Mit gastronovi geht es Schlag auf Schlag

AdventureGolf-Anlage in Koblenz setzt in Gastronomie und Golfgeschäft auf die Software-Komplettlösung – Mit Bondrucker und iPad zu ganz viel Komfort

4000 Golfspieler, über 2000 ausgeschenkte Tassen Kaffee, 400 kg verkaufte Pommes und lange Warteschlangen an den Wochenenden: Gerade einmal fünf Wochen lang war die neue AdventureGolf-Anlage in Koblenz im Jahr 2017 geöffnet. Doch mit der Bilanz der Premieren-Saison sind die Inhaber Bettina und Rüdiger Böhm hochzufrieden – und wollen doch in Zukunft einiges besser machen. Die Wartezeit für die Gäste der Gastronomie haben sie bereits durch den Einsatz eines Gästerufsystems verkürzt, ein Gutscheinsystem im Golfbereich und eine Toilettengebühr mit gleichzeitiger Abrechnung via Verzehrbon sollen noch eingeführt werden. Bei der Umsetzung der Verbesserungen im Betriebsablauf setzt das Ehepaar auf die Software-Komplettlösung gastronovi. Die modulare Kassensystem-Software hilft dem Team sowohl bei der komfortablen Abwicklung der Gastronomie als auch beim Golfgeschäft.

“Wir haben im Kassenbereich viel ausprobiert. Da wir aber an einer ganzheitlichen Lösung interessiert sind, ist gastronovi genau das Richtige für uns. Die Testversion hat uns sofort überzeugt – und auch die Betreuung. Wir nehmen gastronovi extrem positiv wahr und fühlen uns sehr gut aufgehoben”, sagt Inhaber Rüdiger Böhm, der sich seit drei Jahren intensiv auf der Fachmesse Internorga nach einem Kassensystem umgesehen hat.

Steckbrief

• Größe des Restaurants: 100 Plätze
• Aufteilung: Außenterrasse
• Gastronomie: Snack-Konzept
• Personal: 15 Mitarbeiter in 2017, 25 in 2018
• gastronovi-Module: Kassensystem, Kassenbuch, Zeiterfassung, (Warenwirtschaft und Kundenbindung in Planung)
• Hardware: 2 iPads, 4 Bondrucker
• Integration: Discover Systems

Golf-Pause: gastronovi unterstützt die Mitarbeiter beim reibungslosen Ablauf in der Gastronomie.

“Wir sind keine Gastronomie-Profis” – Der Traum von einer eigenen Golfanlage

Einmal etwas ganz anderes machen – diesen Gedanken trug das Ehepaar Böhm schon seit einiger Zeit mit sich herum. Als dann das Gelände an der Zufahrt zur Koblenzer Festung Ehrenbreitstein, ganz in der Nähe zum eigenen Wohnhaus, nach der Bundesgartenschau 2011 brachlag, kam ihnen die Idee, dieses mit einer Golfanlage wiederzubeleben. Bei der Ausschreibung der Stadt setzten sich die passionierten Minigolfer mit ihrem Betriebskonzept und der Gestaltung für das Gelände durch. Im April 2017 startete der Bau, im September desselben Jahres erfolgte die Eröffnung. Zum 3.000m² großen Gelände gehört auch ein kleiner Gastronomiebereich samt Terrasse, die Platz für bis zu einhundert Gästen bietet. Der Zuspruch ist groß: Sowohl auf der Bahn beim AdventureGolf – einer Mischung aus Minigolf und klassischem Golf, bei der auf Kunstrasen naturnahe Hindernisse aus Stein, Holz und Wasser umspielt werden müssen – als auch in der Gastronomie. Viele Gäste der Festung Ehrenbreitstein verbinden ihren Besuch mit einer Partie AdventureGolf, zudem kommen viele Koblenzer, die das Gelände in ihrer Freizeit nutzen oder auf dem direkt angrenzenden Abenteuerspielplatz ihre Zeit verbringen. “Wir kommen aus einem ganz anderen Bereich und sind keine Gastronomie-Profis. Aber wir wollten nicht nur einen Kiosk aufmachen, sondern eine schöne Terrasse mit einem guten Snackkonzept, das auch zu unserer Anlage passt”, sagt Rüdiger Böhm, der gelernter Kaufmann ist und im Vertrieb arbeitet. Und so bieten die Inhaber ihren Gästen viele regionale Produkte wie die Wurst vom Metzger vor Ort, dem Kuchen vom Bäcker aus der Stadt und den Kaffee aus der Rösterei Koblenz. Flammkuchen, Pommes, Chicken Nuggets, Brezel und Eis runden das kleine Sortiment ab. “Wir haben viel probiert und bieten nun all das an, was schnell zuzubereiten ist und trotzdem etwas hermacht. Kompakt, aber schön”, sagt Rüdiger Böhm.

