Tutela dei dati personali: questo nuovo regolamento si applica anche al settore gastronomico a partire dal 25.05.2018

Prepari la Sua attività gastronomica al nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD)

GDPdU, GoBD e adesso anche RGPD: tante sigle complicate di regolamenti, direttive, leggi o altri requisiti legali che ogni impresa deve osservare e rispettare. Ciò crea incertezza anche nel settore gastronomico, poiché in caso in violazione si può essere sanzionati con delle multe.

Il giorno dell'entrata in vigore del nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati si avvicina rapidamente e molte attività gastronomiche si domandano quali sono le misure da adottare per andare sul sicuro in materia di trattamento dei dati. gastronovi prende molto sul serio la propria responsabilità in qualità di fornitore di soluzioni cloud e processi relativi a raccolta, trattamento e memorizzazione dei dati. Pertanto abbiamo sottoposto il nostro software a un controllo da parte di un esperto esterno in materia di protezione dei dati affinché verificasse che fosse conforme alle nuove direttive e poi abbiamo apportato le modiche necessarie.

Nel successivo articolo abbiamo riassunto per Lei i seguenti argomenti:

  • cosa comporta il nuovo regolamento sulla protezione dei dati per la ristorazione e il settore alberghiero?
  • quali soluzioni ha sviluppato gastronovi per permetterle di ottemperare facilmente ai requisiti del RGPD?
  • quali sono le misure da prendere a partire dal 25.05.2018 per utilizzare gastronovi Office in maniera sicura e completa?

Che cos'è il RGPD?

RGPD è l'acronimo di "regolamento generale sulla protezione dei dati". Lo scopo di questo regolamento è quello di creare all'interno dell'Unione europea (UE) un quadro legislativo uniforme in materia di protezione dei dati che disciplini il trattamento e la memorizzazione dei dati personali.

Da quando è valido il RGPD?

Il RGPD è entrato in vigore già il 25.05.2016. Tuttavia, il regolamento deve essere applicato concretamente solo a partire da venerdì 25.05.2018! Poiché il periodo di transizione non verrà prorogato, ciò significa che deve adottare tutte le misure necessarie per adeguarsi al RGPD entro tale data di entrata in vigore.

Cosa comporta il RGPD per le attività gastronomiche? Quali obblighi devono essere assolti nei confronti degli ospiti?

Nella gastronomia, conoscere i propri clienti è sicuramente un vantaggio decisivo in termini di concorrenza. Sapere qual è il vino che prediligono o il piatto preferito dei propri clienti fissi è ciò che rende un ristoratore un buon oste e crea un legame tra gli ospiti e il ristorante.

Dati come nome, indirizzo e-mail, indirizzo postale, sesso, data di nascita e anche la categorizzazione di gruppi di clienti sono dati personali che rientrano nel tema della protezione dei dati. Le attività gastronomiche, così come tutte le altre imprese, sono obbligate a informarsi sulle disposizioni attuali e a lavorare conformemente alle normative relative alla tutela dei dati.

A seconda dei moduli utilizzati, gastronovi Office salva ad esempio i seguenti dati personali:

  • Record dei dati fissi relativi ai clienti
  • Prenotazioni
  • Dati di fatturazione incl. posizioni di vendita
  • Risultati di sondaggi
  • Carte fedeltà
  • Newsletter inviate
Di seguito abbiamo elaborato per Lei alcuni scenari che possono presentarsi e le soluzioni che può adottare per agire in modo conforme alle direttive relative alla tutela dei dati.

Quali scenari possono presentarsi?

Tante attività gastronomiche hanno ancora tante domande in merito alla protezione dei dati. Per aiutarla a rispettare i requisiti del RGPD, abbiamo introdotto una gestione centralizzata dei dati personali. In questo modo può gestire i dati dei clienti senza troppi sforzi e rispondere comodamente alle richieste dei clienti. Più tempo per la Sua attività, meno sforzi di gestione.

1

Un cliente vuole sapere quali dati sul suo conto ho salvato.
Che informazioni posso fornire?

Il Suo ospite ha diritto ad accedere ai suoi dati (diritto d'accesso). Su richiesta, Lei deve essere in grado di fornire tutti i dati personali relativi al Suo ospite che ha salvato.

In che modo gastronovi può aiutarla:

Un ospite Le chiede di fornire i dati clienti che ha salvato. Per poter rispettare le direttive del RGPD e fornire i dati desiderati in maniera conforme, abbiamo introdotto in gastronovi Office la nuova categoria "Tutela dei dati", visibile in una scheda aggiuntiva dell'archivio clienti. Tramite questa scheda, i dipendenti debitamente legittimati possono fornire i dati di un determinato clienti come file esportato.
La scheda è disponibile per tutti i clienti gastronovi a partire dal 22.05.2018.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per l'esportazione corretta ai sensi del RGPD nel nostro manuale.
2

Un cliente richiede la cancellazione dei suoi dati. Come posso cancellare per sempre e completamente i suoi dati da gastronovi Office?

