6 Tipps, wie Sie rentabel wirtschaften

Den Preis für das Schnitzel mit Pommes nach Bauchgefühl festlegen? Der selbstgebackene Apfelkuchen kostete schon immer 2,50 € pro Stück? Die richtige Kalkulation von Speisen und Getränken sollte keine Bauchentscheidung sein oder dem Zufall überlassen werden - denn mit ihr steht und fällt die Wirtschaftlichkeit der Gastronomie.

Nur wenn Sie die Speisen und Getränke in Ihrer Gastronomie sauber kalkulieren, Ihre Kosten kennen und das Preisgefüge regelmäßig überprüfen, werden Sie langfristig erfolgreich sein. Denn bereits kleine Fehler in der Kalkulation können sich über längere Zeit summieren und zu großen Verlusten führen.

Mit den folgenden Tipps haben wir für Sie zusammengefasst, welche Kriterien Sie bei der Kalkulation beachten sollten und wie die Software-Komplettlösung von gastronovi Sie dabei unterstützt.

Tipp 1:
Bedenken Sie alle Faktoren, die den Verkaufspreis beeinflussen

Bei der Bestimmung des Verkaufspreises spielen viele Aspekte eine Rolle. Schnell können da einzelne Faktoren übersehen werden. Was passieren kann, wenn man nur ein Detail vergisst, zeigt das folgende Rechenbeispiel:

FALSCH

Ein 0,5l Weizenbier kostet Sie 1€ netto im Einkauf. Sie überlegen sich, dass der Faktor 4 gut wäre und berechnen deshalb einen Verkaufspreis von 4€. Daraus errechnen Sie, dass das ein Wareneinsatz von 25% wäre.

Laut dieser Rechnung kalkulieren Sie mit 3€ Rohaufschlag, was bei 500 verkauften Bieren eine Summe von 1.500€ ergeben würde.

RICHTIG

Ein 0,5l Weizenbier kostet Sie 1 € netto im Einkauf. Auch bei dieser Rechnung nehmen wir an, dass der Faktor 4 okay wäre (auch, wenn das nicht ganz “sauber” ist). Es ergibt sich ein Verkaufspreis von 4€. Hiervon müssen jedoch 19% Umsatzsteuer abgeführt werden, was in dem Fall 0,76€ wären.

Beachtet man diesen einen zusätzlichen Faktor, ergibt sich nur noch ein Rohaufschlag von 2,24€ netto statt wie vorher gedacht 3€ – und ein Wareneinsatz von knapp 30% statt 25%. Hochgerechnet auf die 500 verkauften Biere ergibt das 1.120€.
Unter Beachtung nur dieses einen zusätzlichen Faktors ergibt sich so eine Differenz von 380,- € – bei allen angebotenen Artikeln kommen da schnell einige Tausend Euro zusammen. Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Faktoren zu beachten wie beispielsweise ein Schankverlust von bis zu 5%.

Das Beispiel zeigt sehr deutlich, wie wichtig es ist, bei der Kalkulation der Speisen und Getränke alle relevanten Faktoren mit einzuberechnen und zu bedenken. Folgende Komponenten sollten Sie also beachten, wenn Sie den Preis eines Gerichtes auf der Speisekarte festlegen möchten:
Was kosten Sie die einzelnen Komponenten des Gerichts im Einkauf? Die Kalkulation beginnt mit den Warenkosten / dem Wareneinsatz. Also mit den Kosten für das Produkt selbst bzw. den einzelnen Lebensmitteln, die zur Herstellung des Gerichts notwendig sind. Die Warenkosten setzen sich aus dem eigentlichen Warenwert (Listenpreis), zzgl. Liefer- oder Transport- oder sonstigen Kosten, abzgl. gewährter Rabatte zusammen.
Zusätzlich müssen Sie Ihre Gemeinkosten bedenken. Hierzu zählen alle Kosten, die im Betrieb entstehen außer Personal- und Warenkosten. Alle fixen und variablen Kosten wie Strom, Gas, Wasser, Müllentsorgung, Wartungen, Versicherungen, Mieten, Pachten, Leasinggebühren, etc. zählen dazu.
Einen großen Anteil am Preisgefüge haben die Personalkosten. Zu diesen zählen die Löhne selbst, aber auch die Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsabgaben, Urlaubsgeld, etc.
Vom Gewinn hängt das unternehmerische Wachstum ab. Er schafft die Grundlage für zukünftige Investitionen und sollte im Preis enthalten sein.
Zu guter Letzt sollten Sie bei der Kalkulation Steuern wie Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer, etc. beachten.