Schnelle Küche: Die Klassiker werden auch dank gastronovi schnell an den Gast gebracht.

Snackbereich und Golfverleih wird über gastronovi abgewickelt – Schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter

An Wochenenden arbeiten sechs Mitarbeiter parallel im Betrieb, an Wochentagen kann es auch mal sein, dass nur eine Person im Laden steht. Dabei wird auch der Verleih der Golfschläger und -bälle über das GoBD-fähige Kassensystem von gastronovi abgewickelt. Die verschiedenen Eintrittspreise für die Anlage sind als Non-Food-Artikel im System angelegt, zudem arbeiten die Verantwortlichen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellen in der Software. In der Kostenstelle Golf sind alle Eintrittspreise eingetragen, in der Kostenstelle Snack-Kasse dagegen alle Speisen und Getränke. Mit einem iPad am Golf-Verleih und einem an der Snackbar können die Wünsche der Kunden mit ein paar Klicks so schnell aufgenommen werden.

“Im täglichen Geschäft ist das Arbeiten mit dem Kassensystem sehr komfortabel”, sagt Rüdiger Böhm.

Dank der intuitiven Bedienung sei das Kassieren auch für die vielen Aushilfen, mit denen die Inhaber zusammenarbeiten, kein Problem.

“Zwei Arbeitstage unter der Woche reichen zur Einarbeitung aus, danach können unsere Mitarbeiter auch an einem gut besuchten Wochenende ohne Probleme an der Kasse stehen. Es hilft uns natürlich immens, dass es keine lange Einarbeitungsphasen gibt und die Kassensoftware selbsterklärend ist. Das schnelle Handling gefällt uns ausgesprochen gut.”

Abends nehmen die Böhms die beiden Tablets mit nach Hause und können dort bequem mit einem Mausklick den Kassenabschluss machen. Dank der DATEV-Funktion von gastronovi kann der Geschäftsführer zudem eine Auflistung aller Umsätze und Ausgaben per Mausklick als CSV-Datei generieren und direkt an seinen Steuerberater senden.

Lange Schlangen: Die immensen Wartezeiten gehören dank Discover System der Vergangenheit an.

Andrang am Wochenende ist immens – Integration von Gästerufsystem in die Software verkürzt die Wartezeiten

Selbstbedienung lautet das Konzept in der Gastronomie der AdventureGolf-Anlage. Dabei arbeiten die Böhms mit Bondruckern am Golfverleih, am Kiosk, an der Bar und in der Küche. Der Kunde erhält bei seiner Bestellung einen Bon, der zusätzlich mit einer fortlaufenden Nummer versehen ist, um die Zuweisung der Gerichte einfacher zu gestalten; ein zweiter Produktionsbon landet in der Küche. So weiß die Küchenhilfe immer genau, welche Snacks als nächstes zubereiten werden müssen.

