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Dorfladen “De Höker” spart mit der Komplett-Software jede Menge Zeit ein - Lieferanten-Schnittstelle zu Selgros bringt große Erleichterung
Martina und Peter Kaven haben viele Ideen. Das Ehepaar betreibt einen bunten Gemischtwarenladen mit unterschiedlichen geschäftlichen Standbeinen in dem kleinen Ort Heidmühlen. Neben mobilen Massagen bieten sie dort die Bedruckung von Tassen sowie Textilien an, betreiben ein Bistro und verkaufen Lebensmittel. Um genügend Zeit für alle Tätigkeiten sowie ihre Kunden zu haben und nicht den Überblick zu verlieren, setzen die beiden Schleswig-Holsteiner auf die Komplett-Software von gastronovi.
“Wir sind hellauf begeistert von gastronovi. Durch den Einsatz der Software ist der Zeitaufwand in vielen Bereichen viel geringer geworden und wir haben deutlich mehr Zeit für andere Dinge. Wir sparen bestimmt zwei bis drei Stunden am Tag durch die Nutzung von gastronovi ein.”
Steckbrief “De Höker”
Lebensmittelladen mit unterschiedlichen geschäftlichen Standbeinen in Heidmühlen, Deutschland
Verkaufsraum, 8 Plätze im Innenbereich, 8 Plätze auf der Terrasse, Produktionsraum
2 Mitarbeiter
1 Tablet, 1 Scanner, 1 PC
Der Höker ist die einzige Einkaufsmöglichkeit im Dorf - Massagen, Bistro, Lebensmittel und die Bedruckung von Schildern, Shirts und Tassen
Martina und Peter Kaven waren schon immer erfinderisch. Als eine chronische Krankheit den Berufskraftfahrer zum Ende seiner Fahrten zwang, gründete er gemeinsam mit seiner Frau die Firma “Lucky Stone”, bei der sie Schilder aller Art herstellen, Becher bedrucken und T-Shirts, Trikots und Poloshirts besticken oder beflocken. Und das alles vom heimischen Küchentisch aus. Seine Frau hatte bereits zuvor mit einer mobile Massagepraxis den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt. “Als der hiesige Höker hier im Ort aufgegeben hat, haben wir dessen Produktionsstätte übernommen, weil es bei uns zu Hause einfach zu eng wurde. Da wurden wir vom Bürgermeister gebeten, doch bitte auch Lebensmittel anzubieten”, erzählt Peter Kaven.
Denn in dem kleinen Ort mit seinen 674 Einwohnern, 20 Kilometer von Bad Segeberg entfernt, gibt es wie in so vielen Dörfern keinerlei Einkaufsmöglichkeiten mehr, lediglich ein Café im Ort bietet an den Wochenenden Torten und Kuchen an. So wurde aus “Lucky Stone” schließlich “De Höker”: Der Name geht dabei auf die frühere Bezeichnung eines Kleinhändlers zurück, der lediglich so viel Ware mit sich führte, wie er auf dem Rücken tragen konnte. Martina und Peter Kaven sind mittlerweile froh darüber, auch Lebensmittel im Sortiment zu haben. “Wir hätten nie gedacht, dass das so gut angenommen wird. Wenn eines unserer Standbeine gerade einmal nicht läuft, dann wiegen es die anderen wieder auf. Das ist ja gerade das Tolle”, sagt er.
Von der Mausefalle bis zum belegten Brötchen ist alles im System - “Müssen keine Preise mehr im Kopf haben. Das ist eine große Erleichterung”
Alle 550 Artikel, die es in dem kleinen Laden gibt, hat der Inhaber in der Kassensoftware von gastronovi aufgenommen. Sobald neue Ware ankommt, pflegt Peter Kaven diese mit wenigen Schritten selbst in das System ein und ist so immer auf dem neuesten Stand. Von Lebensmitteln wie Kaugummis, Marmelade, Getränken, Backpulver, Joghurt und Spaghetti über Non-Food-Artikel wie Mausefallen, Grillanzünder, Shampoo, Seife, Toilettenpapier und Wattestäbchen bis hin zu belegten Brötchen, Tiefkühlsachen, Briefmarken und Gewürzen. Die Bedienung der Software ist dabei intuitiv und einfach gehalten. “Das war im Vorfeld Fleißarbeit, alle Artikel samt Code in das System zu pflegen. Aber jetzt, wo alles steht, geht es dafür umso schneller”, sagt Peter Kaven.
“Die Arbeit mit gastronovi gefällt uns super. Wir müssen keine Preise mehr im Kopf haben, sondern können alles einfach einscannen. Das ist eine große Erleichterung.”
Mittagstisch mit EAN-Code ganz einfach in das System buchen - Lange Wartezeiten gibt es seit Einsatz der Software nicht mehr
Lange Wartezeiten gibt es bei “De Höker” nun nicht mehr. Dank des intuitiv zu bedienenden Kassensystems von gastronovi können die Wünsche der 80 bis 100 Kunden, die täglich in den Laden kommen, schnell abgewickelt werden. Mithilfe des Barcode-Scanners wird die Ware in das Kassensystem eingescannt und kann anschließend vom Kunden bezahlt werden. Die Scanner-Funktion nutzt Peter Kaven auch bei Bestellungen des angebotenen Mittagstisches. Für diesen hat er sich spezielle EAN-Codes angelegt und bucht die Wünsche der Gäste über die von ihm angefertigte Mittagstischkarte bequem und schnell in das System ein und kann diese hier auch verwalten. Mithilfe des in der Software angelegten Tischplans können die Kavens die bestellten Speisen auf die Tische der Gäste buchen und behalten so jederzeit den Überblick, welche Gerichte bestellt worden sind und welche Rechnungen noch ausstehen. Zu den Stammkunden gehören viele Handwerker, die die frisch vor Ort gebackenen Brötchen am Morgen und das selbstgemachte Mittagessen schätzen. Zudem bestellen auch viele Rentner das Essen bei “De Höker” vor und lassen sich den Mittagstisch liefern.