Profitieren Sie von einer automatisierten Kalkulation

Damit Sie sich bei der Kalkulation nicht in der Flut der Zahlen verlieren und für die Festlegung des Preises pro Gericht mehrere Stunden verzweifelt hin- und herrechnen, kann eine Kalkulationssoftware Sie effektiv unterstützen. Über das gastronovi Modul “Kalkulation” haben Sie die Möglichkeit, als Grundlage der Berechnung Ihre gewünschte Wareneinsatz- und Deckungsbeitrag-Vorgabe einzugeben. Die Preise Ihrer Lieferanten können Sie entweder importieren (z.B. Excel) oder sich über eine Schnittstelle direkt mit Ihrem Lieferanten verbinden und so eine automatische Aktualisierung und Übernahme der Daten sichern. Über die gastronovi Rezeptkalkulation können Sie jede Speise und jedes Getränk individuell kalkulieren. Die Software schlägt Ihnen den optimalen Verkaufspreis vor und warnt Sie, wenn sich Abweichungen von Ihrer vorgegebenen Wareneinsatzspanne ergeben.
Smart und effizient kalkuliert: Legen Sie Grundrezepturen wie beispielsweise einen Pizzateig fest. Die Zutaten werden einmal bestimmt und für alle Pizzen übernommen. Ändert sich bei einer Teig-Zutat der Preis, aktualisiert sich dieser automatisch bei allen Pizzen mit dieser Zutat. Dadurch sparen Sie jede Menge Zeit, denn Sie müssen den Zutatenpreis nicht bei allen Rezepten manuell anpassen und sehen sofort, ob der kalkulierte Preis noch profitabel ist.
“So ist eine permanente Kontrolle einfach per Knopfdruck möglich. Wenn die Preise nicht mehr rentabel sind, kann ich schnell eingreifen.”

Denis Strozzega, Inhaber “Strozzi’s Strandhaus”, Zürich

Tipp 2:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Kalkulation noch aktuell ist

Der Milch-Preis steigt? Sie haben den Lieferanten für Ihren Fisch gewechselt? Für die Spaghetti Bolognese wird ab sofort mehr Hackfleisch verwendet? Die Miete für Ihr Lokal wurde erhöht oder sie haben mehr Personal eingestellt?

Ist der Verkaufspreis einmal kalkuliert, ist dieser nicht automatisch für die nächsten 10 Jahre in Stein gemeißelt. Viele der oben genannten Faktoren sind keine starren Parameter, sondern können sich ändern – mal sehr schlagartig, mal vorhersehbar. Damit Ihre Gastronomie langfristig rentabel und erfolgreich bleibt, sollten Sie solche Veränderungen stets im Blick haben und flexibel und kurzfristig reagieren können.

Mit gastronovi ist Ihre Kalkulation stets auf dem aktuellsten Stand

Die Kalkulationssoftware von gastronovi unterstützt Sie im Bereich der Warenkosten und ermittelt die optimale Wareneinsatzquote. Die Software zeigt Ihnen in Echtzeit, ob ein Gericht noch rentabel ist. Preisänderungen beim Lieferanten werden in der Empfehlung des Verkaufspreises berücksichtigt und in rot angezeigt, wenn durch Änderungen des Einkaufspreises Ihre Wareneinsatz- oder Deckungsbeitrag-Vorgaben nicht mehr erfüllt werden. Um auch die weiteren Faktoren wie Gemein- und Personalkosten im Blick zu behalten, ziehen Sie Ihren Steuerberater beim Thema Kalkulation mit ein.

