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Wie Sie die neue Belegausgabepflicht in der Praxis umsetzen können - und welche umweltschonenden Alternativen es gibt
Mit der neuen Kassensicherungsverordnung ist seit dem 1. Januar 2020 auch die Belegausgabepflicht in Deutschland in Kraft getreten. In zahlreichen Medienberichten und Social Media Posts war die sogenannte “Bonpflicht” schon vorher Thema und wurde stark kritisiert – vor allem aufgrund des erhöhten Papierverbrauchs. Für Gastronomen und Hoteliers wirft die neue gesetzliche Anforderung zunächst einmal viele Fragen zur praktischen Umsetzung auf.
Was bedeutet die Belegausgabepflicht konkret? Zu allen Geschäftsvorfällen muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden, entweder in Papierform oder digitaler Form. Ob der Kunde diesen Bon dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen.
Im Folgenden möchten wir Ihnen 4 Tipps an die Hand geben, wie Sie die Belegausgabepflicht in der Gastro-Praxis umsetzen können – und wie Sie gleichzeitig die Umwelt schonen und Geld sparen können.
Was bedeutet die Belegausgabepflicht konkret? Zu allen Geschäftsvorfällen muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden, entweder in Papierform oder digitaler Form. Ob der Kunde diesen Bon dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen.
Im Folgenden möchten wir Ihnen 4 Tipps an die Hand geben, wie Sie die Belegausgabepflicht in der Gastro-Praxis umsetzen können – und wie Sie gleichzeitig die Umwelt schonen und Geld sparen können.
Belegausgabepflicht 2020 in Deutschland
Alle wichtigen Informationen rund um die Belegausgabepflicht in der Gastronomie haben wir Ihnen auf einen Blick zusammengestellt.#1 | Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Informieren Sie Ihr Personal über die neuen Richtlinien und weisen Sie dabei insbesondere auf die Belegausgabepflicht hin. Klären Sie Ihre Mitarbeiter über ihre Pflichten auf und achten Sie darauf, dass diese auch eingehalten werden.
gastronovi unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter an die Ausstellung des Belegs zu erinnern. Standardmäßig ist im gastronovi Kassensystem daher die Abfrage für den Rechnungsdruck aktiviert. Im back Office können Sie die Einstellung jederzeit prüfen.
Mit einer guten Schulung vermeiden Sie außerdem das Strafrisiko – denn Verstöße gegen das neue Kassengesetz können im Ernstfall zu Geldbußen in Höhe von bis zu 25.000€ führen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass alle Mitarbeiter informiert sind und die neuen Regelungen einhalten.
gastronovi unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter an die Ausstellung des Belegs zu erinnern. Standardmäßig ist im gastronovi Kassensystem daher die Abfrage für den Rechnungsdruck aktiviert. Im back Office können Sie die Einstellung jederzeit prüfen.
Mit einer guten Schulung vermeiden Sie außerdem das Strafrisiko – denn Verstöße gegen das neue Kassengesetz können im Ernstfall zu Geldbußen in Höhe von bis zu 25.000€ führen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass alle Mitarbeiter informiert sind und die neuen Regelungen einhalten.
#2 | Informieren Sie Ihre Gäste
Der ein oder andere Gast wird sich sicher wundern, warum er nun einen Beleg erhält, obwohl er nur einen Kaffee bestellt hat. Der wachsende Papierverbrauch und damit einhergehende Müll kann bei einigen Ihren Gästen auch zu Unmut und Unverständnis führen.
Wir empfehlen Ihnen daher, auch Ihre Gäste über das neue Gesetz zu informieren. Sie können beispielsweise mit einem Aushang oder über Ihre digitalen Präsentationskanäle darauf hinweisen, dass Sie seit dem 1. Januar 2020 zur Belegausgabe verpflichtet sind. So lassen sich Beschwerden verringern und Sie schaffen mehr Transparenz für Ihre Gäste.
