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“gastronovi macht die Arbeit für alle viel entspannter”
Im Hotel Eden Spiez gelingt der Spagat zwischen Individual- und Businesskunden - Dank der Kassensoftware schneller in Küche und Service
Im Hotel Eden in Spiez malt die Natur die schönsten Bilder an die Wände: Die verschneiten Gipfel der Berner Alpen in der Ferne, grüne Wiesen rundherum, das tiefblaue, glitzernde Wasser des Thunersees, das pittoreske Schloss im nahegelegenen Dorf und der prächtige Hotelgarten mit seinen 450 Rosenstöcken. Den Blick in die Natur können die Gäste dank der großen Panoramafenster fast überall in dem Schweizer Vier-Sterne-Superior-Hotel genießen. Doch nicht nur bei Urlaubern ist das Hotel in der idyllischen Spiezer Bucht ein beliebtes Ziel, sondern auch bei Geschäftskunden. Denn die Lokalität wartet mit einem eigenen Tagungszentrum auf und bietet zusätzlich ein umfassendes Wellnessangebot. Der Spagat zwischen den unterschiedlichen Gästegruppen gelingt den Verantwortlichen - das Hotel ist ganzjährig gut gebucht. Um stets den Überblick bei den hohen Anforderungen zu halten, setzen die Verantwortlichen auf die Cloud-Softwarelösung gastronovi. “gastronovi macht die Arbeit für alle viel entspannter”, sagt Vize-Direktor Patrick Jäger.
Steckbrief Hotel Eden
Vier-Sterne-Superior-Hotel in Spiez, Schweiz
45 Zimmer und 3 Appartements, Tagungszentrum, großer Wellness-Bereich, Gourmet-Restaurant, Bistro-Bar, Seeterrasse, Wintergarten, Rauchersalon, Bibliothek, Vinothek
Restaurant 55 Sitzplätze, Bar 66 Sitzplätze, Terrasse 54 Sitzplätze, Bankett 42 Sitzplätze
Restaurant 55 Sitzplätze, Bar 66 Sitzplätze, Terrasse 54 Sitzplätze, Bankett 42 Sitzplätze
10-12 Mitarbeiter
3 Terminals, 1 Tablet
Multifunktionale, flexible, cloudbasierte Software - Keine hohen Wartungskosten mehr
“gastronovi hat auf Anhieb fast alle Kriterien erfüllt, nach denen wir gesucht haben. Wir wollten eine Software, die modern, dynamisch und cloudbasiert ist. Und außerdem multifunktional und flexibel. Das alles haben wir mit gastronovi bekommen”, sagt Patrick Jäger, der für den Bereich Food und Beverage zuständig ist. Ende 2016 stellten die Verantwortlichen auf gastronovi um, auch weil das alte Kassensystem mit seinen hohen Wartungskosten nicht mehr tragbar war. gastronovi hingegen ist dank der Cloudbasiertheit immer auf dem aktuellsten Stand, ganz ohne aufwendige Installationen von Updates und versteckte Kosten.
“Wir haben uns mit gastronovi stark verbessert, vor allem im Back Office.”
Baufälliges Hotel wird zur besten Adresse am Platz - Business- und Privatkunden werden angesprochen
Lange Zeit sah es nicht danach aus, dass das Traditionshotel, das einst 1903 eröffnet wurde, überhaupt wiederbelebt wird. Das Haus am sonnenverwöhnten Hang über der Spiezer Bucht war bereits Jahre geschlossen und längst baufällig. Die Abrissbirne drohte. Doch dank der jetzigen Besitzerin Lisbeth Mathys kam es ganz anders: Sie machte aus dem Klotz nach umfassenden Renovierungsarbeiten eine der besten Adressen am Platz. Dabei ändert das im September 2006 wiedereröffnete Hotel stetig sein Gesicht. Zunächst als Single-Hotel angedacht, setzen die Verantwortlichen mittlerweile auf Individualgäste und Geschäftskunden. 2010 wurde ein Kongress- und Seminartrakt mit mehreren Tagungsräumen, einer eigenen Rezeption und einem Parkhaus gebaut. “Wir schaffen den Spagat zwischen Erholung und Arbeit und sprechen Business- und Privatkunden gleichzeitig an”, sagt Patrick Jäger und fügt an: “Es ist ein Hotel mit allen Annehmlichkeiten, die man sich denken kann. Ein Ort für Wellness und Genuss.”
