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Kassensystem im Einsatz bei Karnevalsveranstaltung in Kottenheim - Gäste können viel schneller bedient werden
Es wird gefeiert, geschunkelt und gelacht. Wenn die fünfte Jahreszeit eingeläutet wird, geht in dem kleinen Örtchen Kottenheim in Rheinland-Pfalz die Post ab. An fünf Wochenenden in Folge versammeln sich die feiernden Jecken im Bürgerhaus zur Prunksitzung. Damit die zahlreichen verkleideten Hexen, Clowns und Einhörner an den langen Tischreihen schnell bedient werden können, setzt der Karnevalsverein auf das Kassensystem von gastronovi.
“Wir haben nach einer effizienten Lösung für unseren einst langwierigen Bestellprozess gesucht und gastronovi gefunden. Alle aus dem Team sind Feuer und Flamme. Die Arbeit mit der Kassensoftware klappt wirklich super.”
Steckbrief Kottenheimer Karnevalsgesellschaft 1913/14 e.V.
Karnevalsverein in Kottenheim, Rheinland-Pfalz
530 Sitzplätze
Verkauf von Getränken und kleinen Snacks
Verkauf von Getränken und kleinen Snacks
6 Service-Mitarbeiter
1 Hauptkasse, 3-4 Tablets, 1 Bondrucker
gastronovi hat auch die einstigen Digitalisierungs-Gegner überzeugt - Wege werden durch den Einsatz des Kassensystems extrem verkürzt
Der Digitalisierung standen nicht alle Mitglieder des Karnevalsvereins positiv entgegen - im Gegenteil. Nora Herschbach, seit sechs Jahren im Vorstand des Vereins, und ihre Mitstreiter mussten lange für den Einsatz der Kassensoftware kämpfen. Im Jahr 2016 war es dann soweit. Und die Einführung der Digitalisierung ein großer Erfolg: Nach der ersten Saison mit gastronovi gab es viele glückliche Gesichter beim Karnevalsverein.
“Die Zufriedenheit der Kunden ist extrem hoch. Im ersten Jahr war es sehr amüsant zu beobachten: Die Servicekräfte waren 30 Sekunden nach Bestellaufnahme schon wieder am Gast, und die Leute haben geguckt wie ein Auto. Das war für uns eine Riesenbestätigung, den richtigen Schritt gegangen zu sein”
530 Jecken gilt es an fünf Abenden im Jahr zu versorgen. Die erhöhte Schnelligkeit war eins der Ziele, die die Verantwortlichen im Vorfeld ausgegeben hatten. Mit dem Einsatz der Komplett-Softwarelösung sind die Wege, die die Bedienungen zurücklegen müssen, viel kürzer geworden. Drei der sechs Servicekräfte, die in der meist ausgebuchten Halle arbeiten, sind mit Tablets ausgestattet, nehmen die Bestellungen der Gäste entgegen und senden sie direkt von den langen Tischreihen aus per Klick an die Bar. Die drei anderen Service-Mitarbeiterinnen agieren als Läuferinnen und bringen die Getränke und Snacks wie Käsewürfel oder Salzstangen zu den Gästen. “Es gibt einige Buttons und Kniffe in der Kasse, die die Arbeit noch erleichtern. Der Kundenservice von gastronovi hat uns sehr unterstützt. Ihn können wir nur loben. Wir haben ja doch etwas speziellere Anforderungen als ein Restaurant”, sagt Nora Herschbach. Neben der Software trägt auch ein weiterer neuer Kniff des Karnevalsvereins zur schnelleren Bedienung bei: Eine bei Bedarf eingeschaltete Lampe am Tisch zeigt den Kellnerinnen an, dass der Gast einen Wunsch hat.
Wünsche können sofort an der Bar bearbeitet werden - “Mit gastronovi Manpower eingespart”
Vor dem Einsatz der digitalen Kasse war die Arbeit der Servicekräfte mühsamer: Die Bestellungen wurden händisch am Tisch aufgenommen, an der Bar abgegeben und dann zum Gast gebracht. “Das hat immer ewig gedauert, bis die Gäste ihre Getränke hatten. Wir sind gar nicht hinterhergekommen. Und wenn es dann noch Fehlbestellungen gegeben hat, war die Katastrophe perfekt”, sagt Nora Herschbach. Mittlerweile ist die Wartezeit nur noch kurz. Denn direkt nach der Bestellaufnahme liegen die Wünsche der Gäste bereits an der Bar bereit und können sofort von den Mitarbeitern vorbereitet werden.
“Kurze Wege sind uns extrem wichtig. Wir konnten mit gastronovi zudem Manpower einsparen.”