L'ospite ha diritto a richiedere la cancellazione dei suoi dati personali, salvo ove non sia possibile per altre cause di forza maggiore. Come previsto dal RGPD, Lei deve essere in grado di cancellare i dati dei clienti in maniera permanente.

In che modo gastronovi può aiutarla:

Qualora il cliente richiedesse la cancellazione dei suoi dati, procedere con l'eliminazione del cliente dall'archivio clienti ("- cliente"). Qualora ci fossero delle fatture e/o prenotazioni assegnate al cliente, questo viene momentaneamente bloccato, in quanto tali informazioni sono soggette a obblighi legali di archiviazione dei documenti contabili. Una volta scaduto questo periodo di conservazione legale, i dati saranno cancellati automaticamente.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per la cancellazione dei dati clienti nel nostro manuale.
3

Non voglio che tutti i dipendenti abbiano accesso ai dati dei clienti. Come posso limitare l'accesso a dati dei clienti o il permesso di cancellazione dei clienti solo ad alcuni dipendenti?

Il RGPD esige che l'accesso ai dati personali sia controllato. Ciò significa che Lei è obbligato a decidere quali sono i dipendenti che possono avere accesso ai dati personali. Per adempiere tale esigenza, in gastronovi è possibile assegnare a ogni dipendente diversi ruoli e diritti.

In che modo gastronovi può aiutarla:

Per aiutarla a rispettare più facilmente le specifiche richieste del RGPD, gastronovi Office ha introdotto un altro diritto: "Tutela dei dati personali". Con questa funzione può assegnare tale diritto a un ruolo prescelto, dando così al dipendente il permesso per esportare i dati clienti e metterli a disposizione dell'ospite.

Pensi attentamente a quali dipendenti desidera concedere il diritto di esportare i dati clienti e darli al cliente. Le consigliamo di assegnare questo diritto solamente a pochi scelti. La preghiamo inoltre di rivolgersi al Suo consulente legale su eventuali misure straordinarie da prendere con i dipendenti in materia di protezione dei dati.
4

Utilizzo il widget per le prenotazioni di gastronovi sul mio sito. Come raccolgo i dati personali in maniera conforme al RGPD?

Raccogliere solamente i dati strettamente necessari era una regola da rispettare già prima del nuovo regolamento sulla protezione dei dati. Ciò significa che Lei può raccogliere esclusivamente determinati dati sul Suo ospite e solo quelli effettivamente necessari.

In che modo gastronovi può aiutarla:

Per il trattamento e la gestione delle prenotazioni tavolo tramite gastronovi, il sistema richiede solamente l'indirizzo e-mail del cliente. Pertanto il campo è indicato come obbligatorio di default. Utilizzi il widget con le funzioni standard preimpostate e non ci sarà niente di cui preoccuparsi in merito alla tutela dei dati. Tuttavia, La preghiamo di verificare in anticipo che in gastronovi Office siano state registrate le disposizione in materia di protezione dei dati adeguate, conformi alla legge e attuali.

Qualora volesse richiedere altre informazioni come campi obbligatori o aggiungere altri singoli campi (ad esempio se il cliente ha bisogno di un seggiolone), La preghiamo di rivolgersi al Suo responsabile per la tutela dei dati per sapere in che misura ciò è possibile nell'ambito della protezione dei dati.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per la corretta registrazione delle prenotazioni ai sensi del RGPD nel nostro manuale.
5

Invio newsletter ai clienti tramite gastronovi. A cosa devo fare attenzione?

Fino a ora i dati personali non potevano essere utilizzati solo nel caso in cui la persona interessata vi si era opposta esplicitamente. Con il nuovo regolamento Lei deve essere in grado di dimostrare che la persona interessata ha espresso il suo consenso a riguardo.

Se desidera continuare a gestire con successo il Suo marketing tramite e-mail e conformemente alle direttive relative alla tutela dei dati, allora è necessario che il destinatario confermi che vuole far parte dell'elenco destinatari.

Inoltre, è necessario concedere agli interessati il diritto di recesso. Ciò significa che il cliente deve avere in ogni momento la possibilità di annullare l'iscrizione alla newsletter.

Controlli le impostazioni per le newsletter presenti in gastronovi Office, ed eventualmente le faccia controllare anche da un avvocato specializzato.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per le possibilità di impostazione per il marketing tramite e-mail e newsletter nel nostro manuale.
6

Con gastronovi Office organizzo dei sondaggi tra i miei clienti. Devo avere il consenso per la raccolta dei dati?

gastronovi concede molte libertà per quanto riguarda la modalità di organizzazione dei Suoi sondaggi online tramite il Suo sito. A seconda dei dati raccolti, in alcune circostanze è necessario il consenso da parte dei clienti.

In che modo gastronovi può aiutarla:

A seconda della portata e della sensibilità delle domande poste nel sondaggio online, potrebbe essere necessario richiedere ai partecipanti di dare il loro consenso per poter utilizzare tali dati. Per farlo, basta aggiungere al sondaggio appena creato con gastronovi Office una casella da marcare tramite cui poter richiedere il consenso ai partecipanti.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per la registrazione del consenso in un sondaggio rivolto ai clienti nel nostro manuale.

