UPDATE: Neue Funktion zur digitalen Erfassung der Gästedaten

9. July 2020

Erfassen und verwalten Sie die Kontaktdaten Ihrer Gäste einfach und digital – zur Nachverfolgung von Infektionsketten

Die Gastronomie darf schrittweise wieder ihre Türen öffnen und Gäste bewirten – allerdings eingeschränkt und unter Einhaltung strenger Auflagen. Es wird von den Behörden empfohlen, dass während der Corona-Pandemie die Restaurantbesucher beim Betreten und Verlassen des Restaurants erfasst werden, um Infektionsketten nachverfolgen zu können. Die Daten müssen nach einer kurzen Frist auch wieder gelöscht werden. Um dies datenschutzrechtlich konform und sicher zu ermöglichen, haben wir eine neue Funktion in gastronovi Office integriert – die ab sofort für gastronovi Kunden zur Verfügung steht.

Für die Nutzung dieser neuen Funktion benötigen Sie die gastronovi Module "Tischreservierung" oder "Homepage".

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MEHR ERFAHREN

Tischreserierungssoftware kann als eigenständige Lösung genutzt werden
Keine spezielle Hardware notwendig – kann auf vorhandenen Geräten genutzt werden
Online-Reservierungen 24/7 über die Webseite & Facebook, inkl. automatischem Reservierungsmanagement
Grafische Verwaltung der Tischabstände & Verwaltung der maximalen Personenanzahl pro Tisch
Inkl. der neuen Funktion zur digitalen Erfassung der Gästedaten vor Ort

Damit Sie auf der sicheren Seite sind – und die Daten Ihrer Gäste komfortabel verwalten können – haben wir eine neue Funktion zur Erfassung der Gästeinformationen entwickelt. Ihr Gast muss dann lediglich beim Betreten und Verlassen Ihres Restaurants einen QR-Code mit dem eigenen Smartphone scannen und kann dann seine Daten in einem kurzen Formular eingeben.

Ihre Vorteile

Für Ihre Gastronomie

Sichere Erfüllung der Auflagen während der Corona-Pandemie – bei Bedarf können Sie dem Gesundheitsamt schnell Auskunft geben

EU-DSGVO-fähige Datenerfassung

Keine Zettelwirtschaft – Digitale Erfassung

Einfache Verwaltung & automatische Löschung der Daten nach der vorgegebenen Frist

Sie können die Datenerfassung schnell und einfach abwickeln: Ihr Serviceteam muss die Daten nicht selbst aufnehmen (z. B. per Hand oder im System eintippen)

Die Funktion steht gastronovi Kunden mit den Modulen "Tischreservierung" oder "Homepage" kostenlos zur Verfügung

Für Ihre Gäste

Schnelles & unkompliziertes Handling per QR-Code-Scan

Keine spezielle App erforderlich: Apple Nutzer können den QR-Code mit der normalen Kamera scannen; Android Smartphones haben häufig schon einen QR-Scanner vorinstalliert

Einfache Dateneingabe am eigenen Smartphone

Transparente Informationen, wozu und unter welchen Voraussetzungen ihre Daten erfasst und gespeichert werden

Vertrauenswürdiger Umgang mit den Kundendaten – der Kunde kann sicher sein, dass seine Daten sicher sind und nicht weiterverwendet werden, z. B. für den Versand von Newslettern etc.

Neue Umfrage-Vorlagen zur Gästeerfassung ab sofort für alle gastronovi Kunden verfügbar

Für die Erfassung der Gästeinformationen stehen allen gastronovi Kunden ab sofort zwei Umfrage-Vorlagen bereit: “COVID-19 Check-in” und “COVID-19 Check-out”. Diese Vorlagen können Sie ganz einfach per Rechtsklick kopieren und ggfs. anpassen.
Hinweis: Je nach Land gelten möglicherweise unterschiedliche Bestimmungen, welche Daten Sie von Ihren Gästen erfassen müssen. Bitte informieren Sie sich, welche Vorgaben für Ihren Betrieb gelten und passen Sie die Umfrage entsprechend an.

Zusätzlich haben wir Ihnen als Orientierungshilfe in der Vorlage bereits einen Datenschutz-Hinweistext hinterlegt.
Hinweis: Bitte prüfen Sie diese Texte bzw. lassen Sie sie von Ihrem Anwalt oder einem Datenschutz-Spezialisten prüfen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit übernimmt gastronovi keine Gewähr.

Die kopierte Umfrage ist zunächst NICHT aktiv. Sie muss durch Sie explizit aktiviert werden. Setzen Sie hierzu einfach einen Haken bei “Aktiv”.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support Portal:
Umfrage-Vorlage kopieren
Umfrage bearbeiten

So funktioniert die Abfrage in der Praxis

Haben Sie die Umfrage aus der Vorlage kopiert und mit den erforderlichen Abfragen angepasst, können Sie sich für die jeweilige Umfrage einen Link bzw. QR-Code generieren lassen.
Der QR-Code kann anschließend heruntergeladen, ausgedruckt und im Restaurant platziert werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support Portal:
Link und QR-Code anzeigen

Check-in

Bitten Sie Ihren Gast bei der Ankunft in Ihrem Restaurant den QR-Code der Check-in-Umfrage mit dem eigenen Smartphone zu scannen und seine Kontaktdaten einzutragen. Weitere Personen des gleichen Haushalts können ebenfalls eingegeben werden. Die Ankunftszeit wird anschließend automatisch aufgezeichnet. Personen, die nicht zum gleichen Haushalt gehören, müssen den QR-Code ebenfalls scannen und ihre Daten eintragen.
Hinweis: Bitte teilen Sie Ihrem Gast seine Tischnummer mit. Diese benötigt er auch später für den Check-out.