Nach drei Stunden wird das erste Mal abgerechnet - Transparenz beim Bezahlvorgang hilft Vertrauen bei den Gästen aufzubauen
Falsche Getränke-Lieferungen an den Plätzen kommen zudem seit dem Einsatz der Kassensoftware so gut wie gar nicht mehr vor. Denn die einstige, unübersichtliche Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an. In der Kassensoftware lassen sich die Bestellungen bequem nachvollziehen. Alle 530 Einzelplätze sind auf dem Tischplan in der Software von gastronovi angelegt, die Bestellungen können über die numerische Auswahl schnell und bequem aufgenommen und die Wünsche der Gäste den einzelnen Plätzen an den lang aneinandergereihten Saal-Tischen zugewiesen werden. Die Übersichtlichkeit der Bestellungen nutzen auch die Gäste gerne beim Bezahlvorgang.
“Jeder kann mit in das Tablet schauen und kontrollieren, welche Getränke wann bestellt worden sind. Die Transparenz ist viel wert und hilft, Vertrauen aufzubauen. Die Kundenzufriedenheit ist hoch”
Die erhöhte Transparenz schätzen auch die Kellnerinnen, die keine Befürchtungen mehr haben müssen, dass ihr Portemonnaie am Ende des Abends nicht stimmt. Die Abrechnung der Gäste erfolgt dabei das erste Mal zur Mitte der Damensitzung nach drei Stunden. “So minimieren wir das Risiko für unsere Kellnerinnen und uns, dass einer der Gäste versehentlich ohne zu bezahlen nach Hause geht”, sagt Nora Herschbach. Dabei sind die Verantwortlichen bemüht, dieses Vorgehen noch zu optimieren. “Es wäre natürlich viel entspannter für uns, wenn wir wüssten, wer an welchem Platz sitzt und der Gast dann den Abend einfach auf Rechnung verbringen kann oder am Ende mit Karte zahlt.” Eine Möglichkeit wäre die Nutzung der in der Kassensoftware angelegten Kundenkartei, mit der die Bedienungen die Bestellungen personalisiert direkt auf den Gast buchen könnten. So könnten bei Bedarf die Rechnungen per E-Mail an den Gast gesendet werden, der dann bequem per Überweisung bezahlen kann. Eine Möglichkeit, die die Verantwortlichen gerne in Zukunft umsetzen möchten.
Kleine Karnevalshochburg in Rheinland-Pfalz - Veranstaltungen sind immer ausgebucht
Showtanz, Büttenreden, Live-Musik und Tanz - die Damensitzungen des Kottenheimer Karnevalsvereins stehen denen der Jecken aus dem viel berühmteren, eine Stunde entfernten Köln in nichts nach. Über 160 Akteure stehen an fünf Sitzungstagen in Kottenheim auf der Bühne, darunter viele Eigengewächse aus dem Verein, untermalt wird die Show mit Musik von der eigenen Live-Band. “Wir sind eine kleine Karnevalshochburg”, sagt Nora Herschbach nicht ohne Stolz. Das Dorf 30 Kilometer von Koblenz entfernt hat gerade einmal 3000 Einwohner, mehr als 450 davon sind Mitglied in der »Kottenheimer Karnevalsgesellschaft 1913/14 e.V.«. Anfangs fanden die Veranstaltungen in der Turnhalle statt, mittlerweile werden sie im Bürgerhaus ausgetragen. “Wir arbeiten ein Jahr lang auf die Veranstaltung hin. Nach Weihnachten bauen wir bereits alles auf, am ersten Januarwochenende sind wir dann bereit für den Ansturm. Wir sind immer ausgebucht, und dass schon im November/Dezember. Das ist mittlerweile ein Ganzjahresjob geworden”, sagt Nora Herschbach.
Fünf Prunksitzungen an fünf Wochenenden in Folge - Kassensystem für drei Monate im Einsatz
Sechs Stunden lang dauern die Prunksitzungen, die an fünf Wochenenden in Folge stattfinden. Genau für diese Zeit nutzen die Verantwortlichen die Kassensoftware von gastronovi - und profitieren dabei von der monatsweisen Abrechnung des Systems. Ein zusätzlicher Vorteil: Bei Bedarf können die Verantwortlichen schnell reagieren und weitere Kassenlizenzen für eine oder mehrere Wochen dazubuchen. Mit nur einem Klick in der Kassensoftware von gastronovi lässt sich die zusätzliche Lizenz, die nach einer Woche automatisch endet, aktivieren. Dank der Hardwareunabhängigkeit von gastronovi kann jedes Tablet oder Smartphone zum Kassieren genutzt werden.
Kassenbetrieb kann auch im Offline-Modus arbeiten - Den simulierten Ernstfall ohne Internet gut überstanden
Die langsame Internetverbindung im Ort war anfangs die größte Sorge des Teams. Was passiert, wenn das Internet völlig ausfällt? Um die Verantwortlichen zu beruhigen, ließen sie die Mitarbeiter den Ernstfall bereits während des laufenden Betriebs simulieren: Bei der Sitzungs-Generalprobe deaktivierten sie übergangsweise die Internetverbindung - und nahmen die Bestellungen einfach im Offline-Modus auf. Denn die cloudbasierte Kassensoftware von gastronovi läuft auch im Offline-Modus einwandfrei. Selbst bei einer nicht funktionierenden Internetverbindung kann bei bereits geöffneten Schichten komfortabel weiter kassiert werden. So können Bestellungen weiterhin aufgenommen und an die Bar gesendet werden. Alle Buchungen werden dabei zwischengespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Internetverbindung wieder steht, verschlüsselt an die Cloud übertragen. “Wir haben anfangs Blut und Wasser geschwitzt, aber es hat alles einwandfrei funktioniert. Wir sind sehr beruhigt, mit gastronovi zu arbeiten”, sagt Nora Herschbach.