Misure da attuare in relazione al RGPD entro il 25.05.2018:

Confermi il contratto di delega sul trattamento dei dati di gastronovi

In qualità di fornitori di processi di raccolta, elaborazione e memorizzazione dei dati, ci assumiamo le nostre responsabilità con molta serietà. Per questo garantiamo ai nostri clienti il salvataggio sicuro di tutti i dati presenti in gastronovi Office. Per poter continuare a trattare i Suoi dati senza problemi e in conformità alle norme sulla protezione dei dati, è indispensabile che concluda con noi un cosiddetto contratto di delega sul trattamento dei dati. Può dare comodamente la conferma in gastronovi Office alla sezione "Il mio gastronovi".
Il contratto fornisce inoltre trasparenza in merito ai dati raccolti da gastronovi, sul luogo in cui questi sono memorizzati e su quali misure adottare per proteggerli. Qualora non avessimo ricevuto nessuna conferma da parte Sua entro il 25.05.2018, siamo purtroppo costretti a bloccarle l'accesso a gastronovi Office per ragioni legali.

Adatti i Suoi testi giuridici al RGPD

A causa dell'estensione degli obblighi di trasparenza e informazione nei confronti delle persone interessate, il RGPD richiede un adattamento dei Suoi testi giuridici come ad esempio l'informativa sulla tutela dei dati personali e i testi per il consenso. Ciò vale anche per le attività gastronomiche che gestiscono un sito web, registrano prenotazioni online o utilizzano il sistema di ordinazione di gastronovi.

Controlli quindi che i testi giuridici presenti sul Suo sito siano corretti e aggiornati. Se necessario, adatti i testi al nuovo regolamento o crei dei nuovi testi più appropriati. Ad esempio, è possibile utilizzare strumenti online (come eRecht24 Impressum Generator) che possono aiutarla a creare un'informativa sulla tutela dei dati personali e note legali. In questo contesto Le consigliamo di chiedere il parere di un consulente specializzato per proteggersi da eventuali diffide o violazioni.

I siti web messi a disposizione da gastronovi Office e il widget per le ordinazioni e prenotazioni utilizzano il servizio di analisi dei siti web Matomo (ex Piwik) al fine di analizzare la fruizione del sito. Per l'utilizzo di questo servizio, nel sistema gastronovi Office viene integrato un relativo modulo di testo conforme dal punto di vista legale.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per l'adattamento dei testi giuridici nel nostro manuale.

Documenti come raccoglie e tratta i dati personali

Grazie alla nuova funzione di gastronovi archivio clienti, alla voce "Tutela dei dati" trova la documentazione di tutti i processi relativi ai dati dei clienti. In questo modo, in futuro potrà dimostrare quando è avvenuta l'esportazione dei dati o quando un nuovo cliente ha richiesto o annullato l'iscrizione alla newsletter.

Se utilizza più moduli di gastronovi, tutti i dati dei clienti possono essere visualizzati in modo rapido e sono centralizzati. In questo modo, gastronovi riduce efficacemente gli sforzi necessari per un trattamento dei dati conforme al RGPD e Le consente di fornire tutti i dati ai Suoi clienti senza alcun problema.

Può trovare le istruzioni con spiegazioni passo passo per la documentazione e il protocollo di azione nel nostro manuale

Formi i Suoi dipendenti in merito al nuovo regolamento sulla protezione dei dati

Sensibilizzi i Suoi dipendenti in merito ai requisiti previsti dal RGPD. Li informi a livello interno sull'attuazione pratica del regolamento nell'impresa. Tutti i dipendenti dovrebbero sapere come possono reagire alle richieste dei clienti. Nomini un dipendente o un gruppo di dipendenti responsabile per la tutela dei dati che sia sempre informato e aggiornato sul tema e che sia a disposizione di clienti o altri colleghi in qualità di referente.

Conclusione: cosa comporta il RGPD per il settore della gastronomia

Nei settori di ristorazione e alberghiero, ogni oste che si rispetti deve cercare di conoscere davvero i propri clienti: quante volte è già venuto un certo ospite, che piatti ha ordinato più spesso o quando è il suo compleanno? Tutte queste informazioni aiutano ristoratori e gestori di hotel a rendere il soggiorno dell'ospite il più piacevole possibile. Per restare sul sicuro, è necessario dimostrare che le persone interessate abbiano concesso il proprio consenso all'uso di tali dati. Inoltre deve assicurarsi di poter fornire ed eliminare i dati del cliente qualora egli facesse richiesta. La preghiamo di verificare di aver preso tutte le misure sopra raccomandate entro il 25.05.2018. Le consigliamo di consultare il Suo avvocato o un specialista in materia di tutela dei dati per garantire un'attuazione del RGPD conforme alla legge.

Si precisa espressamente che il presente articolo non sostituisce in nessun caso la consulenza legale di un avvocato specializzato e che non ha alcuna pretesa di correttezza o completezza.

Può trovare ulteriori informazioni e istruzioni con spiegazioni passo passo in materia di tutela dei dati nel nostro manuale.