 multiplizieren, erhalten Sie einen 75%- bzw. 80%-igen Gewinn. Um auch die weiteren Faktoren wie Gemein- und Personalkosten im Blick zu behalten, beziehen Sie am besten Ihren Steuerberater beim Thema Kalkulation mit ein. Dabei gilt die Grundregel: Die gesamten Raumkosten sollten nicht mehr als 15 Prozent des Netto-Umsatzes betragen, bei den Personalkosten spricht man von einer kritischen Grenze bei 35 Prozent. “Wenn die Kosten darüber liegen, geht die Gewinnmarge herunter”, sagt Carsten Schröder. Das Ziel, mindestens 20 % Netto-Gewinn-Marge zu erreichen, sollten Sie nicht aus dem Auge verlieren.
#2 | Holen Sie sich digitale Unterstützung ins Boot - und sparen Sie so wertvolle Zeit ein
Ihnen schwirrt schon der Kopf bei dem ganzen Zahlenwirrwarr? Keine Angst, Unterstützung bei der Kalkulation erhalten Sie von der Software von gastronovi. Mit dem Modul Kalkulation können Sie alle Speisen und Getränke schnell und bequem individuell kalkulieren. Dank Ihrer individuell einstellbaren Vorgaben der Wareneinsatz- und Deckungsbeitragsquote schlägt Ihnen die Software zudem automatisch den optimalen Verkaufspreis vor. Dabei können Sie die Einkaufspreise händisch eingeben, importieren (z.B. als Excel-Datei) oder in Kombination mit dem gastronovi Einkaufssystem und direkter Anbindung an Ihren Lieferanten automatisch übernehmen lassen. So sparen Sie wertvolle Zeit ein! Tobias Hartmann, Geschäftsführer des Restaurants Weingarten im Chiemgau, ist großer Fan des Kalkulationsmoduls von gastronovi. Wie so viele Gastronomen hat er in der Vergangenheit aufwendig mit zahlreichen Excel-Dateien gearbeitet und agiert seit dem Einsatz der Software viel schneller und effektiver. Der Geschäftsführer hat alle Zutaten und Rezepte in der Software eingepflegt und dank des Kalkulationsmoduls seinen Wareneinsatz für jedes Produkt stets im Blick. Zusätzlich kann er sich von der Software einen sinnvollen Verkaufspreis vorschlagen lassen.
“Mit der Kalkulation von gastronovi habe ich ein Werkzeug an der Hand, mit dem es mir gelingt, mein Geschäft zu steuern und zu lenken. Nur wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren. Die Kalkulation von gastronovi gibt mit eine absolute Planungssicherheit.”
#3 | Schauen Sie sich bei Ihren Mitbewerbern um - und bieten Sie dem Gast einen Mehrwert
“Wie viel ist der Gast bereit zu zahlen?” Diese Frage sollten Sie vor Aufstellen der Kalkulation unbedingt beantworten können. Denn die Einschätzung der Zielgruppe ist wichtig, um bei den Preisen richtig zu liegen und die Gäste in den Laden zu ziehen. In Berlin Mitte sind die Kunden beispielsweise gerne bereit, mehr für einen Cocktail auszugeben als die Bremer - und müssen es auch, da die Betriebskosten dort höher anzusetzen sind. Dabei ist es wichtig, sich auch bei der Konkurrenz umzuschauen. Was kostet ein Longdrink bei einem vergleichbaren Konzept in der Nähe? Zudem sollten Sie auch die Imagefrage beantworten. Wie möchten Sie sich positionieren und von Ihren Gästen wahrgenommen werden? Was ist Ihr Konzept und Ihre Philosophie? Eine Nobel-Bar kann natürlich viel mehr für ein Getränk verlangen als ein einfaches Gasthaus. Das gilt auch bei einer Gastronomie in einem hochpreisigen Umfeld.
“Es ist wichtig, beim competition check immer Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen und nicht ein China-Restaurant mit einer hochwertigen Bar. Wenn man im Premium-Segment arbeitet, kann man für ein Getränk auch dementsprechend mehr Geld verlangen. Aber dann muss auch alles passen: Vom Service bis hin zur Atmosphäre. Hat man sich erst ein gewisses Standing erarbeitet und der Gast seinen Mehrwert erkannt, spielt der Preis fast keine Rolle mehr.”
Wenn ein Gastronom seine Getränke in einem sonst hochpreisigen Umfeld günstig anbietet, fährt er damit nicht immer gut. Das musste auch Carsten Schröder erleben, der einen schwierigen Start mit seiner BRYK Bar in Berlin hatte.
Nach einer Erhöhung der Preise lief seine Fine-Drinking-Bar besser. Dabei muss natürlich die Qualität stimmen, Transparenz wird gerade zur heutigen Zeit von den Gästen geschätzt und gefordert: Welche hochwertigen Spirituosen setze ich ein? Werden Marken- oder No-name-Produkte für den Cocktail verwendet? Auf der digitalen Speisekarte von gastronovi können Sie mit wenig Aufwand Zusatzinformationen zu den verwendeten Zutaten hinterlegen - und so Transparenz schaffen. Carsten Schröder bietet den Kunden neben dem Fünf-Sterne-Service, der Atmosphäre und ausgefallenen Kompositionen einen zusätzlichen Mehrwert, indem er neben den Spirituosen auch im Bereich der Filler auf hochwertige Anbieter setzt. Diese Ausgaben erhöhen zwar den Wareneinsatz etwas, beeinträchtigen aber die Marge nicht groß.