Check-out

Beim Verlassen des Restaurants sollte der Gast den QR-Code der Check-out-Umfrage scannen. Damit die Verweildauer erfasst werden kann, muss Ihr Gast nur noch einmal seine Tischnummer angeben.

Tipp Leiten Sie Ihre Gäste nach Absenden des Formulars automatisch auf Ihre digitale Speisekarte weiter.

Unter den Einstellungen für Ihre Umfrage in gastronovi Office können Sie u.a. eine automatische Weiterleitung nach dem Abschicken der Umfrage auf eine gezielte Seite Ihrer Internetpräsenz einrichten. Diese können Sie beispielsweise dazu nutzen, um Ihre Gäste automatisch zur digitalen Speisekarte auf Ihrer Website weiterzuleiten.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support Portal:
Umfrage – Eigenschaften

Hinweis: Vorraussetzung für diese Einstellung sind die gastronovi Module "Homepage" und "Speisekarten". Nur, wenn Sie Ihre Internetpräsenz mit gastronovi verwalten und dort Ihre Speisekarte eingepflegt haben, können Sie darauf weiterleiten. Eine Weiterleitung auf externe Webseiten ist nicht möglich!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

1Wie lösche ich die Kontaktdaten nach der vorgegebenen Frist?

Sie sind verpflichtet, die Daten Ihrer Gäste nach einer bestimmten Frist wieder zu löschen (bitte informieren Sie sich über die für Ihre Region geltenden Vorgaben).
Bei der Erstellung der Umfrage können Sie auf Wunsch in der Spalte “Automatische Löschung” einen Zeitraum aus der Liste auswählen. Dadurch ersparen Sie sich die manuelle Löschung und sind auf der sicheren Seite.
Darüber hinaus können Sie die Daten auch manuell löschen. Im back Office können alle Daten unter Analysieren > Umfragen > Antworten der jeweiligen Umfrage eingesehen werden. Über die Suchfunktion (Lupe) können Sie nach Bedarf eine Eingrenzung auf einen bestimmten Zeitraum vornehmen. Wählen Sie die Kundendaten aus der Liste aus, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche "– Antwort".

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support Portal:
Automatische Löschung der Antworten / Daten
Antworten manuell entfernen

2Wie stelle ich die Kontaktdaten auf Anfrage des Gesundheitsamts bereit?

Im back Office können alle Daten unter Analysieren > Umfragen > Antworten der jeweiligen Umfrage eingesehen werden. Über die Suchfunktion (Lupe) können Sie nach Bedarf eine Eingrenzung auf einen bestimmten Zeitraum vornehmen. Über “Drucken & Exportieren” können Sie die Daten als PDF oder CSV exportieren und auf Anfrage dem Gesundheitsamt bereitstellen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Support Portal:
Antworten exportieren

3Was passiert, wenn ein Gast bereits vorher (online) reserviert hat? Muss er seine Daten noch einmal angeben?

Ja, auch wenn Ihr Gast zuvor reserviert hat, muss er vor Ort beim Eintreffen und Verlassen Ihrer Gastronomie den QR-Code scannen und seine Daten eintragen.

Der Hintergrund: Reserviert Ihr Gast (online) bei Ihnen, dann werden die Kontaktdaten bereits im Tischreservierungssystem abgefragt und gespeichert. Allerdings werden bei der Online-Reservierung in der Regel weniger Daten erfasst, als für die Nachverfolgung von Infektionsketten durch das Gesundheitsamt notwendig sind. Ggfs. ist zudem vorgesehen, dass die Zeitpunkte der Ankunft und des Verlassens für jeden Gast erfasst werden müssen.
Aus den zuvor genannten sowie datenschutzrechtlichen Gründen, kann die Gästedatenerfassung also leider nicht über die Tischreservierung bzw. die Kundenkartei erfüllt werden. Die von uns neu entwickelte Funktion ergänzt die Tischreservierung und gewährleistet eine 100% konforme Erfassung Ihrer Gästedaten.

4Was passiert, wenn sich ein Gast weigert, seine Daten abzugeben?

Bitte informieren Sie sich über die bei Ihnen geltenden gesetzlichen Vorgaben. Sind Sie als Gastronom dazu verpflichtet, die Daten zur Nachverfolgung von Infektionsketten zu erfassen und möchte Ihr Gast seine Kontaktinformationen nicht angeben, dann darf er leider nicht bewirtet werden und muss die Gastronomie verlassen. In diesem Fall müssen Sie als Gastronom von Ihrem Hausrecht Gebrauch machen.

5Was passiert, wenn ein Gast kein Smartphone besitzt?

Halten Sie für diesen Fall gerne ein eigenes Gerät am Eingangsbereich bereit, das für solche Fälle genutzt werden kann. Achten Sie hierbei unbedingt auf Hygienemaßnahmen – und lassen Sie die Daten ggfs. von Ihrem Servicemitarbeiter eintragen, damit das Gerät nicht durch mehrere Hände gehen muss.
Sie haben einen Laptop am Empfang? Dann können Sie auch diesen nutzen, um die Umfrage über einen Link dort aufzurufen und die Daten Ihres Gastes selbst einzutragen.

Wie können wir Sie unterstützen?

Sie haben Fragen? Oder möchten mit unseren Kollegen darüber sprechen, wie gastronovi Sie in dieser schwierigen Zeit unterstützen kann?
Unser Team ist für Sie da! Kontaktieren Sie uns!

Tel: DE +49 421 40 89 420 | AT +43 720 81 69 23 | CH +41 31 528 16 85
E-Mail: kontakt@gastronovi.com