Mit einem Klick zur Gesamtrechnung dank der Schnittstelle zu protel - “Software ist selbsterklärend, so gut wie keine Einarbeitung notwendig”
Der Wellnessbereich wurde 2017 noch einmal vergrößert, eine neue Seeterrasse mit Blick in die Berge ist ebenfalls entstanden. Viele Hotelgäste nutzen auch das kulinarischen Angebote des Hauses gerne - und können die Rechnung bequem aufs Zimmer buchen lassen. Mit nur einem Klick in der Software ist dies von den Servicekräften erledigt, ganz ohne aufwendigen Datenexport. Ebenso einfach ist es, eine Gesamtrechnung für den Gast zu erstellen. Dank der Schnittstelle zum Hotelmanagementsystem protel kann dieser alle genutzten Leistungen an Hotelbar, -restaurant oder im Wellnessbereich sowie die Beträge für das Zimmer am Ende seines Aufenthaltes bequem an der Rezeption bezahlen. Dabei lässt sich die Kassensoftware von gastronovi intuitiv und schnell bedienen.
“Ein großer Vorteil ist, dass die Bedienung der Software selbsterklärend ist. Wir benötigen so gut wie keine Einarbeitungszeit. Wer ein Smartphone bedienen kann, kann sofort mit der Kasse arbeiten.”
Änderungen sind sofort im Front Office sichtbar - “gastronovi ist schnell und flexibel auf den Betrieb einstellbar”
Singletreff, Vollmond-Dinner, Zigarren- und Oldtimertreff: Auch den Einheimischen wird in wiederkehrenden Events etwas im Hotel Eden Spiez geboten. Dank gastronovi können die unterschiedlichen Speisekarten für die Veranstaltungen im Voraus erstellt und in der Software mit einem Erscheinungsdatum versehen werden. So können die spezifischen Speisen, Getränke und Preise nur zu den gewünschten Zeiten von den Servicekräften abgerufen werden. Missverständnisse werden so ganz einfach vermieden. “Das ist sehr übersichtlich für unsere Mitarbeitende und wir können es zudem gut vorbereiten.
Wir nutzen diese Funktion von gastronovi sehr stark”, sagt Patrick Jäger. Anpassungen an beispielsweise Speiseplänen in der Software kann der F&B-Manager gar während des laufenden Betriebs vornehmen, ohne dabei den Ablauf zu stören. Nach der Wiedereröffnung im Jahr 2017 musste Patrick Jäger kurzfristig einige Tischpläne anpassen. “Die Änderungen sind sofort im Front Office zu sehen. Bei der alten Software musste ich immer bis zum Ende des Tagesgeschäfts warten, bis ich etwas anpassen konnte. gastronovi ist schnell und flexibel auf den Betrieb einstellbar.”
Laufwege und Zeit im geräumigen Hotel Eden Spiez einsparen - “Dank gastronovi nicht mehr durchs halbe Haus eilen”
Das gastronomische Angebot im Hotel Eden Spiez ist groß. Neben dem Restaurant Belle Epoque stehen den Gästen die Bistro-Bar, die Seeterrasse und Veranda, die Smokers-Lounge sowie die Bibliothek zur Verfügung. Zusätzlich bieten der Panoramasaal, das Restaurant ParkSide und die Vinothek Platz für private und geschäftliche Feiern. Nicht selten sind in der Hochsaison alle Plätze auf der Terrasse und in den Restaurants belegt, und wenn gleichzeitig im Saal noch eine Hochzeit gefeiert wird, gibt es jede Menge zu tun für die Servicekräfte. Denn die Wege zwischen den einzelnen Räumen und der Küche bzw. Bar sind lang. In der Vergangenheit bedeutete eine schnelle Bedienung der Gäste ein enormer Aufwand für die Mitarbeiter. “Früher musste der Service erst einmal durch das halbe Haus eilen, um die Belege einzusammeln und zu verteilen. Mit gastronovi ist das jetzt sehr viel komfortabel”, sagt Patrick Jäger. An drei festen Kassen-Plätzen können die Servicekräfte Bestellungen aufnehmen und kassieren. Ein zusätzliches Tablet liegt bei Bedarf bereit. Mit einem Klick wird die Bestellung schnell und einfach an die Bar und in die Küche gesendet - und so jede Menge Laufwege und Zeit eingespart.