“Wenn du deine Cocktails zu günstig abgibst, nehmen dir die Leute die Qualität nicht ab.”
#4 | Bieten Sie neben Cocktails auch Longdrinks an - und haben Sie die Preisänderungen Ihrer Lieferanten stets im Blick
Nehmen Sie neben Cocktails auch Longdrinks auf Ihre Getränkekarte, denn diese lohnen sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht viel mehr.
Einen Gin Tonic oder ein Moscow Mule kann auch das ungeübte Personal schnell herstellen, zumal die Mischverhältnisse im digitalen Kochbuch von gastronovi abgelegt werden und mit einem Klick angesehen werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Rezeptur der Drinks im internen Anmerkungsfeld auch auf den Produktionsbon drucken zu lassen. So unterstützen Sie ganz einfach Ihre Aushilfskräfte: Das richtige Mischverhältnis liegt sofort vor, und auch die gewünschte Anrichtung der Drinks hat der Mitarbeiter hinter der Bar sofort und bequem vorliegen, sodass er diese direkt zubereiten kann.
“Cocktails sind relativ aufwendig im Haushalten: Das Mixen bindet Personal und Zeit. Zudem kann relativ viel falsch gemacht werden. Die Qualitätssicherung muss demnach viel höher sein. Der Verkauf von Longdrinks ist im Vergleich dazu viel effektiver. Sie sind schnell und einfach herzustellen.”
Dieses Vorgehen können Sie natürlich auch für die Cocktails übernehmen, die allerdings viel anspruchsvoller in der Zubereitung sind, da die Servicekräfte in den meisten Fällen mit dem Shaker hantieren müssen. Zudem ist der Wareneinsatz beim Longdrink in der Regel geringer. Und je geringer der Wareneinsatz ist, desto höher fällt natürlich auch Ihr Gewinn aus. Achten Sie deswegen auch immer auf die Preise Ihrer Lieferanten. Jeder Cent, den Sie beim Kauf der Spirituose heraushandeln, landet in Ihrem Geldbeutel. Bei Preiserhöhungen liegt konsequenterweise das Gegenteil vor. Im Bereich des Einkaufs können Sie ebenfalls auf die digitale Unterstützung von gastronovi setzen.
Die Software zeigt Preisänderungen bei direkter Anbindung an den Lieferanten sofort im Rezept an, die Preise liegen dabei immer aktuell vor. Wenn sich durch eine Preisänderung Ihre eingestellten Wareneinsatz- oder Deckungsbeitrag-Vorgaben nicht mehr halten lassen, werden Sie automatisch von der Software gewarnt. So haben Sie die Rentabilität Ihrer Getränke jederzeit bequem im Blick - ohne etwas dafür tun zu müssen - und können gegebenenfalls nachjustieren.
“Die unterschiedlichen Marktpreise kann man unmöglich alle im Kopf haben. Da ist gastronovi sehr hilfreich.”
“Nur wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren: Die Portionen verkleinern, etwas von der Speisekarte streichen, weil es nicht mehr rentabel ist oder die Preise erhöhen.”
#5 | Schauen Sie regelmäßig in Ihre Zahlen - und haben Sie alles unter Kontrolle, selbst wenn Sie nicht vor Ort sind
Wie läuft der Gin-Wermut-Campari-Aperitif Negroni, den Sie neu auf die Karte genommen haben? Wie kommt die Cocktail-Happy Hour an? Welche Drinks werden von den Gästen nicht so gerne bestellt? Welche Cocktails laufen in den kalten Monaten am besten und welche in den heißen? Überprüfen Sie regelmäßig, wie Ihre Getränkekarte bei Ihren Gästen ankommt, aber auch ob Umsatz und Auslastung Ihrer Gastronomie stimmen. Mit dem ausführlichen Statistikteil von gastronovi haben Sie Ihre Zahlen immer im Blick - und das mit wenigen Klicks. Im gastronovi Cockpit können Sie sich zudem individuelle Dashboards erstellen lassen, mithilfe deren grafischer Darstellung Sie die Umsätze rasch interpretieren können. Dabei liegen diese in Echtzeit vor. Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat? Wie hat er sich über die Zeit verteilt? Und mit welchen Positionen wurde er erzielt? Reagieren Sie so umgehend, wenn ein Cocktail nicht gut ankommen sollte oder der Umsatz nicht stimmt.
“Die Auswertungstools sind sehr professionell. So erhält man die volle Transparenz, wie es läuft und muss sich nicht erst durch verschiedene Insel-Lösungen jonglieren.”
“Mit der Software ist man sehr nah dran am realen Geschehen im Betrieb, auch wenn man mal nicht in der Bar vor Ort ist. Zum Glück brauchen wir die harte Kontrolle im BRYK nicht. Wenn ich in meiner vorherigen Anstellung als operativer Leiter im FELIX (Berliner Club-Restaurant) schon mit gastronovi gearbeitet hätte, hätte ich mir bei manchen Aufgaben 80 % Prozent der aufgewendeten Zeit einsparen können und wäre wesentlich schneller in der Umsetzung gewesen.”
Machen Sie die Sommermonate mit der richtigen Kalkulation zu Ihrer Saison. Bieten Sie Ihren Gästen ein tolles (Geschmacks)Erlebnis - und profitieren Sie selbst ebenfalls davon. Die All-in-one-Software von gastronovi unterstützt Sie gerne dabei.
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