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Ganz viel Planungssicherheit im Gasthaus Weingarten dank gastronovi
Die Betreiber des Ausflugslokals im Chiemgau sind begeistert vom Modul Kalkulation - “Mit gastronovi kann ich mein Geschäft steuern und lenken”
Sie haben den Schritt vom kleinen Eigenbetrieb mit 40 Plätzen zum etablierten Ausflugslokal mit 400 Plätzen gewagt - und gut gemeistert: Im Jahr 2016 haben Tobias und Diana Hartmann das Gasthaus im “Berggasthof Weingarten” im idyllischen Alpenvorland übernommen und einen beliebten Anlaufpunkt für Touristen und Einheimische geschaffen. Bei der täglichen Arbeit beruhigt es die Geschäftsführer, dank der Komplett-Softwarelösung von gastronovi jederzeit den Überblick über ihre Zahlen zu haben.
“Mit der Kalkulation von gastronovi habe ich ein Werkzeug an der Hand, mit dem es mir gelingt, mein Geschäft zu steuern und zu lenken. Nur wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren. Die Kalkulation von gastronovi gibt mit eine absolute Planungssicherheit.”
Steckbrief ”Berggasthof Weingarten”
Ausflugslokal Rimsting, Deutschland
Gastronomie: Klassisch bayerische Hausmannskost
Gastronomie: Klassisch bayerische Hausmannskost
Bauernstube 25 Plätze, Frühstücksraum für 43 Personen, Gastraum bis zu 100 Personen
2-20 Mitarbeiter
4 Küchenmonitore, 1 Schankmonitor, 3 mobile Geräte
“Die Weitergabe der Daten an alle Bausteine ist der große Vorteil” - Dank des modularen Aufbaus der Software perfekt aufstellen
Vor der Inbetriebnahme von gastronovi im Sommer 2018 arbeiteten die Hartmanns mit einem anderen Kassenanbieter, der nach der Umstellung auf das Funkbonieren von der Terrasse aus nicht mehr flüssig funktionierte. “Es lief einfach nicht rund, zudem konnte ich keinen Rechnungsexport machen, habe keine Analysen erhalten und konnte keine Vergleichswerte ziehen. Das alles habe ich jetzt mit gastronovi”, sagt Tobias Hartmann. Seit einem halben Jahr arbeiten die Gastronomen mittlerweile begeistert mit der Komplettlösung.
“Der große Vorteil von gastronovi ist das Gesamtpaket. Die Weitergabe der Daten an alle Bausteine ist ziemlich gut durchdacht und funktioniert hervorragend. Wenn sich beispielsweise ein Preis ändert, muss ich das nicht wie früher erst in Word, auf der Speisekarte und dann auf der Homepage anpassen, sondern es reicht, es einmal in der Software einzupflegen. Es ist ein in sich geregeltes System. Die Flexibilität und Zeitersparnis ist dadurch sehr groß. Am Ende hat man dank gastronovi mehr Zeit für die Gäste.”
Aber auch den modularen Aufbau der Software lobt der 38-Jährige. Denn diese Struktur ermöglicht es den beiden Unternehmern mit ausgewählten Bausteinen zu beginnen und nach und nach andere Funktionen zu erweitern. So haben sie sich eine für sie maßgeschneiderte Lösung zusammengestellt. “Ich würde nicht mit dem vollem Programm von gastronovi anfangen. Man kann sowieso nicht sofort alles ausreizen. Ich bin den Weg rückwärts gegangen - und kann das nur jedem empfehlen. Ich habe erst mit der Preiskalkulation angefangen und sämtliche Daten in das System gespeist. So habe ich die Basis bereits geschaffen und schon einmal verstanden, wie die Software funktioniert. Erst als alles kalkuliert war, habe ich das Kassensystem darauf gesetzt. Für mich war das der perfekte Weg”, sagt der Geschäftsführer. Dabei profitieren die Hartmanns auch von der nahtlosen Verbindung der Module - und sparen jede Menge Aufwand. Denn alle Daten, die sie in die Kalkulation eingepflegt haben, werden automatisch vom Kassensystem übernommen - und stehen dem Servicepersonal ohne weitere Arbeit nun hier zur Verfügung.
Wunderschöner Ausblick auf die Chiemgauer und Tiroler Bergwelt sowie den Chiemsee - “Wir machen das. Egal wie.”