Tipp 3:
Pflegen Sie die Artikelstammdaten Ihrer Lieferanten

Je mehr Daten zur Verfügung stehen, umso genauer kann die Kalkulation erfolgen. Das bedeutet, wenn Ihre Lieferantenlisten mit allen zugehörigen Preisen und Informationen stets auf dem aktuellsten Stand in der Software verfügbar sind, haben Sie eine ideale und tagesaktuelle Grundlage für eine genaue Preiskalkulation Ihrer Speisen und Getränke.
Für ein reibungsloses Lieferanten-Management und einen optimierten Einkauf sollten Sie auch genau dokumentieren, welche Ware Sie von welchem Lieferanten beziehen: Wer liefert Ihre Getränke? Wer das Fleisch oder den Fisch? Darüber hinaus sollten die Informationen rund um Ihre Lieferanten sorgfältig gepflegt werden wie beispielsweise die Ansprechpartner, Lieferzeiten, Mindestbestellwerte oder bis wann Sie bestellen müssen, damit die Ware zum gewünschten Zeitpunkt noch pünktlich ankommt.

Verknüpfung mit Lieferantenartikeln ermöglicht automatische Aktualisierung

In gastronovi Office sind die Zutaten unabhängig vom Lieferantenartikel im System angelegt, können jedoch mit konkreten Artikeln verknüpft werden. So können Sie Ihre Rezepte mit den passenden Zutaten erstmal unabhängig anlegen und nach Wunsch mit dem konkreten Lieferantenartikel verknüpfen, um Informationen wie Preis, Allergene und Zusatzstoffe automatisch zu übernehmen.

Zentrale Verwaltung Ihrer Lieferanten über gastronovi

Das gastronovi Einkaufssystem unterstützt Gastronomen bei der zentralen Verwaltung von Lieferanten und Artikeln. Über Schnittstellen sind bereits mehr als 170 Lieferanten direkt angebunden. Dadurch werden kundenindividuelle Preise sowie weitere Artikelinformationen wie Allergene, Zusatzstoffe und Herkunftsländer direkt vom Hersteller übernommen. So spart der Gastronom eine Menge Zeit, da die manuelle Dateneingabe entfällt und Fehler werden vermieden. Auch ein manueller Import von Artikellisten ist unkompliziert möglich. Im gastronovi Einkaufssystem können Sie zudem alle wichtigen Informationen wie Kontaktdaten, Lieferzeiten und Mindestbestellwerte zu Ihren Lieferanten hinterlegen.
BEISPIEL: Die Zutat “Mehl” ist mit dem Lieferantenartikel “Diamant Weizenmehl” von Lieferant A verknüpft. Wenn Sie nun Ihren Lieferanten für das Mehl wechseln, bleibt die Zutat “Mehl” davon unberührt in allen Rezepten bestehen. Sie müssen die Zutat lediglich mit dem neuen Lieferantenartikel verknüpfen. Die jeweils aktuellen Preise werden automatisch in der Kalkulation aller Rezepte, die Mehl beinhalten, berücksichtigt.

Lagerbestand in Echtzeit – Eine smarte Warenwirtschaft, die mitdenkt

Nutzen Sie das gastronovi Kassensystem in Verbindung mit der gastronovi Warenwirtschaft, werden bei jedem Verkauf die genauen Zutatenmengen automatisch vom Lagerbestand abgezogen: Bei einer Pizza Margherita werden 125g Mehl, 3g Salz, 10g Hefe, 40ml Olivenöl und 100g Mozzarella vom Bestand abgezogen. Bei Bedarf können Sie Ware, die sich dem Ende zuneigt, direkt über das gastronovi Einkaufssystem bei Ihrem Lieferanten nachbestellen.