“Dank gastronovi können wir den Warenfluss besser steuern. Wir können effizienter produzieren und den Kunden schneller bedienen. Die Geschwindigkeit ist es, die den Unterschied macht”, sagt Rüdiger Böhm.

Und Schnelligkeit zählt besonders am Wochenende: Denn da ist der Andrang immens. Die Gastronomie zieht nicht nur die aktiven Adventure-Golfspieler an, sondern auch Familien sowie (Früh)-Sportler, die im Gelände ihre Runden drehen. Lange Schlangen bilden sich dann vor dem kleinen Häuschen, die Mitarbeiter an der Kasse und in der Küche müssen schnell agieren, um alle Gäste bedienen zu können. 20 bis 30 Essens-Bestellungen können schon einmal parallel in der kleinen Küche eintreffen. Um einen besseren Überblick zu behalten, arbeitet das Team in Zukunft mit einem weiteren Tablet als Küchenmonitor. So können die Mitarbeiter komfortabel auf einen Blick sehen, welche Snacks als nächstes zubereiten werden und welche Bestellungen zusammen rausgehen müssen.

Zusätzlich arbeiten die Böhms seit März 2018 mit gastronovis Kooperationspartner Discover System, einem Gästerufsystem, zusammen. So können sie die Abwicklung der Bestellungen vereinfachen: Die Gäste erhalten bei Bestellung einen Pager, der einen diskreten Alarm aussendet, sobald das Essen zubereitet und abgeholt werden kann. Dieses System kann ganz einfach in die Kassen-Software und den Küchenmonitor von gastronovi integriert und darüber gesteuert werden. Sobald der Mitarbeiter die Speisen fertiggestellt hat, scannt er einfach den QR-Code auf dem Produktionsbon und der Pager beginnt zu piepen und blinken – der Gast weiß Bescheid und kann seine Bestellung abholen, ohne in der Schlange zu warten oder aufgerufen zu werden. 15 Pager sind auf der Anlage im Einsatz.

“Wir haben so die wahnsinnig lange Schlangen, die wir an den Wochenenden hatten, in den Griff bekommen und konnten die Wartezeit der Gäste verkürzen”, sagt Rüdiger Böhm.

Entspannte Besucher: Die AdventureGolf-Anlage hat schon einige Stammkunden gewonnen.

10+1-Vorteilskarte über gastronovi komfortabel abwickeln – “Kunden kennenlernen und Maßnahmen abstimmen”

Das Konzept stimmt: In der kurzen Premieren-Saison hat der AdventureGolf-Platz bereits einige Stammgäste gewonnen. In Zukunft möchte Rüdiger Böhm diesen eine 10+1-Vorteilskarte anbieten, bei denen die Gäste ein Gratis-Spiel erhalten; zusätzlich sollen Gäste Geschenkgutscheine für die Anlage erwerben können.

“Die Anfrage nach einem Gutscheinsystem ist da. Und gastronovi bietet uns da eine super Lösung”, sagt der Inhaber.

Mithilfe des Moduls Kundenbindung, das mit dem Kassensystem verknüpft ist, können Geschenk-, aber auch Aktionsgutscheine erstellt werden. Die Kundenkarten im Checkkartenformat werden individuell nach den Wünschen der Böhms gefertigt und lassen sich über das Kassensystem mit einem Guthaben in jeder beliebigen Höhe aufladen. Über die Software kann Rüdiger Böhm zusätzlich auch den Kassenbon als Rabatt-Gutschein nutzen und seinen Gästen beispielsweise einen Kaffee beim nächsten Besuch der Anlage ausgeben. Über gastronovi können die Inhaber die Gutscheine auch komfortabel verwalten.