Auf der Sitzung herrscht Weinzwang - Dank gastronovi könnte bald wieder Bier ausgeschenkt werden
350 bis 400 Weinflaschen gehen an einem Abend über die Theke, hinzu kommen unzählige Softdrinks und Sekt. Bier wird während der Karnevalssitzung nicht ausgeschenkt. Es herrscht Weinzwang. “Das ist eine alte Tradition. Bier gibt es nur alkoholfrei und als Radler”, lacht Nora Herschbach. Der Hintergrund ist ein ganz einfacher: Das Bier wurde zu schnell getrunken, die Servicekräfte kamen mit den Bestellungen nicht mehr hinterher. “Das war einfach nicht machbar. Mit gastronovi hätten wir jetzt keine Probleme mehr, da der Bestellvorgang nicht mehr so viel Zeit benötigt. Aber noch halten wir an der alten Tradition fest. Mal gucken, ob es bei uns bald wieder Bier gibt.”
Rezeptbestände in der Kasse einsehbar - “Auswertung per Knopfdruck ist wirklich eine Arbeitserleichterung”
Welcher Wein wird am meisten verkauft? Welche Softdrinks erzielen den höchsten Absatz? Und wie viele Flaschen müssen für die nächste Sitzung geordert werden? Dank der Funktion “Rezeptbestände” können die aktuellen Bestände jederzeit mit einem Klick in der Kasse überprüft werden. Diese liegen immer in Echtzeit vor: Sobald der Kellner eine Flasche Weißburgunder in der Kasse angenommen hat, wird diese vom Bestand abgezogen. Die vorhandene Ware wird dabei mit einer farblichen Kachel direkt auf der Kassenoberfläche angezeigt.
“Es ist natürlich auch für die Vereinsleitung toll, die Kontrolle zu haben, welche Getränke an die Kunden rausgegangen sind. Schließlich ist das ein großer Kostenfaktor.”
“Es ist natürlich auch für die Vereinsleitung toll, die Kontrolle zu haben, welche Getränke an die Kunden rausgegangen sind. Schließlich ist das ein großer Kostenfaktor.”
“Es ist toll, wie einfach nun die Auswertung der Bestände funktioniert. Zuvor mussten wir am Sonntagvormittag immer die Flaschen zählen - und das war wirklich nervig. Jetzt zeigt uns das System alles mit einem Knopfdruck an. Das ist eine totale Arbeitserleichterung.”
Abrechnung dank gastronovi einfacher für Kassenwart - Extra-Speisekarten für die Prinzengarde und den Vorstand
Eine große Arbeitserleichterung erfährt auch der Kassenwart: Dank gastronovi ist die abschließende Abrechnung einfacher geworden. In der Kasse lassen sich alle Bestellungen leicht nachvollziehen. Denn den aktiven Vereinsmitgliedern werden an dem Abend kostenlose Getränke zur Verfügung gestellt, die einzelnen Kooperationen können zudem anders als die Gäste im Saal belegte Brötchen und andere warme Snacks aus einer kleinen Speisekarte wählen. Über einen Extra-Tisch in der Software sowie einer Extra-Speisekarte können die Bedienungen die Bestellungen der VIP-Gäste bequem aufnehmen. Dieser Verzehr wird somit gesondert in der Kasse gebucht. “So ist das auch gut nachvollziehbar für die Steuererklärung vorbereitet”, sagt Nora Herschbach.
Prozesse sollen weiter optimiert werden - Verkaufsstände arbeiten noch mit Barverkauf
Die Leiterin des Saalservices ist ein großer Fan der Digitalisierung in der Gastronomie und sie hat noch viel vor. So will sie die Prozesse im Hintergrund der Prunksitzung noch weiter optimieren. Denn die Verkaufsstände außerhalb des Saals, die in der Pause Würstchen und Leberkäse anbieten, arbeiten bislang noch ganz klassisch mit Block und Stift. “Es wäre toll, wenn wir auch hier den Bestand immer einfacher im Auge hätten. Die Arbeit mit einer digitalen Kasse in diesem Bereich wäre ebenfalls ein großer Fortschritt.” Noch müssen sich Nora Herschbach und ihre Mitstreiter ein wenig gedulden. Aber das kennen sie ja bereits - und freuen sich schon jetzt auf die staunenden Augen und begeisterten Stimmen des Vorstands und der Gäste. gastronovi sei Dank.
Impressionen
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