Bauen Sie einen intelligenten Rezept-Pool auf

Dank des Single-Source-Prinzips von gastronovi müssen Sie Ihre Daten nur einmal zentral im System pflegen und sie werden automatisch an den richtigen Stellen übernommen. Sie greifen auf einen Rezept-Pool zu, der mit Ihnen wächst. Die kalkulierten Rezepte können Sie immer wieder für weitere Kreationen verwenden – Bei Rezeptänderungen können Sie das Rezept duplizieren und die neuen Änderungen anpassen (z.B. eine Zutat austauschen oder die Menge von 10g auf 20g ändern).

Tipp 4:
Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse

Die Kalkulation beginnt bei den Warenkosten, also mit dem, was Sie für das eigentliche Produkt bezahlen. Aber auch die Warenbeschaffung kann zu einem großen Kostenfaktor werden, wenn Abläufe nicht optimiert sind und Sie viel Zeit und Ressourcen für die Recherche und Verwaltung Ihrer Lieferanten und Bestellungen aufwenden müssen. Mit einem gut organisierten Lieferantenmanagement und optimierten Einkaufskonditionen können Gastronomen bereits eine essentielle Basis für die weitere Kalkulation legen.
Halten Sie die Kosten für den Einkaufsprozess so niedrig wie möglich, indem Sie optimalerweise auf automatische Bestelllisten setzen. So können Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für den Einkauf investieren, kurz halten.

Effizienter Wareneinkauf mit direkter Anbindung zahlreicher Lieferanten

Hier unterstützt Sie das gastronovi Einkaufssystem. Es schafft klare Strukturen beim Einkauf und automatisiert die Abläufe, um Gastronomen das Einkaufen noch komfortabler zu machen. Ihr Vorteil: Das gastronovi Einkaufssystem bündelt zahlreiche Einkaufsplattformen und Lieferanten, sodass Sie Ihren Einkauf zentral über ein System abwickeln können und so Personal- und Verwaltungskosten sparen. Damit auch Ihre Mitarbeiter die Ware immer beim richtigen Lieferanten bestellen, können Sie bequem festlegen, welche Zutat bei welchem Lieferanten bestellt werden soll. Ihre Mitarbeiter sammeln ganz einfach die fehlenden Waren in einer Bestellung – das gastronovi Einkaufssystem splittet diese dann automatisch auf und leitet sie an den von Ihnen festgelegten Lieferanten weiter. So können Sie sichergehen, dass nur bei Ihrem Vertragslieferanten bestellt wird und unter Umständen von einer attraktiven Jahresrückvergütung profitieren.
Nutzen Sie zusätzlich das gastronovi-Modul “Warenwirtschaft” können Sie “Auffüllmengen” für Ihr Lager festlegen. Die Differenz zwischen Ihrem aktuellen Bestand und der gesetzter Auffüllmenge wird dann automatisch auf Ihre Einkaufsliste gesetzt. So können Sie auch ohne einen Blick ins Lager direkt die benötigten Waren bestellen.

In Kombination mit dem Kalkulationsmodul von gastronovi profitieren Sie von einer automatisierten Rezeptkalkulation. Wenn Sie Ihre Ware bei angebundenen Lieferanten bestellen, ist Ihre Kalkulation dank der tagesaktuellen Preise jederzeit auf dem aktuellsten Stand und wird automatisch angepasst werden, wenn sich Ihre Einkaufspreise ändern.

Tipp 5:
Segmentieren Sie Ihre Warengruppen

Für die Umsatzoptimierung ist nicht nur der Verkaufspreis der einzelnen Speisen und Getränke von Bedeutung. Sie sollten auch regelmäßig überprüfen, ob bestimmte Gerichte noch auf die Karte gehören oder ob es sinnvoller wäre, sie von der Karte zu nehmen.