Der Berggasthof liegt auf einem Höhenrücken der "Ratzinger Höhe" bei Rimsting und bietet einen wunderbaren Ausblick auf die Chiemgauer und Tiroler Bergwelt sowie auf den Chiemsee. An den “Weingarten” ist das Ehepaar, das über langjährige Erfahrung im Hotelfach und der Gastronomie verfügt, eher durch Zufall gekommen. Als die beiden in der Region unterwegs waren, trafen sie auf den Besitzer, der für den gastronomischen Betrieb einen Pächter suchte. “Als wir das erste Mal oben waren, war uns gleich klar, dass wir das machen werden. Egal wie. Hier genießt man eine tolle Aussicht. Es ist eine einmalige Lage im gesamten Chiemgau”, sagt Tobias Hartmann. Der Berggasthof lebt vom Tourismus. Das klassische bayrische Ausflugsziel bedient dabei ein breites Publikum: Wanderer und Spaziergänger, die auf dem Erlebnis-Wanderweg "Ratzinger Höhe" unterwegs sind, der direkt am Restaurant vorbeiführt, legen hier ebenso gerne eine Pause ein wie Motorradfahrer und Bus-Touristen. “Unser Vorteil ist unserer großer Parkplatz direkt vor der Tür. Ob Oldtimertreffen, Motorrad-Ausflüge oder das klassische Busgeschäft, alle können bequem bei uns anhalten.”
600 Essen gehen zu Spitzenzeiten raus - Kellner sind dank gastronovi schneller am Gast
So ist der “Weingarten” besonders im Sommer gut besucht. Sobald die ersten Sonnenstrahlen zu sehen sind, strömen die Besucher auf die Terrasse. 250 Plätze bietet das Restaurant im Außenbereich, 150 weitere kommen im Innenbereich hinzu. So ist es zu Spitzenzeiten nicht ungewöhnlich, dass die Mitarbeiter in der Küche 600 Essen am Tag zubereiten. Dabei kocht Küchenmeisterin Diana Hartmann bayerische Spezialitäten, ohne dabei den modernen Einschlag zu vergessen. Spezielle Speisekarten wie beispielsweise den “Burger-Freitag” oder die frischen Bauer-Enten am Sonntag runden das Angebot ab. Damit die Gäste nicht lange auf ihre Bestellungen warten müssen, setzen die Hartmanns auf das Kassensystem von gastronovi. Mit drei mobilen Geräten nehmen die Kellner die Bestellungen auf der Terrasse und im Innenbereich auf und können die Wünsche der Gäste gleich vom Tisch aus in die Küche und an die Bar senden. Wertvolle Zeit wird so eingespart. Zeit, in der die Küchenmitarbeiter die Speisen bereits vorbereiten können. Die Bedienung der Kasse ist dabei intuitiv gehalten.
“Die Kellner sind deutlich schneller bei der Bestellaufnahme und beim Kassieren. Sie profitieren sehr von dem logischen Aufbau der Kasse.”
Tisch-Umbuchungen sind direkt in der Küche zu sehen - Runner machen mit gastronovi weniger Fehler
Die häufigen Tischwechsel der Gäste: Das stellte die Servicekräfte in der Vergangenheit vor eine nahezu nicht zu bewältigende Herausforderung. Getränke und Speisen landeten des Öfteren bei den falschen Gästen, weil nach der Bestellaufnahme ein Tisch in der beliebten ersten Reihe frei geworden war, die Gäste sich umsetzen und der ursprüngliche Tisch schnell wieder von neuen Gästen besetzt war. Für die Runner, die die Bestellungen lediglich an die Tische bringen und somit vorher keinen Kontakt zu den Gästen hatten, eine Katastrophe: Das Chaos auf der Terrasse war vorprogrammiert. Mit gastronovi haben die Verantwortlichen das Problem schnell in den Griff bekommen. Denn mit der Funktion “Tisch umplatzieren” können die Kellner nun die Gäste im Kassensystem mit wenigen Klicks an einen anderen Tisch setzen und zudem auch die Bestellungen rasch umbuchen. Alle Änderungen liegen in Echtzeit vor und sind somit sofort auf dem Küchenmonitor zu sehen. So unterlaufen den fünf Runnern, die im Sommer auf der Terrasse mit dem gedruckten Bon arbeiten, weniger Fehler.
“Ich habe keine andere Software gefunden, die das so abbilden kann wie gastronovi. Für uns war der ausschlaggebende Grund, gastronovi in unserem Restaurant einzusetzen, dass die geänderten Buchungen auch sofort in der Küche zu sehen sind. Erst wenn die Bestellungen produziert sind, wird der Bon gedruckt. Die Zeitspanne zwischen Druck und Servieren ist somit relativ kurz und die Gefahr, dass sich Gäste erneut umgesetzt haben, wird minimiert.”