So können sie beispielsweise anhand der Statistiken, die die Software automatisch erstellt, jederzeit nachvollziehen, wie viele Vorteilskarten im Umlauf sind oder wie viele Spiele die Gutschein-Inhaber noch offen haben. In der Komplett-Software lässt sich ganz einfach auch eine wertvolle Kundendatei zur gezielten Kundenansprache aufbauen. Mit ein paar Klicks kann Rüdiger Böhm einen neuen Gast in der Software anlegen und Geburtstage, Vorlieben oder Allergien hinzufügen. Die Daten werden dann automatisch von der Software vervollständigt: So fließen Informationen wie die Anzahl der Besuche, das Datum der letzten Einkehr, die verzehrten Speisen und die Umsatzdaten automatisch in die Kundenkartei ein.

“So lernen wir unsere Kunden und deren Kaufverhalten besser kennen und können gezielt Maßnahmen darauf abstimmen”, sagt er.

Mithilfe des Moduls Kundenbindung von gastronovi können verschiedene auf die Gäste zugeschnittene Vergünstigungen angeboten werden wie beispielsweise einen Golf-Gutschein für die Vielspieler oder eine Portion Pommes für die Besucher der Gastronomie.

Tolle Kulisse mit Sonne: Den Zusammenhang von Wetter und Umsatz zeigt die Software per Klick an.

“Software ist sehr hilfreich bei der Analyse” – Inhaber haben viele Zukunftspläne mit gastronovi

Die Statistiken von gastronovi sind ein Tool, das der Inhaber gerne nutzt. Wieviel Umsatz macht ein Gast durchschnittlich? Was für eine Rolle spielt das Wetter für den Umsatz? Wie sehen die Daten zum Wochenende davor aus? Mit einem Klick können die Böhms die Umsätze in Echtzeit ansehen und miteinander vergleichen.

“Das ist sehr hilfreich bei der Analyse. So können wir ganz einfach ablesen, wo wir stehen, und müssen nicht viel Zeit investieren, um zu sehen, wo wir unser Geld verdienen und wo wir es verlieren. Die Software schafft eine gute Transparenz. Auch die Langzeitarchivierung ist sehr praktisch”, sagt Rüdiger Böhm.

Zudem ermöglicht es das neue gastronovi Cockpit, sich die individuell erstellbaren Vergleiche grafisch übersichtlich aufbereitet in Form von Dashboards anzeigen zu lassen.

Schlag auf Schlag geht es nun bei den Böhms weiter: Weitere Verbesserungen des betrieblichen Ablaufs haben sie fest geplant und können dieses dank der modularen Struktur von gastronovi auch Schritt für Schritt angehen. So soll die Zeiterfassung der Mitarbeiter in Zukunft komplett über gastronovi laufen. Und auch das Modul Warenwirtschaft möchten sie hinzufügen. “Wir haben zwar nur wenige Produkte, aber ich möchte immer genau wissen, wo wir stehen und zudem den Einkauf optimieren. Und dazu ist die Warenwirtschaft ein hervorragendes Tool. Es ist toll, eine permanente Transparenz zu erhalten”, sagt Rüdiger Böhm. Ein gut geplanter Einkauf sei gerade bei der begrenzten Lagerkapazität in dem 90 qm großen Gebäude wichtig. Ein weiterer Schritt ist die Einführung einer Toilettengebühr in 2019. So sollen diejenigen, die als Nicht-Kunden die Toilette nutzen, eine Gebühr bezahlen, die sie später via Verzehrbon in der Gastronomie oder beim AdventureGolf einlösen können. Im Kassensystem von gastronovi können die Servicemitarbeiter den Rabatt ohne Probleme mit einem Klick annehmen und von der Rechnung abziehen.

Gute Partie: Immer den Durchblick behalten die Inhaber auf der Golfanlage auch dank gastronovi.

Die neue Saison hat bereits Ende März begonnen. Die langen Schlangen, die sich regelmäßig vor dem kleinen Häuschen bilden, sind ein gutes Zeichen. Die GolfAdventure-Anlage zieht die Menschen an – und die Software von gastronovi hilft, den Ansturm reibungslos zu bewältigen.

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