“Kassenbuch wird dank gastronovi fast automatisch geführt” - Vorlagen erleichtern die Erfassung von Bargeldbewegungen
Vor der Umstellung auf gastronovi im Oktober 2018 hat das Ehepaar mit einer klassischen Registrierkasse gearbeitet. Der Schritt in die Digitalisierung erleichtert die Arbeit in dem Gemischtwarenladen sehr. So können die Kavens das Geschäft mit den zahlreichen Standbeinen nun ganz alleine betreiben. Dabei verlief die Umstellung ohne Probleme.
So auch die Funktionen des Kassenbuchs. Alle Bargeldbewegungen werden in diesem festgehalten, die Barumsätze im Kassensystem werden dabei automatisch angelegt, mit einer Rechnungsnummer versehen und nach Steuersätzen getrennt abgebildet.
“Die Hilfsbereitschaft aus dem Support-Team von gastronovi war wirklich super. Wenn wir Fragen hatten, wurde uns immer alles umfassend erklärt.”
Zusätzlich arbeiten die Kavens mit zahlreichen Kassenbuchvorlagen, in denen sie Buchungstexte sowie Steuersätze und Kontoinformationen bereits vorab festgelegt haben, um Bewegungen wie Wechselgeld, Personal- und Tankkosten im Alltag schnell manuell festhalten zu können. Die Daten werden buchungsfertig für den Steuerberater geliefert.
“Das Kassenbuch wird nun dank gastronovi fast automatisch geführt. Das ist eine Riesenerleichterung für uns. Wir haben nun nicht mehr viel mit der Buchhaltung zu tun. Meine Frau druckt abends den Z-Bon aus, zählt die Kasse und macht dann den Abschluß. Und das wars dann. Alles andere macht ja gastronovi."
Komfortable Bestellung beim Großhändler Selgros - Schnittstelle zum Einkaufssystem bringt viele Vorteile
Jede Menge Zeit spart der Einzelhändler mit angeschlossener Gastronomie, seitdem er die Schnittstelle zum Großhändler Selgros nutzt. Vor dem Einsatz der Software hat Peter Kaven den Einkauf selbst beim Großhändler oder in anderen Lebensmittelgeschäften getätigt. Er hat im Vorfeld Angebote eingeholt und Preise verglichen, dann den Einkauf getätigt und schließlich die Rechnungen kontrolliert. “Das war immer eine elende Gurkerei. Es hat uns jede Menge Zeit und Sprit gekostet. Das ist jetzt mit gastronovi natürlich sehr komfortabel”, sagt er. Ein paar Klicks am Rechner - und jeden Dienstag und Donnerstag steht der Lastwagen von Selgros in Heidmühlen vor der Tür und liefert die gewünschte Ware. Alle Artikeldaten von Selgros wie auch Allergene, Zusatzstoffe und Herkunftsländer werden dabei automatisch im Kassensystem übernommen, sodass die Artikelpflege für Peter Kaven entfällt. Sollte sich ein Preis ändern, wird dieser zusätzlich automatisch im System aktualisiert, sodass der Inhaber des Dorfladens immer auf dem aktuellen Stand ist.
Über das gastronovi Einkaufssystem werden aber auch die anderen Lieferanten der Kavens wie die Großbäckerei und die ortsansässigen Bauern, die Kartoffeln und Eier in dem Gemischtwarenladen anbieten, gebündelt, sodass sie den Einkauf zentral über ein System abwickeln können. Dabei können sie bei der Bestellung intuitiv vorgehen: Die Software splittet die Wünsche der Kavens dann automatisch nach den vorher festgelegten Lieferanten. Mit gastronovi erhalten die Inhaber jederzeit den Überblick, welche Einkäufe sie getätigt haben und welche Ausgaben auf sie zukommen - und können dank der übersichtlichen Anzeige in der Software die Ware bei Eintreffen schnell und einfach kontrollieren. Abweichungen können sie dabei gleich im Einkaufssystem notieren.
Zahlreiche Statistiken sind mit einem Klick abrufbar - “Wir haben noch viele Ideen”
Die aktuellen Umsätze können die Kavens mit einem Klick in der Software ansehen. Und in den umfangreichen Statistiken von gastronovi nachsehen, wie der Laden läuft. Wie sieht der Vergleich zum Vormonat aus? Wie viele halbe Hähnchen wurden zum Mittagstisch verkauft? Welche Lebensmittel laufen nicht und könnten aus dem Sortiment genommen werden? Alle Daten liegen in Echtzeit vor - und können dank der Cloudbasiertheit der Software von überall eingesehen werden. Zu Gute kommt den beiden Unternehmern auch der modulare Aufbau der Software: Denn so können sie die Bausteine der Komplettlösung nutzen, die sie auch wirklich benötigen und bei Bedarf jederzeit erweitern. So wollen sie im “De Höker” in Zukunft auch die Module Warenwirtschaft und Kundenbindung einsetzen - und sich die Arbeit noch weiter erleichtern. “Wir wollen ja nicht so klein bleiben, sondern uns weiter vergrößern. Wir haben noch viele Ideen”, sagt Peter Kaven. Auf die Unterstützung von gastronovi können sie dabei auf jeden Fall bauen.
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