Dank der vier Küchenmonitore haben die Mitarbeiter stets alles im Blick - Am Haupt-Ausgabepunkt findet die Endkontrolle statt
Der Küchenmonitor ist eine Funktion von gastronovi, die das Ehepaar sehr schätzt. In der Küche setzen sie auf den vollen Überblick: Gleich vier Küchenmonitore bilden hier die Arbeitsschritte ab. Dabei ist ein Gerät am Haupt-Ausgabepunkt angebracht, an dem die Endkontrolle der Speisen stattfindet. Ein weiterer Monitor spiegelt die Gesamtübersicht der eingehenden Bestellungen wieder, damit alle Küchenmitarbeiter stets im Blick haben, welche Speisen als nächstes zubereitet werden müssen, ohne den Platz verlassen zu müssen. Auf zwei weiteren Flachbildschirm werden die Salate und Desserts sowie Brotzeiten gesondert angezeigt. Auf beide Monitore können die Küchenmitarbeiter nicht selbst zugreifen. “Wir haben bewusst auf die Touch-Funktion verzichtet. Die Kontrolle findet vorne am Pass statt, dort werden die Bestellungen dann auch digital bearbeitet. Es ist klar geregelt, wer dafür zuständig ist. So kann nicht dauernd einer dazwischenfunken. Oder ein Bon einfach verschwinden.” Da auch das Kaffeegeschäft in der Küche abgewickelt wird, planen die Hartmann den Einsatz eines fünften Küchenmonitors, um den Hauptmonitor zu entlasten und für noch mehr Übersichtlichkeit in Spitzenzeiten zu sorgen.
“Die Transparenz, die wir durch die Küchenmonitore erlangen, ist sehr viel wert.”
Altes Reservierungsbuch wurde komplett entsorgt - Dank Software bequem Tischkarten für den gesamten Tagesablauf ausdrucken
In der Vergangenheit hat das Ehepaar ein kleines Fine-Dining-Restaurant in Bayern betrieben - mit einer sehr übersichtlichen Gästeanzahl. Die Umstellung auf den Betrieb eines etablierten Gasthofes war groß für das erfahrene Gastronomenpaar. “Das Einzige, was identisch ist, ist, dass wir jetzt auch noch Essen und Getränke herausbringen. Früher mussten wir sehen, woher wir die Gäste bekommen, heute, wie wir sie alle bewältigen”, sagt Tobias Hartmann und lacht. Beim Gäste-Management unterstützt die Software gastronovi die Hartmanns. Mithilfe des Moduls Tischreservierung können die Servicekräfte die telefonisch eingehenden Tischwünsche schnell und bequem über das dafür extra bereit stehende Tablet in den Buchungskalender eingeben und dort auch Reservierungen gegebenenfalls stornieren. Dabei sind die Tische, Tischnummern und die Anzahl der freien Plätze übersichtlich auf dem Bildschirm zu sehen, die Daten liegen immer in Echtzeit vor. So können die Kellner jederzeit sehen, wann welche Tische besetzt sind. Zudem können die Gäste in wenigen Schritten selbst auf der Homepage reservieren, der Buchungs-Vorgang wird dabei komplett automatisch von der Software übernommen und in den Kalender eingetragen.
“Wir haben unser altes Reservierungsbuch entsorgt. Das läuft jetzt alles digital. Der große Vorteil ist, dass die Gästedatenbank im Hintergrund aktiv ist und man sich gleich die Gäste-Analyse mit anschauen kann.”
“Das ist ein großer Vorteil, dass ich die Platzreservierungen in der Software bereits für den ganzen Tag ausdrucken kann. So können sowohl Kellner als auch andere Gäste sehen, wann welcher Tisch besetzt ist.”
Lieferanten sind laut Tobias Hartmann alle sehr angetan von gastronovi - Kommunikationsfehler werden so ganz einfach vermieden
Bestellen über die Software von gastronovi ist in wenigen Schritten erledigt. Dabei nutzen die Hartmanns auch die Schnittstelle zur Transgourmet und lassen sich aktuelle Preise sowie Allergene automatisch in die Software von gastronovi übertragen, um diese für die Kalkulation und auch die Speisekarte zu verwenden. Bei den kleineren Lieferanten wie dem Konditor vor Ort, der täglich den frischen Kuchen liefert, bestellen die Köche abends selbstständig die noch fehlenden Waren. Einkaufsvorlagen für jeden Bereich helfen den Mitarbeitern dabei, schnell vorzugehen und die gewohnten Artikel zu bestellen. Dabei können sie intuitiv vorgehen: Die Software splittet die Bestellung am Ende automatisch nach den jeweils festgelegten Lieferanten auf. Die Getränkebestellung nimmt der Geschäftsführer selbst vor.
Die Lieferanten sind laut Tobias Hartmann sehr positiv angetan von gastronovi. Sie haben alle Bestellungen sofort schriftlich vorliegen und müssen die Artikel nur noch zusammenstellen. Kommunikationsfehler, die per Telefon schnell passieren können, werden so ganz einfach vermieden.
“Das geht mit gastronovi sehr einfach. Ich gehe mit dem Handy durchs Lager und kann direkt eintragen, was noch fehlt und es dann auch an die jeweiligen Lieferanten absenden.”