Wir empfehlen Ihnen daher, auch Ihre Gäste über das neue Gesetz zu informieren. Sie können beispielsweise mit einem Aushang oder über Ihre digitalen Präsentationskanäle darauf hinweisen, dass Sie seit dem 1. Januar 2020 zur Belegausgabe verpflichtet sind. So lassen sich Beschwerden verringern und Sie schaffen mehr Transparenz für Ihre Gäste.
#3 | Stellen Sie Belege digital bereit
Sie möchten Bon-Papier sparen? Kein Problem – Die Belegausgabepflicht besagt, dass Sie den Beleg sowohl in Papier als auch in digitaler Form zur Verfügung stellen können. Sie können die Rechnung daher auch beispielsweise per E-Mail an Ihren Gast senden. Informieren Sie Ihre Gäste über diese Möglichkeit, denn vor allem für Ihre Stammgäste kann dies eine sehr bequeme Alternative sein. Wichtig: Beachten Sie beim Versenden des Belegs in digitaler Form unbedingt die DSGVO (Datenschutz)!
Mit dem gastronovi Kassensystem können Sie den Beleg auch per E-Mail bereitstellen. Statt den Rechnungsdruck auszulösen, kann Ihr Servicepersonal die E-Mail-Adresse des Gastes eintragen und schon erhält er die Rechnung zugeschickt.
Wichtig ist in diesem Fall, dass die Rechnung unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs an den Gast versendet wird.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie den Beleg per E-Mail an Ihren Gast versenden können, finden Sie in unserem Support Portal:
Rechnung per E-Mail versenden
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie den Beleg per E-Mail an Ihren Gast versenden können, finden Sie in unserem Support Portal:
Rechnung per E-Mail versenden
NEU
Digitaler Kassenbon per QR-Code Scan
Vermeiden Sie mit gastronovi unnötigen Müll: Eine neue Funktion ermöglicht Ihnen die digitale Belegausgabe direkt auf dem Smartphone des Gastes. Ihr Gast muss lediglich einen QR-Code vom Terminal oder Mobile Ihres Servicepersonals scannen und kann den Beleg anschließend digital herunterladen.
Alle Details dazu finden Sie in folgendem Blogartikel:
Vermeiden Sie mit gastronovi unnötigen Müll: Eine neue Funktion ermöglicht Ihnen die digitale Belegausgabe direkt auf dem Smartphone des Gastes. Ihr Gast muss lediglich einen QR-Code vom Terminal oder Mobile Ihres Servicepersonals scannen und kann den Beleg anschließend digital herunterladen.
Alle Details dazu finden Sie in folgendem Blogartikel:
#4 | Setzen Sie ökologisch
nachhaltiges Bon-Papier ein
Die neue Belegpflicht sorgt in vielen Gastronomien schon heute für einen enormen Verbrauch an Bon-Papier. Dieser lässt sich dank der bereits genannten digitalen Möglichkeiten mit gastronovi eindämmen. Besteht Ihr Gast dennoch auf einem Beleg in Papierform, sollten Sie auf umweltschonende Alternativen beim Bon-Papier zurückgreifen - denn einige Thermopapiere enthalten Bisphenol A (BPA), das belastend für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Gäste sowie für die Umwelt ist. Wir empfehlen Ihnen daher, auf phenol- und BPA-freies Kassenpapier zu setzen. Auf Wunsch können Sie BPA-freien Bonrollen auch direkt bei gastronovi bestellen.
Darüber hinaus gibt es Hersteller wie beispielsweise der Ökobon, die noch einen Schritt weitergehen. Dieser verzichtet nicht nur auf sämtliche chemische Farbentwickler, sondern bietet auch weitere Vorteile gegenüber dem klassischen Thermopapier: Der Ökobon ist UV-beständig und damit dauerhaft archivierbar. Darüber hinaus besteht er aus FSC®-Papier aus verantwortungsvoller Waldwirtschaft (FSC®-C106855) und kann bedenkenlos über das Altpapier Recycling entsorgt werden.
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