Dafür lohnt es sich, einzelne Warengruppen zu segmentieren und in Gruppen zu unterteilen. Bei Speisen brauchen Sie beispielsweise lediglich die verkauften Portionen, den Netto-Einkaufspreis und den Netto-Verkaufspreis in dem gewünschten Zeitraum (min. 3 Monate) im Verhältnis zueinander betrachten. Relevant sind die verkauften Mengen sowie der Deckungsbeitrag des Artikels und ob diese über oder unter dem Durchschnitt liegen.

Intelligente Auswertung Ihrer Kennzahlen und volle Kontrolle in Echtzeit

Tipp 6:
Sorgen Sie für einen gleichbleibenden Wareneinsatz durch einheitliche Rezeptgestaltung

Der Chefkoch verwendet für die Portion Spaghetti Bolognese 150 Gramm Hackfleisch, der Aushilfskoch knapp 200 Gramm. Gibt es keine einheitlichen Vorgaben zur Rezeptur, bleibt für den Koch Spielraum für eigene Anpassungen, die sich möglicherweise negativ auf den Wareneinsatz auswirken, wenn eine deutlich größere Menge an Ware verbraucht wird, als beim Verkaufspreis kalkuliert wurde. Überprüfen Sie regelmäßig die Portionsgrößen. Denn stellen Sie sich einmal vor, die Portionen wurden über Jahre falsch portioniert und immer ca. 50 Gramm mehr Fleisch ausgegeben – dies summiert sich schnell auf Tausende Euro pro Jahr, die Sie Verlust machen.
Andreas Jonderko, gastronovi-Geschäftsführer, betont, dass professionelles Wissensmanagement auch in der Gastronomie für den Erfolg wichtig ist: “In vielen Küchen werden beispielsweise Rezepte, Kalkulationen sowie Infos über Bestellungen und Lieferanten nach wie vor in analoger Form – sprich Zetteln und Schmierblättern – in Ordnern und Schubladen abgelegt. Nicht auszudenken, was passieren kann, wenn ein Küchenchef kündigt und seine Rezepturen einfach mit nach Hause nimmt. Mit unserer Lösungen kann dagegen das gesamte Wissen eines Unternehmens für alle verfügbar gemacht werden und vor allem einheitlich strukturiert werden.”

Digitales Kochbuch für Ihre eigene Rezeptsammlung

Mit gastronovi Office können Sie Ihre eigene Rezeptsammlung anlegen: Mit Ihrem Online-Kochbuch kochen alle Köche genauso, wie Sie es sich vorgestellt haben. Geben Sie die genauen Mengen der einzelnen Zutaten an, die Vor- und Zubereitung sowie spezielle Koch-, Back-, Brat- oder Garangaben. So werden nicht nur immer die gleichen Mengen an Waren für die einzelnen Gerichte verwendet, sondern auch der Geschmack bleibt konstant – unabhängig davon, welcher Koch in der Schicht gerade eingeteilt ist. Fügen Sie darüber hinaus auch Bilder zu Ihren Rezepten hinzu. Sie können zum einen öffentliche Bilder hochladen, die dann auf der Speisekarte für Ihre Gäste einsehbar sind. Zum anderen können Sie interne Rezeptbilder hinzufügen, die Ihren Mitarbeitern Hinweise dazu geben, wie die Gerichte angerichtet werden sollen. Somit erhalten Ihre Gäste eine gleichbleibende Qualität.

Das gastronovi Kochbuch kann vom Küchenpersonal beispielsweise auf einem iPad eingesehen werden. Dank der PDF-Druckfunktion können Sie Ihre Rezepte auch jederzeit ausdrucken und Ihren Köchen aushändigen.

Sie haben noch Fragen oder möchten individuell beraten werden?

Dann rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns eine Mail.
Tel: +49 (0)421 40 89 420 (Mo.-Fr. von 10:00 - 18:00 Uhr)
E-Mail: kontakt@gastronovi.com

Neugierig geworden?

Testen Sie gastronovi Office 14 Tage kostenlos und unverbindlich