“Und sollte doch etwas schief laufen, kann ich gleich nachschauen, wo der Fehler passiert ist. Die Transparenz, die mir gastronovi bietet, ist sehr viel wert.”
Speisen ganz einfach selbst kalkulieren - “Mit gastronovi kenne ich die Höhe des Wareneinsatzes im laufenden Prozess”
Mehr als 500 Artikel haben die Gastronomen mittlerweile bereits in der Software abgelegt - und schätzen den großen Pool an Zutaten. “Die unterschiedlichen Marktpreise kann man unmöglich alle im Kopf haben. Da ist gastronovi sehr hilfreich”, sagt Tobias Hartmann. In der Vergangenheit hat der Geschäftsführer die Kalkulation mit aufwendigen Excel-Dateien gepflegt. Mit gastronovi kann er die Preise seiner Speisen und Getränke ganz einfach in der Software individuell berechnen - und sie bequem immer wieder überprüfen.
“Ich bin ein Zahlenmensch und möchte nicht erst Ende des Jahres vom Steuerberater gesagt bekommen, wie hoch mein Wareneinsatz war. Ich möchte die Kosten im laufenden Prozess definieren können und im Vorfeld wissen, wo ich am Ende stehen werde. So kann ich vorher schon agieren und erlebe keine böse Überraschungen am Ende des Jahres. Mit der Kalkulation von gastronovi kann ich mein Geschäft komplett selbst steuern und es so beeinflussen, dass es so läuft, wie ich es gerne möchte.”
So hat der Geschäftsführer alle Zutaten und Rezepte in die Software eingetragen, die Speisen und Getränke kalkuliert und somit einen verbindlichen Wareneinsatz für jedes Produkt vorliegen. Anhand von der individuell eingestellten Gewinnspanne macht die Software Preisvorschläge. Preisänderungen von Seiten der Lieferanten sind zudem dank der direkten Anbindung an das System sofort im Rezept zu sehen und liegen immer aktuell vor. So kann der Gastronom wichtige Fragen wie beispielsweise welcher Preis angesetzt werden sollte, um wirtschaftlich zu arbeiten und ob bei einigen Produkten im Einkauf nachjustiert werden sollte, mit einem Blick in die Software beantworten.
“Nur wenn ich auch die Zahlen kenne, kann ich reagieren: Die Portionen verkleinern, etwas von der Speisekarte streichen, weil es nicht mehr rentabel ist oder die Preise erhöhen.”
Anbindung der Schankanlage an das Kassensystem - Service ist schneller, Wareneinsatz wird verringert
Die volle Kontrolle über die ausgeschenkten Getränke hat das Gastronomen-Ehepaar auch dank der Anbindung der Schankanlage an das Kassensystem: So können sie die Getränkebestellungen in ihrem Restaurant steuern und überwachen. Denn die Getränke können nur dann an der Schankanlage gezapft werden, wenn sie zuvor auch vom Kellner im Kassensystem erfasst wurden. Das Bonieren kann somit nicht vergessen werden. Der Einsatz der Schankanlage ist dabei auch für den Service von Vorteil: Die Getränke wie beispielsweise Mischgetränke wie Wein- und Saftschorlen sind exakt portioniert und werden automatisiert abgegeben. So sparen die Servicekräfte jede Menge Zeit. Zusätzlich werden der Schankverlust, der mögliche Missbrauch durch das Personal und damit auch der Wareneinsatz verringert. Auch an der Theke arbeiten die Gastronomen mit einem Küchenmonitor, der die Anfragen an die Schankanlage übersichtlich abbildet.
gastronovi bietet viele Integrationsmöglichkeiten - “Mit E2N bekomme ich noch mehr Planungssicherheit”
gastronovi bietet viele Integrationsmöglichkeiten an, mit denen Gastronomen noch effizienter arbeiten können. So setzen Diana und Tobias Hartmann auf das Personalmanagementsystem E2N. Mit diesem können sie die maximalen Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter berechnen, den Personaleinsatz im aktuellen Dienstplan kalkulieren. “So bekomme ich noch mehr Planungssicherheit und Transparenz und habe dadurch noch mehr Möglichkeiten”, sagt der 38-Jährige. Dabei werden dank der Integration die Umsatzdaten alle 15 Minuten in die Software übertragen, die Arbeitszeiten werden aus E2N auf gastronovi übertragen.
Der Schritt von einem kleinen Fine-Dining-Restaurant zu einem großen Ausflugslokal ist Diana und Tobias Hartmann gelungen. Die Sicherheit, dass auch die Zahlen im Gasthaus des “Berggasthof Weingarten” stimmen, gibt ihnen dabei die Komplettsoftware gastronovi.
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