Zudem können die Mitarbeiter in der Küche sofort mit der Zubereitung der Speisen beginnen - auch da dank der sogenannten Zwangsabfragen, mit denen der Kellner automatisch bei der Bestellung daran erinnert wird, beispielsweise die gewünschte Garstufe des Steaks oder das Dressing für den Salatteller abzufragen, keine Details vergessen werden. “Die Abfragen in der Kassensoftware sind toll. Es ist optimal gelöst, dass der Service erst etwas auswählen muss, bevor er in der Bestellung weiter gehen kann. Nachfragen aus der Küche gibt es nur noch selten”, sagt der stellvertretende Direktor. Zusätzlich lassen sich auch verkaufsfördernde Abfragen in der Software hinterlegen, mit denen die Kellner an Zusatzverkäufe wie einen Kaffee zum Dessert erinnert werden.
“Geschwindigkeit in der Küche stark verbessert mit gastronovi” - Alle können sofort mitarbeiten
Für mehr Geschwindigkeit sorgt gastronovi auch in der Küche selbst - und spart ganz nebenbei jede Menge Papier ein. Denn statt des klassischen Bondruckers läuft die gesamte Kommunikation in der Küche über einen großen Flatscreen-Monitor. Auf diesem werden alle Bestellungen sowie deren aktueller Status angezeigt. So können alle Mitarbeiter auf einen Blick sehen, welcher Arbeitsschritt als nächstes vorgenommen werden muss und behalten auch bei hohen Nachfragen stets den Überblick. Patrick Jäger erzählt schmunzelnd von der früheren Arbeitsweise, bei der ein Mitarbeiter am Bondrucker gestanden und die Anweisungen durch die ganze Küche gebrüllt hat. “Die schnellere Arbeitsweise wirkt sich auch auf das Serviceteam positiv aus. So können die Gäste schneller bedient werden.”
“Alle können nun sofort mitarbeiten und mitdenken. Der Küchenmonitor hat das Vorgehen in der Küche stark optimiert. Die Geschwindigkeit hat sich enorm verbessert und auch die Performance. Das Küchenteam spart so bestimmt 40 bis 50 Prozent der vorherigen Arbeitszeit ein. Genauso haben wir uns das im Vorfeld vorgestellt.”
Live-Bestand der Speisen und Getränke ist jederzeit einsehbar - Funktion ist besonders bei limitiert vorhandenen Weinen hilfreich
Ein Glas Sauvignon Castel Ringberg DOC, eine Flasche Terre di Gudo, Ambassadeur Fume oder doch vom Blanc de noir? 230 verschiedene Weine stehen im Hotel Eden Spiez auf der Karte, einige von diesen sind lediglich limitiert vorhanden. Da ist es nicht einfach, immer den Überblick zu behalten. Die Software unterstützt die Mitarbeiter im Service genauso wie in der Verwaltung dabei, immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. So prüft das System automatisch vor Absenden einer Bestellung die Verfügbarkeit und informiert den Kellner, wenn die Ware nicht mehr ausreichend vorhanden sein sollte. So kann er den Gast bereits am Tisch informieren und gegebenenfalls mögliche Alternativen vorschlagen.
“Der Bestand ändert sich ständig. Da ist es sehr hilfreich, dass man sofort sehen kann, dass nur noch sechs Flaschen im Haus sind und man nicht erst selbst in den Keller gehen muss”, sagt Patrick Jäger.
Sorgfältige Planung und gleichzeitige Flexibilität ist unerlässlich für die Mitarbeiter im Hotel Eden Spiez - besonders in der Sommersaison. gastronovi unterstützt sie dabei, die Übersicht zu behalten. Damit die Gäste Essen, Service und die Schönheit der Natur genießen können. Die verschneiten Gipfel, den Thunersee und das beschauliche Örtchen Spiez.
Sorgfältige Planung und gleichzeitige Flexibilität ist unerlässlich für die Mitarbeiter im Hotel Eden Spiez - besonders in der Sommersaison. gastronovi unterstützt sie dabei, die Übersicht zu behalten. Damit die Gäste Essen, Service und die Schönheit der Natur genießen können. Die verschneiten Gipfel, den Thunersee und das beschauliche Örtchen Spiez.
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